Luxe Tech Villa AshitokuKeycafe maakt betrouwbare zelf-check-in mogelijk bij LUXE TECH VILLA ASHITOKU
“Keycafe is ongelooflijk betrouwbaar gebleken, functioneert altijd soepel en is zelfs voorzien van noodstroomvoorziening bij storingen. Bovendien is het zo intuïtief dat gasten het zonder aarzeling kunnen gebruiken.”
Takumi Ikeda
Managementteam
Over LUXE TECH VILLA ASHITOKU
Geëxploiteerd door &Do Holdings en geopend in 2023 op het UNESCO-werelderfgoedeiland Amami Oshima, biedt LUXE TECH VILLA ASHITOKU gasten een unieke mix van geavanceerde technologie en natuur.
Gideon Leung is Marketing Manager bij Keycafe, leidt de wereldwijde marketing en fungeert als productexpert van het bedrijf. Hij schrijft de technische documentatie, functieaankondigingen, productupdates en handleidingen die klanten wereldwijd helpen het maximale uit het platform te halen.
Uitdaging
De villa-achtige kamers van LUXE TECH VILLA ASHITOKU zijn ontworpen voor ultieme privacy, waardoor gasten direct van buitenaf toegang hebben. Aanvankelijk was elke deur uitgerust met een numeriek touchpad-slot, maar herhaalde storingen – niet-reagerende knoppen en onverwachte fouten – werden een serieus probleem. Het hete en vochtige klimaat van het eiland, dat schadelijk is voor elektronica, werd geïdentificeerd als het probleem. Het leidde tot condensatie en frequente storingen van het elektronische slot.
Toen in de zomer van 2024 een nieuw gebouw met een gemeenschappelijke lobby opende, besloot het team dat het tijd was om te upgraden naar een betrouwbaarder sleutelsysteem. Ze stapten over op traditionele deursloten en sleutels om het risico op uitval van elektronische sloten te vermijden, en zochten naar een binnenhuis lockeroplossing die kon samenwerken met hun zelf-check-in systeem. Integratie met hun reserveringsplatform, HotelSmart, was ook cruciaal om een volledig geautomatiseerde en vlotte gastervaring te garanderen.
Pijnpunten
- Frequente storing van elektronische sloten — Touchpad-sloten voor kamers vertoonden vaak storingen door hitte en vochtigheid, waardoor gasten hun kamers niet konden betreden.
- Gastenfrustratie — Met een geadverteerd self-check-insysteem moest personeel vaak ingrijpen wanneer de sloten weigerden, wat leidde tot vertragingen bij het inchecken en een extra belasting voor het personeel.
- Reserveringssysteem Integratie — Een betrouwbare oplossing die automatisch synchroniseerde met het bestaande reserveringssysteem was nodig.
Oplossing
Om aan hun behoeften te voldoen, heeft LUXE TECH VILLA ASHITOKU gekozen voor het SmartBox sleutelbeheersysteem van Keycafe, via de integratie met HotelSmart. Met deze opstelling kunnen gasten gedurende hun gehele verblijf alles zelf regelen, van boeking en check-in tot het ophalen en retourneren van sleutels, en ten slotte, check-out.
Gasten checken in via een tablet in de lobby en ontvangen een automatisch gegenereerde toegangscode om hun kamersleutel uit de SmartBox op te halen. Het retourneren van sleutels is net zo eenvoudig: gasten scannen de fob die aan hun sleutels is bevestigd bij de SmartBox en deponeren deze in de bak die zich opent.
Aan het schoonmaakpersoneel worden toegangstoestemmingen voor alle kamers toegekend, terwijl het managementteam logs kan monitoren, toegangshistorie van sleutels kan controleren en de SmartBox op afstand kan bedienen indien nodig.
LUXE TECH VILLA ASHITOKU's Implementatie
- Ware Zelf-Check-In Ervaring — Gasten kunnen elke stap zelfstandig afhandelen, van reservering tot uitchecken, dankzij volledige systeemintegratie.
- Inchecksysteem Integratie — Toegangscodes voor kamersleutels worden automatisch gegenereerd bij boekingsbevestiging en zijn beperkt tot de verblijfsduur.
- Flexibel Medewerkersbeheer — Aan schoonmaakpersoneel wordt continue toegang verleend, terwijl managementpersoneel beschikt over mogelijkheden voor beheer en monitoring op afstand.
Resultaten
Sinds de implementatie van Keycafe zijn sleutelgerelateerde problemen en gastklachten drastisch gedaald. Nu er geen storingen meer zijn met elektronische sloten, is toegang tot de kamers geen zorg meer voor gasten. De mogelijkheid om de status van sleutelretouren in realtime te monitoren, heeft ook de uitcheckprocedures gestroomlijnd, waardoor de werkdruk van het personeel aanzienlijk is verminderd.
"Wat self-check-in betreft, zijn betrouwbaarheid en gebruiksgemak van cruciaal belang. Eén enkele storing kan de gastervaring bederven en extra werk voor het personeel veroorzaken. Daarom kozen we voor een systeem dat we volledig konden vertrouwen," aldus de heer Ikeda van het managementteam.
Keycafe is precies dat gebleken — ongelooflijk betrouwbaar, werkt altijd vlekkeloos en is zelfs uitgerust met back-upstroom in geval van storingen. Bovendien is het zo intuïtief dat gasten het zonder aarzeling kunnen gebruiken. We zijn oprecht tevreden met onze keuze.
De Uitkomst
- Gemoedsrust — Het management hoeft zich geen zorgen meer te maken over gastentoegang, dankzij de betrouwbare prestaties van de SmartBox en de ingebouwde back-upsystemen.
- Moeiteloze Ervaring voor Gasten — Het intuïtieve, gebruiksvriendelijke ontwerp maakt zelf-inchecken gemakkelijk en plezierig voor gasten, zelfs voor degenen die niet technisch onderlegd zijn.
- Verminderd onderhoud — Minder sleutelgerelateerde problemen, verbeterde kamerbenutting en lichtere werkdruk voor medewerkers.
Personaliseer uw oplossing nu
Configureer en bestel uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten. Onze onboarding specialisten werken met u samen om uw oplossing in te stellen en te garanderen dat deze een succes wordt. Als Keycafe niet de juiste oplossing is voor uw bedrijf, kunt u het tot 45 dagen retourneren voor een volledige terugbetaling!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
Concord Hospitality verruilt spreadsheets en verloren sleutels voor Keycafe's geautomatiseerde tracking.
Lees de casestudy
Heiwa Group Moderniseert Hotel Check-In Met Keycafe's Sleutelbeheersysteem
Lees de casestudy