Keycafe brengt flexibel inchecken en eenvoudig beheer naar Ehon Hotel

Gelegen in Nara, de 8e-eeuwse hoofdstad van Japan, brengt Ehon Hotel ("Prentenboekenhotel" in het Japans) de magie van fantasierijke verhalen en prachtige illustraties van prentenboeken van over de hele wereld tot leven. Zowel kinderen als volwassenen hebben toegang tot pop-upboeken, badboeken en boeken over gender- en milieukwesties, waarvan vele uit Italië afkomstig zijn. Aangezien deze zelden worden besproken in lokale prentenboeken, hoopt Ehon Hotel zijn gasten te verbinden met de wereld buiten Japan.

Veel gasten arriveren met kinderen en zijn geneigd te laat te komen voor de vooraf ingestelde inchecktijden. Bovendien accepteert het hotel slechts één gezelschap gasten per dag, dus het was inefficiënt om personeel ter plaatse in te plannen uitsluitend voor de incheck-/uitcheckprocedure. Om het personeel ter plaatse te laten focussen op schoonmaaktaken, wilde het hotel dat incheck-gerelateerde operaties werden afgehandeld door extern backofficepersoneel. Het plaatsen van een slim slot op de deur werd overwogen, maar die optie was niet haalbaar gezien hun deurtype.

Een flexibele incheckoptie was duidelijk nodig, dus begon het hotel verschillende systemen op de markt te onderzoeken. Voor Ehon Hotel waren stabiliteit en gebruiksgemak voor gasten prioriteiten bij het kiezen van een systeem.

De gebruiksvriendelijke online winkel, snelle levering en het eenvoudige installatieproces van Keycafe waren allemaal doorslaggevende factoren in hun uiteindelijke beslissing. De belangrijkste reden waarom Ehon Hotel voor Keycafe koos, was echter de mogelijkheid om toegangen op afstand en in realtime uit te geven en te bewerken, waardoor personeel buitenshuis kan zijn en gasten toch kan helpen wanneer dat nodig is.

Ehon Hotel maakt gebruik van de Airbnb-integratie van Keycafe. Zodra een reservering is geboekt, wordt er automatisch een unieke toegangscode aangemaakt en naar de gast gestuurd, kort voor hun incheckdatum. Zodra de gast in het hotel aankomt, kan deze zijn kamersleutel ophalen met de code bij de Keycafe SmartBox.

Wanneer er een annulering of reserveringswijziging plaatsvindt, werkt de Keycafe-software de toegang dienovereenkomstig bij. “We hoeven ons geen zorgen meer te maken over het al dan niet versturen van sleuteltoegangen naar de gasten, wat een grote opluchting is“, zegt mevrouw Hijiya, manager van Ehon Hotel.

Toen het hotel in december 2021 werd geopend, maakte het managementteam zich zorgen of hun klanten zich op hun gemak zouden voelen met een self-check-insysteem. Ze bestudeerden andere hotels met vergelijkbare systemen en testten hun eigen werking herhaaldelijk.

„Om eerlijk te zijn, maakten we ons een tijdje zorgen of gasten vlot zouden kunnen inchecken. Het bleek dat alles prima werkte. Achteraf gezien heeft de pandemie de digitalisering van diensten voortgestuwd, en werden self-check-in processen wijdverspreid en geaccepteerd. Tot nu toe hebben we geen grote problemen ondervonden, en is Keycafe de kerncomponent van onze bedrijfsvoering geworden”, aldus mevrouw Hijiya.

„Wij zijn niet sterk in IT, dus het was een beetje intimiderend om Keycafe op te zetten. Gelukkig bleken alle benodigde functies gewoon aanwezig te zijn, en Keycafe is erg intuïtief.”