Hotel Gran Arena Verlaagt Kosten en Verhoogt Gastentevredenheid met Keycafe

Gelegen aan de rand van het historische winkelgebied in Okinawa, is Hotel Gran Arena geliefd bij zowel de lokale bevolking als toeristen. Er zijn bars en restaurants in de buurt, en een multifunctioneel stadion ligt op loopafstand, waar de lokale bevolking sportevenementen en concerten bijwoont. Voor toeristen is de gemakkelijke toegang van en naar de luchthaven een handig verkoopargument. Het hotel, opnieuw ingericht en heropend in december 2019, biedt schone, ruime suites met aparte kamers voor bad en toilet, wat zeer gewaardeerd wordt door Japanse gasten.

Voor het managementteam was het beheersen van de arbeidskosten een van de grootste problemen toen zij de heropening van het hotel planden. Ze wilden de bedrijfskosten tot een minimum beperken om betaalbare tarieven voor klanten te kunnen handhaven. Een integraal onderdeel van dit plan was een onbemensde receptie en een geautomatiseerd in- en uitcheckproces.

Keycafe werd geselecteerd op basis van de compatibiliteit met de keuze van Hotel Gran Arena voor een self-check-insysteem geleverd door Airhost. Kamersleutels worden opgeslagen in een Keycafe SmartBox in de lobby van het hotel. Wanneer gasten arriveren, vullen ze een check-in formulier in op een tablet. Eenmaal voltooid, wordt hun unieke Keycafe toegangscode weergegeven, en voeren ze de code in bij de SmartBox om hun sleutel op te halen.

Hotel Gran Arena heeft zes personeelsleden in dienst, die overdag klaarstaan om gasten vriendelijk te assisteren met het self-check-in proces indien nodig. 's Nachts, als er problemen ontstaan met het ophalen of inleveren van sleutels, kan een manager de situatie oplossen met de Keycafe app, zelfs als hij niet ter plaatse is. Met behulp van de app kan een manager op afstand sleutelbakjes openen voor gasten, toegangsrechten voor sleutels creëren en wijzigen, en de sleutelinventaris in de SmartBox beheren wanneer nodig.

De heropening van het hotel en de introductie van het self-check-in systeem vonden nog geen maand plaats voordat het eerste gemelde geval van COVID-19 in Japan werd vastgesteld. Keycafe werd goed ontvangen door zowel de gasten als het hotelpersoneel, en werd net op tijd geïmplementeerd voor de pandemie.

De mogelijkheid om de SmartBox en sleuteltoegangen op afstand in realtime te bedienen, is het grootste voordeel geweest van de introductie van Keycafe, naast de geminimaliseerde arbeidskosten. De pandemie heeft de sociale normen in Japan fundamenteel veranderd, en gasten waarderen nu de privacy, veiligheid en het gemak van self-check-ins. Met Keycafe is de werkdruk voor het personeel bij het in- en uitchecken overdag aanzienlijk verminderd, en heeft het management de personeelskosten voor nachtdiensten drastisch verlaagd. Deze kostenbesparingen zijn doorgegeven aan de gasten, waardoor zij kunnen genieten van een flexibele in- en uitcheckervaring volgens hun eigen schema, alles tegen een lagere prijs vergeleken met concurrenten die een traditionele receptie hanteren.