Herausforderung
Am Wallace Community College in Dothan, Alabama, standen Lehrkräfte und Mitarbeiter vor erheblichen Hürden beim Zugang zu den Fahrzeugen der staatlichen Flotte, die für Fahrten zwischen den Campus genutzt wurden. Da nur zwei Personen für die Schlüsselverteilung verantwortlich waren, waren logistische Herausforderungen unvermeidlich. Aufgrund widersprüchlicher Zeitpläne der wichtigsten Vertriebspartner kam es bei den Ausbildern oft zu Verzögerungen oder schlimmer noch, sie hatten keinen Zugang zu den Fahrzeugen. Darüber hinaus war es schwierig, die Wartung mit dem Transportmechaniker zu koordinieren, da keine Transparenz darüber herrschte, wann ein Fahrzeug im Einsatz war.
Das Weglassen der Schlüssel löste zwar das Problem der Zugänglichkeit, brachte jedoch das Problem des unbefugten Zugangs zum Fahrzeug und des Diebstahls mit sich. Diese Ineffizienz stellte ein Problem für zeitkritische akademische und administrative Abläufe dar und verdeutlichte die Notwendigkeit einer flexibleren und zuverlässigeren Lösung, insbesondere einer Lösung, die nicht darauf angewiesen war, dass Mitarbeiter vor Ort waren, um die Schlüssel auszugeben.
Schmerzstellen
- Engpass beim Fahrzeugzugang: Die Ausbilder waren auf einen manuellen Schlüsselverteilungsprozess mit zwei Mitarbeitern vor Ort angewiesen.
- Erhebliche Verzögerungen: Ohne sofortigen Zugriff auf die Schlüssel bei Bedarf kamen Ausbilder und andere Fahrer ihren Verpflichtungen oft zu spät nach.
- Keine Echtzeit-Sichtbarkeit: Es gab keine Möglichkeit, aus der Ferne zu sehen, ob ein Fahrzeug im Einsatz war, was es schwierig machte, Wartungsarbeiten und kurzfristige Änderungen zu planen.
Lösung
Keycafe erwies sich nach einer gründlichen Suche durch das Führungsteam der Abteilung als ideale Lösung. Die Kosteneffizienz und die benutzerfreundliche Oberfläche stach unter anderen Schlüsselverwaltungssystemen auf dem Markt hervor. Da es sowohl eine Desktop- als auch eine mobile App gibt, war der einfache Zugriff für Administratoren und Endbenutzer gleichermaßen ein wichtiger Faktor bei der Wahl von Keycafe. Tatsächlich konnte das Team die umfangreiche Hilfedokumentation von Keycafe nutzen, um sich mit dem Setup und der Software vertraut zu machen, bevor es sein System erhielt.
Ihr Workflow für den Fahrzeugzugang umfasste die Einrichtung eines Antragsformulars im hochschulweiten SharePoint, damit alle Lehrkräfte und Mitarbeiter Sichtbarkeit und Zugriff haben. Wenn eine Anfrage vom Student and Campus Services-Team genehmigt wird, wird in Keycafe eine Buchung erstellt, die automatisch einen Zugangscode erstellt und an den Fahrer sendet, der für die Dauer der Fahrzeugbuchung gültig ist. Anschließend kann der Fahrer den Code an der SmartBox vor dem Studierenden- und Campusservice-Büro eingeben und seinen Schlüssel entgegennehmen. Dieses System ermöglichte eine nahtlose Abholung und Rückgabe von Schlüsseln, ohne dass Personal anwesend sein musste, und verbesserte den Arbeitsablauf für den Zugang zu Flottenfahrzeugen deutlich.
Umsetzung des Wallace Community College
- Kosteneffizienz: Die Führung hat festgestellt, dass Keycafe im Vergleich zu anderen Systemen kostengünstiger, aber dennoch benutzerfreundlicher und zugänglicher ist.
- Optimiertes Reservierungssystem: Fahrer erhalten automatisch eindeutige Zugangscodes für Fahrzeugschlüssel, die nur für die Dauer der Buchung gültig sind.
- Selbstbedienungszugang rund um die Uhr: Die SmartBox ermöglicht den jederzeitigen Zugriff auf die Schlüssel, auch ohne Anwesenheit von Studierenden- und Campusservice-Mitarbeitern.
"Wir erhalten weiterhin positive Rückmeldungen von Benutzern über die einfache Zugänglichkeit und darüber, was für eine großartige Bereicherung es für unseren Campus war!"
Ergebnis
Die Einführung von Keycafe am Wallace Community College führte sofort zu überwältigend positiven Ergebnissen. Lehrkräfte und Mitarbeiter stellten sich schnell auf das neue System ein und brachten ihre Wertschätzung für den neu gewonnenen einfachen Zugang zu Fahrzeugen zum Ausdruck. Der Komfort, die Schlüssel jederzeit ohne zwischenmenschliche Koordination abholen und abgeben zu können, veränderte die Betriebsdynamik der Hochschule grundlegend. Dieses Maß an Autonomie und Effizienz war auf dem Campus beispiellos und führte zu einer deutlichen Steigerung der Benutzerzufriedenheit.
Die Wirkung des Systems ging über die bloße Bequemlichkeit des Schlüsselaustauschs hinaus; Dies ermöglichte eine effektivere Verwaltung des Wartungsplans der Flotte. Der Transportmechaniker der Hochschule konnte über Keycafe auf Fahrzeugbuchungsinformationen zugreifen, was eine bessere Planung und Durchführung regelmäßiger Wartungsprüfungen ermöglichte. Dies stellte nicht nur sicher, dass die Fahrzeuge in optimalem Zustand gehalten wurden, sondern minimierte auch Ausfallzeiten, was zur Gesamtzuverlässigkeit der Campus-Flotte beitrug.
Das Ergebnis
- Sofortiges positives Feedback: Sowohl Administratoren als auch Fahrer haben festgestellt, was für eine großartige Bereicherung Keycafe für den Campus darstellt.
- Verbesserte Wartungsplanung: Durch die Nutzung der Buchungstransparenz von Keycafe kann der Mechaniker jetzt regelmäßige Überprüfungen durchführen, wenn ein Fahrzeug nicht verwendet wird.
- Eliminierte Wartezeit: Lehrer können jetzt pünktlich zu ihren Verpflichtungen kommen, ohne dass es zu Verzögerungen bei der Abholung der Fahrzeugschlüssel kommt.
