Mentre la tecnologia continua ad evolversi, Keycafe rimane all'avanguardia dell'innovazione nel settore della gestione delle chiavi aziendali. Siamo lieti di annunciare il nostro ultimo miglioramento del software, l'introduzione degli amministratori dell'organizzazione. Questa funzionalità è progettata per semplificare la gestione delle chiavi e degli accessi per aziende e organizzazioni di tutte le dimensioni, offrendo una soluzione semplice ed efficiente per più manager contemporaneamente.

Comprensione delle organizzazioni

Nel software Keycafe, una "organizzazione" rappresenta un'entità distinta con il proprio insieme di utenti, chiavi, autorizzazioni, gruppi, posizioni, SmartBox e impostazioni dell'account. Quando crei un account Keycafe, aggiungi una posizione e alleghi uno SmartBox, diventi il proprietario dell'account e la tua azienda diventa la tua "organizzazione" Keycafe.

Con il nostro ultimo aggiornamento, ora hai la possibilità di nominare "amministratori dell'organizzazione" che possono gestire utenti, chiavi, gruppi, posizioni e SmartBox all'interno della tua organizzazione, proprio come te.

Presentazione degli amministratori dell'organizzazione

Gli amministratori dell'organizzazione sono membri del personale all'interno dell'organizzazione a cui viene concesso un nuovo livello di autorizzazione, che consente loro di assumere responsabilità amministrative simili a quelle del proprietario dell'account. Con questo accesso elevato, possono gestire efficacemente tutte le chiavi, gli accessi, gli SmartBox e altri dettagli di gestione delle chiavi all'interno dell'azienda, ad eccezione delle informazioni di fatturazione.

Questo miglioramento consente di delegare le attività di gestione chiave e semplificare le operazioni mantenendo il controllo sui dettagli finanziari sensibili.

Configurazione di un amministratore dell'organizzazione

Il processo di creazione di un amministratore dell'organizzazione è semplice e può essere completato in pochi semplici passaggi:

Passaggio 1 - Invita un membro dello staff come utente completo:

1. Accedi al tuo account Keycafe.
2. Seleziona "+ Aggiungi" dal menu.
3. Scegli "Utente" e poi "Utente completo".
4. Inserisci l'indirizzo e-mail del membro dello staff e fai clic su "Aggiungi utente". Puoi ignorare altri campi poiché verranno compilati automaticamente una volta che il membro dello staff crea il proprio account Keycafe.

Passaggio 2: conversione da utente completo ad amministratore dell'organizzazione:

1. Accedi al tuo account Keycafe.
2. Seleziona "Utenti" dal menu a sinistra.
3. Passare a "Autorizzazione dell'organizzazione".
4. Fai clic su "+ Aggiungi autorizzazione".

Una volta completato, l'utente che hai nominato amministratore dell'organizzazione avrà accesso alle stesse funzionalità del proprietario dell'account, ad eccezione dei dettagli di fatturazione. Ciò garantisce un coordinamento regolare e una gestione efficiente all'interno dell'account Keycafe della tua organizzazione.

Navigazione tra le organizzazioni

Per il proprietario dell'account, in genere esiste solo un'organizzazione associata al proprio account Keycafe. Tuttavia, quando a un utente completo viene concessa l'autorizzazione di "amministratore dell'organizzazione", avrà accesso a due organizzazioni: l'organizzazione della tua azienda e la propria organizzazione personale.

Gli utenti possono navigare facilmente tra queste organizzazioni utilizzando il selettore a discesa situato nell'area in alto a destra dell'app desktop o selezionando "Altro" nell'app del telefono e scorrendo verso il basso.

Per modificare il nome della tua organizzazione, apri semplicemente l'app Keycafe e segui questi passaggi:

1. Seleziona "Altro" dal menu a sinistra.
2. Fai clic su "Organizzazioni", quindi su "Informazioni sull'organizzazione".
3. Seleziona Modifica, quindi inserisci un nuovo nome per la tua organizzazione.
4. Fare clic su "Salva".

Rimozione di un amministratore dell'organizzazione

Le capacità di tracciamento e monitoraggio delle organizzazioni chiave non solo portano a un risparmio di tempo, ma migliorano anche la responsabilità chiave tra i tuoi dipendenti. Ciò si traduce in un minor numero di chiavi perse, smarrite o rubate, riducendo la necessità di re-keying. Si tratta di una soluzione conveniente, in quanto elimina le spese associate alla re-keying (che possono essere costose in particolare per le chiavi dei veicoli moderni), nonché il costo della sostituzione delle serrature in caso di smarrimento o furto della chiave.

1. Accedi al tuo account Keycafe.
2. Seleziona "Utenti" dal menu a sinistra.
3. Individua il nome dell'utente che desideri rimuovere come amministratore.
4. Accedere a "Autorizzazione organizzazione".
5. Fai clic sull'icona del cestino accanto al nome dell'organizzazione.

Seguendo questi passaggi, l'accesso amministrativo dell'utente alla tua organizzazione verrà revocato, garantendo il controllo e solo l'accesso autorizzato al tuo sistema di gestione delle chiavi.

Considerazioni finali sulle organizzazioni chiave del posto di lavoro

Comprendiamo che l'adattamento alle nuove funzionalità potrebbe richiedere ulteriore supporto o chiarimenti. Se desideri saperne di più sulle organizzazioni, sugli amministratori delle organizzazioni o su qualsiasi altro aspetto del software Keycafe, visita il nostro ampio Centro assistenza.

Se preferisci una sessione di formazione dal vivo per la tua organizzazione, ti invitiamo a contattare il nostro team di gestione del successo dedicato. Saranno più che felici di assisterti e fornirti ulteriori indicazioni. Non esitate a contattarci all'indirizzo support@keycafe.com.

In Keycafe, ci sforziamo di fornire le soluzioni di gestione delle chiavi più efficienti e intuitive. Con l'introduzione delle organizzazioni e degli amministratori delle organizzazioni, siamo fiduciosi che il nostro software consentirà alla tua organizzazione un maggiore controllo, flessibilità e praticità. Resta sintonizzato per aggiornamenti più entusiasmanti mentre continuiamo a evolverci e innovare.