Hai chiavi? Abbiamo le soluzioni.
Qualunque sia la tua attività, è probabile che tu abbia delle chiavi – magari di auto, uffici, camere d'albergo, affitti a breve termine o altro – che devi tenere sotto controllo. Che tu abbia una chiave o migliaia, Keycafe ti aiuta a garantire che solo le persone di cui ti fidi, siano essi dipendenti, collaboratori, inquilini o clienti, vi abbiano accesso.
In sintesi, il sistema Keycafe funziona così: le aziende conservano le chiavi in uno dei nostri SmartBoxes modulari, che possono espandersi per contenere fino a centinaia di chiavi. Tutte le chiavi sono contrassegnate con un Keycafe NFC fob unico e identificabile. Gli utenti possono ritirare le chiavi di cui hanno bisogno (e solo le chiavi di cui hanno bisogno) autenticandosi utilizzando uno dei diversi metodi.
Ogni volta che una chiave viene ritirata o riconsegnata a una SmartBox, l'ora e la posizione della transazione vengono registrate. Poiché tu e i membri del tuo team saprete sempre chi ha quale chiave, risparmierete tempo, preoccupazioni e la frustrazione di dover cercare chiavi smarrite.
Poiché ogni azienda è diversa, il software di Keycafe è progettato per essere flessibile. Potete scegliere quale degli otto diversi metodi di autenticazione si adatta meglio a voi e al vostro team e personalizzare il nostro software in base alle vostre specifiche esigenze di flusso di lavoro.
8 Metodi di Autenticazione
Ogni volta che create un nuovo utente, potete scegliere come desiderate che si autentichi. I metodi possono essere modificati e aggiornati man mano che i flussi di lavoro e le esigenze degli utenti cambiano, in modo da non essere mai vincolati a un metodo specifico.
Per il Personale e gli Utenti Fidati e Regolari
Codice di Accesso
I codici di accesso sono abilitati dall'amministratore di un'azienda quando vengono creati nuovi utenti. Possono essere personalizzati o generati casualmente e possono essere modificati o revocati in qualsiasi momento dall'amministratore. Ciò consente all'utente di accedere a qualsiasi chiave per la quale gli è stata concessa l'autorizzazione nella rete di SmartBoxes di un'azienda.
QR Code
Agli utenti con l'app Keycafe viene automaticamente assegnato un QR code utente, che può essere scansionato dalla telecamera della SmartBox MS5. Questo è un metodo di autenticazione rapido e semplice per gli utenti che portano già con sé uno smartphone, eliminando la necessità di memorizzare un codice.
Numero di Telefono
Gli utenti possono autenticarsi utilizzando il numero di telefono con cui hanno registrato il proprio account. Per una maggiore sicurezza, l'amministratore dell'azienda può abilitare l'autenticazione a due fattori, che richiederà agli utenti di inserire un PIN personale o un codice inviato tramite SMS dopo il loro numero di telefono. Ciò richiede un po' di tempo extra, ovviamente, ma non è molto diverso dall'accedere a un conto bancario online. Inoltre, i numeri di telefono sono facili da ricordare, il che rende questo metodo comodo per la maggior parte degli utenti.
App Mobile
Il metodo dell'app mobile elimina la necessità di memorizzare codici di accesso e PIN. Gli utenti accedono semplicemente all'app mobile Keycafe e selezionano la chiave che desiderano ritirare per sbloccare lo scomparto SmartBox in cui è custodita.
Per gli utenti con accesso a un gran numero di chiavi, l'app mobile Keycafe è il modo più efficace per visualizzare lo stato e la cronologia di tutte le chiavi per le quali hanno l'autorizzazione. L'app consente agli utenti di cercare e ritirare rapidamente una chiave senza interagire direttamente con la SmartBox.
Badge Utente
Un Badge Utente elimina la necessità di memorizzare codici o portare con sé un telefono. Gli utenti devono semplicemente toccare il fob o il badge sullo scanner della SmartBox per autenticarsi. Lo schermo della SmartBox rivela le chiavi a cui hanno avuto accesso e l'utente può quindi selezionare le chiavi che desidera ritirare.
Il badge Keycafe può essere un fob fisico o un adesivo che può essere posizionato su una tessera identificativa del personale, un biglietto da visita o qualsiasi altro oggetto che gli utenti portano regolarmente. I badge utente sono ideali per il personale che accede regolarmente a un numero limitato di chiavi.
Customer Badge (Usa la Tua Carta NFC)
Se la vostra organizzazione rilascia già badge per il personale abilitati NFC o carte di accesso aziendali, Keycafe ora vi consente di utilizzare le stesse credenziali sulla SmartBox anziché rilasciare un badge Keycafe separato. Utilizzando la funzione Badge Linking, gli amministratori possono associare un badge aziendale esistente a un utente Keycafe direttamente dalla dashboard dell'amministratore.
Questo funziona con credenziali NFC aziendali ampiamente utilizzate, incluse le carte MIFARE DESFire EV3 8K, uno standard NFC ad alta sicurezza comunemente impiegato nel controllo accessi aziendale. Una volta che il badge esistente di un utente è collegato, lo toccano sullo scanner della SmartBox esattamente come farebbero con qualsiasi altro lettore nel loro edificio, e la SmartBox mostra le chiavi che hanno il permesso di ritirare.
I Customer Badge sono ideali per le organizzazioni che hanno già un sistema di controllo accessi e desiderano estendere la loro credenziale esistente a Keycafe anziché mantenere due badge separati. Il personale porta una sola carta anziché due, i team IT e delle strutture accolgono i nuovi utenti attraverso lo stesso flusso di lavoro che già utilizzano per l'accesso all'edificio, e la procedura di offboarding è semplificata perché la revoca di una singola credenziale aziendale interrompe contemporaneamente sia l'accesso all'edificio che l'accesso alle chiavi.
Codice Chiave
I codici chiave sono codici associati a una chiave anziché a un utente. Possono essere utilizzati da chiunque conosca il codice, indipendentemente dall'autorizzazione, per ritirare una chiave. Questo è utile per flussi di lavoro in cui si desiderano scambi di chiavi rapidi e semplici.
Sono anche perfetti per i ritiri una tantum quando un fob non è attaccato alla chiave, come il ritiro di un veicolo da parte del cliente fuori orario presso un concessionario di automobili.
Per Ospiti o Visitatori Occasionali
Codice di Prenotazione
Per hotel, affitti a breve termine, società di noleggio auto e altri usi una tantum, nulla batte la comodità della nostra prenotazione una tantum. I codici di prenotazione vengono inviati agli utenti via email o SMS o sono accessibili nell'app Keycafe. Gli utenti possono utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata durante il periodo di tempo stabilito dal creatore della prenotazione. Sono monouso e scadono alla fine del periodo di prenotazione.
In ogni email e SMS è incluso un QR code che può essere scansionato invece di inserire il codice effettivo.
Personalizza il Tuo Flusso di Lavoro con Avvisi Personalizzati, Fasce Orarie e Integrazioni con i Partner
A seconda della vostra situazione, potreste voler personalizzare i vostri flussi di lavoro per una maggiore efficienza. Keycafe offre diversi modi per farlo.
Gli avvisi programmabili possono essere impostati e personalizzati dagli amministratori per chiavi particolari o gruppi di chiavi. Invieranno automaticamente una notifica via SMS o email all'amministratore di una chiave, all'utente o a chiunque altro all'interno dell'organizzazione dopo un periodo di tempo specificato (minuti, ore o giorni) dal ritiro di una chiave o dopo un periodo di tempo specificato dalla fine di una prenotazione o di un turno. Un uso comune è ricordare ai dipendenti alla fine di un turno di riconsegnare le chiavi, prevenendo così la mancanza di chiavi per il turno successivo.
Le fasce orarie consentono agli amministratori di limitare l'accesso di un utente a una chiave a un periodo di tempo predefinito, come le normali ore di lavoro o un turno di notte. Le fasce orarie possono essere applicate ogni volta che a un utente viene concesso l'accesso a una chiave o a un gruppo di chiavi.
Infine, Keycafe è progettato per integrarsi perfettamente con un elenco crescente di app partner tra cui Airbnb, Fleetio, Guesty e RentHub. Se utilizzate una di queste app per gestire proprietà o veicoli, potete automatizzare la creazione di prenotazioni, la generazione di codici di accesso e la comunicazione con ospiti/personale.
Volete sapere come Keycafe può ottimizzare la vostra attività con un flusso di lavoro personalizzato? Contattate il nostro team di vendita oggi stesso per richiedere una demo del prodotto.
