Gli avvisi programmabili aiutano i team a rimanere aggiornati sull'attività di accesso alle chiavi senza dover controllare la dashboard tutto il giorno. Scegli l'evento, la tempistica, i destinatari e il messaggio. Quando si verifica quell'evento, Keycafe invia l'avviso per te.
Il nostro ultimo aggiornamento del prodotto rende gli avvisi molto più personalizzabili. Ora hai più tipi di avviso, una nuova opzione di consegna tramite webhook e più scelte di tempistica. Insieme, questi aggiornamenti espandono ciò che puoi automatizzare in relazione a prelievi, consegne e prenotazioni.
Nuovi Tipi di Avvisi
Gli avvisi programmabili ora coprono più scenari nel percorso di accesso alle chiavi. Oltre agli avvisi esistenti per la restituzione tardiva delle chiavi, abbiamo aggiunto due nuove opzioni:
1. Avvisi di Scambio Chiavi
Ora puoi attivare un avviso personalizzato immediatamente quando una chiave viene prelevata e/o consegnata. Questo è utile quando hai bisogno di aggiornamenti in tempo reale o vuoi avviare un flusso di lavoro esterno nel momento in cui la chiave si sposta.
Con gli avvisi immediati di scambio chiavi, i team possono reagire non appena una chiave cambia proprietario:
- I team di sicurezza ottengono una registrazione in tempo reale dei prelievi e delle restituzioni di beni di alto valore.
- I gestori di flotte sanno il momento in cui un determinato gruppo di chiavi di veicoli lascia o rientra nella SmartBox.
- Il personale di pulizia dell'hotel viene avvisato esattamente quando un ospite ha effettuato il check-out e la stanza è pronta per la pulizia.
2. Avvisi di Prenotazione Creata
Un avviso si attiva quando viene creata una prenotazione. Questo è progettato per inviare un messaggio personalizzato subito dopo che qualcuno prenota l'accesso a una chiave. I messaggi possono essere personalizzati per chiave o gruppo di chiavi, in modo che l'e-mail possa includere dettagli che variano in base all'unità, al veicolo o al bene.
Gli avvisi di prenotazione creata consentono una migliore comunicazione con ospiti e visitatori, in modo da poter inviare informazioni nel momento in cui contano, subito dopo la prenotazione dell'accesso:
- Gli host di affitti a breve termine inviano istruzioni per il check-in specifiche per unità, posizione della SmartBox, note sul parcheggio o dettagli Wi-Fi in base alla chiave esatta prenotata.
- Le agenzie di noleggio auto inviano istruzioni per il ritiro che corrispondono al veicolo assegnato.
- Le aziende di noleggio attrezzature inviano note di sicurezza o istruzioni per la restituzione legate all'articolo.
Poiché gli avvisi possono essere impostati per chiave o gruppo di chiavi, il messaggio può rimanere accurato senza modifiche manuali.
Invia Avvisi tramite Webhook
Ogni avviso programmabile può ora essere consegnato tramite un webhook, non solo via SMS o e-mail. Un webhook invia i dati dell'evento a un URL che controlli. Da lì, decidi cosa succede dopo: instradare l'avviso nel tuo sistema, attivare un flusso Zapier, pubblicare su Microsoft Teams o Slack, creare un ticket di supporto, aggiornare un foglio di calcolo o qualsiasi altra cosa i tuoi strumenti consentano. Questo trasforma gli avvisi programmabili in un feed di eventi pulito che puoi modellare per la tua operazione.
La consegna tramite webhook significa che non sei più limitato al formato e-mail o SMS di Keycafe:
Instrada tutti gli eventi di prelievo e consegna nel tuo CRM per mantenere una cronologia clienti pulita.
Attiva un messaggio Slack a un canale di spedizione quando una chiave viene prelevata.
Avvia un'attività di pulizia o manutenzione nel tuo software di gestione della proprietà quando un ospite consegna una chiave della stanza.
Registra i passaggi di chiavi in un database per la reportistica di conformità.
Keycafe gestisce il rilevamento e la tempistica. I tuoi sistemi gestiscono l'azione.
Più Opzioni di Tempistica per gli Avvisi di Chiave in Ritardo
Per gli avvisi di chiave in ritardo, ora hai scelte di tempistica più precise nella finestra di 12-24 ore. Ciò ti offre un migliore controllo su promemoria e escalation che sono destinati a verificarsi "più tardi oggi" o "entro domani".
Attiva e Disattiva Avvisi
Gli avvisi esistenti possono essere abilitati o disabilitati senza doverli ricreare. Ciò rende facile mettere in pausa gli avvisi per operazioni stagionali, finestre di manutenzione o modifiche temporanee alle politiche.
Inizia con gli Avvisi Programmabili
Gli avvisi programmabili sono disponibili per tutti i clienti (gli utenti Lite sono limitati a un massimo di 3 avvisi) e possono essere creati e modificati sull'applicazione desktop Keycafe. Scegli il tipo di avviso, seleziona la chiave o il gruppo di chiavi, imposta la tempistica, inserisci il tuo messaggio e seleziona il metodo di consegna. I destinatari possono includere amministratori, manager, utenti o altre persone della tua organizzazione.
Visita il nostro Centro Assistenza per istruzioni complete su come creare un avviso oggi stesso!
