Mentre la tecnologia continua ad evolversi, Keycafe rimane all'avanguardia dell'innovazione nel settore della gestione delle chiavi aziendali. Siamo entusiasti di annunciare il nostro ultimo miglioramento software: l'introduzione degli Amministratori di Organizzazione. Questa funzionalità è progettata per semplificare la gestione di chiavi e accessi per aziende e organizzazioni di ogni dimensione, offrendo una soluzione fluida ed efficiente per più responsabili contemporaneamente.
Comprendere le Organizzazioni
Nel software Keycafe, un'"organizzazione" rappresenta un'entità distinta con il proprio set di utenti, chiavi, permessi, gruppi, posizioni, SmartBox e impostazioni account. Quando create un account Keycafe, aggiungete una posizione e associate una SmartBox, diventate il proprietario dell'account e la vostra azienda diventa la vostra "organizzazione" Keycafe.
Con il nostro ultimo aggiornamento, ora avete la possibilità di nominare "amministratori di organizzazione" che possono gestire utenti, chiavi, gruppi, posizioni e SmartBox all'interno della vostra organizzazione, proprio come voi.
Presentazione degli Amministratori di Organizzazione
Gli amministratori di organizzazione sono membri del personale all'interno della vostra organizzazione a cui viene concesso un nuovo livello di permesso, consentendo loro di assumere responsabilità amministrative simili a quelle del proprietario dell'account. Con questo accesso elevato, possono gestire efficacemente tutte le chiavi, gli accessi, le SmartBox e altri dettagli di gestione delle chiavi all'interno dell'azienda, ad eccezione delle informazioni di fatturazione.
Questo miglioramento vi consente di delegare le attività di gestione delle chiavi e di semplificare le operazioni, mantenendo il controllo sui dettagli finanziari sensibili.
Configurazione di un Amministratore di Organizzazione
Il processo di configurazione di un amministratore di organizzazione è semplice e può essere completato in pochi passaggi:
Fase 1 - Invitate un membro del personale come Utente Completo:
Accedete al vostro account Keycafe.
Selezionate "+ Aggiungi" dal menu.
Scegliete "Utente" e poi "Utente Completo".
Inserite l'indirizzo email del membro del personale e cliccate su "Aggiungi Utente". Potete ignorare gli altri campi in quanto verranno popolati automaticamente una volta che il membro del personale avrà creato il proprio account Keycafe.
Fase 2 - Convertite l'Utente Completo in Amministratore di Organizzazione:
Accedete al vostro account Keycafe.
Selezionate "Utenti" dal menu a sinistra.
Navigate a "Permesso Organizzazione".
Cliccate su "+ Aggiungi Permesso".
Una volta completato, l'utente che avete nominato amministratore di organizzazione avrà accesso alle stesse funzionalità del proprietario dell'account, ad eccezione dei dettagli di fatturazione. Ciò garantisce una coordinazione fluida e una gestione efficiente all'interno dell'account Keycafe della vostra organizzazione.
Navigare tra le Organizzazioni
Per il proprietario dell'account, in genere esiste una sola organizzazione associata al proprio account Keycafe. Tuttavia, quando a un Utente Completo viene concesso il permesso di "amministratore di organizzazione", avrà accesso a due organizzazioni: l'organizzazione della propria azienda e la propria organizzazione personale.
Gli utenti possono navigare facilmente tra queste organizzazioni utilizzando il selettore a discesa situato nell'angolo in alto a destra dell'applicazione desktop o selezionando "Altro" nell'applicazione telefonica e scorrendo fino in fondo.
Per modificare il nome della vostra organizzazione, aprite semplicemente l'applicazione Keycafe e seguite questi passaggi:
Selezionate “Altro” dal menu a sinistra.
Cliccate su “Organizzazioni”, quindi su “Informazioni Organizzazione”.
Selezionate Modifica, quindi inserite un nuovo nome per la vostra organizzazione.
Cliccate su “Salva”.
Rimozione di un Amministratore di Organizzazione
Le capacità di tracciamento e monitoraggio del sistema Keycafe non solo portano a risparmi di tempo, ma migliorano anche la responsabilità delle chiavi tra i vostri dipendenti. Ciò si traduce in un minor numero di chiavi perse, smarrite o rubate, riducendo la necessità di ricodifica. Questa è una soluzione conveniente, poiché elimina le spese associate alla ricodifica (che possono essere costose in particolare per le chiavi dei veicoli moderni), così come il costo della sostituzione delle serrature in caso di chiave persa o rubata.
Accedete al vostro account Keycafe.
Selezionate "Utenti" dal menu a sinistra.
Individuate il nome dell'utente che desiderate rimuovere come amministratore.
Accedete a "Permesso Organizzazione".
Cliccate sull'icona del cestino accanto al nome dell'organizzazione.
Seguendo questi passaggi, l'accesso amministrativo dell'utente alla vostra organizzazione verrà revocato, garantendo il controllo e un accesso esclusivamente autorizzato al vostro sistema di gestione delle chiavi.
Considerazioni Finali sulla Gestione delle Chiavi sul Posto di Lavoro
Comprendiamo che l'adattamento a nuove funzionalità possa richiedere supporto o chiarimenti aggiuntivi. Se desiderate saperne di più sulle organizzazioni, sugli amministratori di organizzazione o su qualsiasi altro aspetto del software Keycafe, visitate il nostro ampio Centro Assistenza.
Se preferite una sessione di formazione dal vivo per la vostra organizzazione, vi incoraggiamo a contattare il nostro team dedicato alla gestione del successo. Saranno più che lieti di assistervi e fornirvi ulteriori indicazioni. Sentitevi liberi di contattarci all'indirizzo support@keycafe.com.
In Keycafe, ci impegniamo a fornire le soluzioni di gestione delle chiavi più efficienti e facili da usare. Con l'introduzione delle organizzazioni e degli amministratori di organizzazione, siamo fiduciosi che il nostro software fornirà alla vostra organizzazione un controllo, una flessibilità e una comodità migliorati. Restate sintonizzati per ulteriori entusiasmanti aggiornamenti mentre continuiamo ad evolverci e innovare.
