Anche se viviamo in un mondo sempre più digitale, le chiavi fisiche a breve non andranno da nessuna parte, poiché il costo per digitalizzare le flotte di chiavi può essere proibitivo per la maggior parte delle aziende.

Le aziende di tecnologia moderna hanno creato opzioni digitalizzate ad alta sicurezza per aiutarvi a tenere traccia, memorizzare e autorizzare l'uso delle chiavi fisiche nella vostra organizzazione. Queste vanno da semplici configurazioni con display aperto a soluzioni altamente avanzate, basate su cloud, che possono gestire migliaia di chiavi da uno smartphone o un PC.

Prima di entrare nei due modi principali in cui sono progettati i sistemi di gestione delle chiavi, discutiamo le basi.

Cos'è un sistema di gestione delle chiavi?

In questo articolo, esamineremo più da vicino un problema molto più pratico - come gestire, conservare e assegnare le chiavi fisiche ai vari individui in un'organizzazione. Questi sistemi di gestione delle chiavi elettroniche offrono una soluzione affidabile e conveniente per l'accesso a stanze, edifici e persino veicoli.

Man mano che le aziende in vari settori crescono ed espandono le loro operazioni, aumenta anche il livello di complessità delle loro esigenze di gestione delle chiavi.

Lo si può osservare in una grande varietà di applicazioni, come ad esempio:

• Affitti a breve termine
• Gestione della proprietà
• Agenzie di noleggio auto
• Hotel
• Concessionari d'auto
• Cantieri edili
• Magazzino
• Aziende di trasporto e spedizione
• Istituzioni scolastiche
• Servizi
• Qualsiasi attività che utilizza più chiavi condivise tra più persone

Poiché i sistemi di controllo delle chiavi sono usati in molte applicazioni, questo spesso significa che i sistemi reali in uso possono avere molte variabili di progettazione.

La scelta di quale sistema software di gestione delle chiavi sia migliore per la vostra azienda dipende dal flusso di lavoro che la vostra azienda richiede. Avete bisogno di un accesso una tantum per gli ospiti, di un accesso del personale interno a tutte le chiavi per tutto il tempo, o di gruppi di chiavi strettamente gestiti tra diversi livelli di personale?

Una volta che avete delineato le vostre specifiche esigenze aziendali, vi aiuterà a determinare il sistema di gestione delle chiavi giusto per voi.

Quali tipi di sistemi di gestione delle chiavi sono disponibili?

I sistemi di gestione delle chiavi elettroniche sono disponibili in tutte le forme e dimensioni - a seconda del profilo dell'utente, naturalmente. In questo articolo, faremo chiarezza su due dei più popolari tipi di sistemi disponibili oggi:

Sistemi di chiavi a pioli

Tutte le chiavi sono visibili attraverso una porta trasparente o previa apertura della porta. Le chiavi sono attaccate a un piolo con un anello antimanomissione, poi inserite nel sistema pegboard che blocca il piolo. Quando un utente è autorizzato per una certa chiave, il piolo si sblocca e la chiave può essere presa.

I sistemi Pegboard offrono una soluzione rapida, semplice e facile - ecco alcune aziende che offrono prodotti in questa categoria:

• Real-Time Networks
• Morse Watchmans
• Keyper Systems
• Traka 21
• KeyTrak

Sistemi di chiavi per armadietti

Ogni chiave è chiusa in uno scomparto individuale, quindi nulla è visibile dall'esterno, e quando si accede a una chiave non si vedono altre copie. Gli scomparti individuali assicurano che nessun altro abbia accesso fisico alle tue chiavi - una caratteristica utile quando diversi estranei devono condividere lo stesso sistema, piuttosto che un gruppo di colleghi.

Quando un utente si autentica e seleziona una chiave di accesso, lo scomparto individuale si apre, dando accesso alle chiavi all'interno. Non c'è confusione su quale chiave prendere perché c'è solo un'opzione - rendendo il sistema facile da usare per il personale addestrato, o per ospiti o clienti una tantum.

Ecco alcune aziende che offrono sistemi di chiusura per la gestione delle chiavi:

• Matrix
• Creone
• ShareBox
• Keycafe

Armadietto vs. Pegboard - Quale è il migliore?

Anche se entrambi i sistemi di armadietto e di pegboard hanno vari vantaggi, crediamo che non tutti i sistemi di gestione delle chiavi siano creati nello stesso modo.

Pensate alla prima impressione - i sistemi di armadietti offrono un aspetto molto più pulito che è ideale per le applicazioni rivolte al cliente, mentre gli armadietti sono molto più disordinati e possono essere un pugno nell'occhio, specialmente quando vengono messi nelle sale d'attesa o in altre aree rivolte al cliente. I sistemi di armadietti eliminano anche immediatamente qualsiasi confusione tra le diverse chiavi, poiché il sistema non lascia spazio a supposizioni.

Le pegboard possono contenere più chiavi? Certo, ma possono diventare abbastanza disordinate da gestire nel caso di grandi portachiavi o di più chiavi dell'auto.

Aggiungete a questo il valore di mantenere le vostre chiavi nascoste da qualsiasi altro utente del sistema, e avrete un grande caso a favore dei sistemi con armadietto rispetto a quelli a pioli.

Cosa offre un buon sistema di gestione delle chiavi?

L'obiettivo di qualsiasi sistema di gestione delle chiavi è quello di prevenire la perdita delle chiavi e garantire solo l'accesso autorizzato. Non c'è una soluzione unica per la gestione delle chiavi, poiché ogni settore di attività ha esigenze diverse, che si tratti di gestire una flotta di veicoli, un portafoglio di proprietà o il check-in di un hotel dopo l'orario di chiusura.

Il software di gestione delle chiavi basato sul cloud Keycafe fornisce diversi flussi di lavoro che possono essere adattati alle vostre esigenze.

Potete accedere facilmente alle vostre chiavi, telecomandi o tessere elettroniche in qualsiasi momento, senza bisogno di contattare gli amministratori del sistema. Finché hai il permesso, sei pronto a partire.

Il Keycafe SmartBox è sempre connesso, consentendo la gestione degli accessi in tempo reale da qualsiasi luogo tramite un'app. Fornisci l'accesso a una chiave, o revoca l'accesso a tutte le chiavi istantaneamente garantendo l'accesso autorizzato in ogni momento.

Con le capacità di programmazione avanzate, è possibile concedere l'accesso alla chiave non solo per persona, ma anche per fascia oraria e per gruppi prestabiliti.

Cerchi una possibile falla nella sicurezza? Questo sistema assicura che ogni singola interazione nel tuo sistema sia contabilizzata, con una lista completa e aggiornata automaticamente di tutti i depositi e prelievi a livello di chiave, utente e SmartBox.

SmartBox è disponibile in diverse varianti ed è altamente scalabile anche in diverse sedi. Iniziate con una modesta configurazione a 7 armadietti e aumentate a centinaia man mano che la vostra organizzazione si espande.

Se stai già utilizzando il tuo software di proprietà, Keycafe offre un robusto set di risorse per sviluppatori per aiutare la loro soluzione di gestione delle chiavi a inserirsi nell'ecosistema digitale della tua azienda.

A differenza di molti altri sistemi di chiusura, Keycafe non vi limita ad un solo metodo di accesso. Potete autorizzare i clienti e i dipendenti attraverso un pincode da inserire sul touchscreen, strumenti di autenticazione a 2 fattori, un'applicazione per smartphone, portachiavi fisici e persino badge utente.

La SmartBox è costruita in acciaio laminato a freddo e alluminio legato A383, che è comunemente usato nelle applicazioni automobilistiche e aerospaziali - rendendo l'unità molto più difficile da manomettere fisicamente.

Conclusione

Non ci sono due organizzazioni che hanno le stesse esigenze di sicurezza - spesso si scopre che l'autorizzazione delle chiavi anche con siti diversi nella stessa area può differire in modo significativo. Tenere traccia delle chiavi in una famiglia normale è già abbastanza difficile - che dire di un intero posto di lavoro?

Fortunatamente, le eccellenti tecnologie di cui abbiamo parlato oggi aiutano a rendere la gestione delle chiavi un gioco da ragazzi. Se la soluzione innovativa di Keycafe ti interessa, contatta il team di vendita oggi per mantenere le tue chiavi in perfetto ordine.