Lodgeur Espande il Check-in Automatico 24/7 con Keycafe

La gestione di decine di chiavi su più proprietà multifamiliari presentava sfide logistiche e di sicurezza per Lodgeur. Le cassette di sicurezza tradizionali erano inaffidabili e mancavano di visibilità: i codici non venivano ruotati e non c'era traccia di chi avesse avuto accesso a una chiave o quando. I check-in di persona aggiungevano costi operativi e frizioni, mentre l'installazione di serrature intelligenti in ogni unità si rivelava proibitiva in termini di costi a causa dell'hardware per porta e delle continue tariffe di integrazione. Lodgeur necessitava di una soluzione scalabile e centralizzata per la gestione delle chiavi fisiche, che consentisse l'accesso agli ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e una tracciabilità completa senza richiedere personale in loco.

Per risolvere queste sfide, Lodgeur ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe insieme all'integrazione API nei loro flussi di lavoro interni. Ciò ha permesso loro di automatizzare la creazione, la distribuzione e la revoca dell'accesso alle chiavi, completamente sincronizzato con i loro sistemi di prenotazione e screening degli ospiti.

Creazione Automatica dell'Accesso: Quando una prenotazione entra nel sistema di Lodgeur, un codice di accesso Keycafe usa e getta viene generato tramite l'API. Il codice rimane bloccato finché l'ospite non completa la verifica dell'identità, dopodiché viene automaticamente rilasciato – o revocato – in base ai trigger del flusso di lavoro.

Orchestrazione del Sistema: La configurazione attuale si basa su un workflow trigger email → Parsio → Zapier → Keycafe API, che riscrive il codice di accesso nella loro piattaforma di gestione degli ospiti, Track. Lodgeur mantiene la mappatura tra annunci e ID chiave utilizzando Zapier Tables, con piani per migrare l'orchestrazione a Make + Supabase per una maggiore scalabilità.

Visibilità End-to-End: Sia i team degli ospiti che quelli operativi possono vedere lo stato dei vani e una traccia di audit in tempo reale dei movimenti delle chiavi, consentendo il supporto remoto e una più rapida risoluzione dei problemi. La futura integrazione di telecamere cloud-enabled migliorerà ulteriormente la tracciabilità e la sicurezza dell'accesso.

“Keycafe ci ha permesso di automatizzare l'accesso sicuro 24 ore su 24, 7 giorni su 7, sia per i nostri manager che per i nostri ospiti senza alcun problema”

Con Keycafe, Lodgeur offre il self-check-in contactless 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dal 2019. Migliaia di consegne sicure di chiavi avvengono ogni anno senza personale in loco, supportate da visibilità in tempo reale e piena tracciabilità.

La soluzione ha migliorato la resilienza operativa, l'esperienza degli ospiti e ha fatto risparmiare all'azienda costi significativi sia in termini di sviluppo che di abbonamenti ricorrenti.

La gestione di decine di chiavi in diverse proprietà multifamiliari ha presentato sfide logistiche e di sicurezza per Lodgeur. I tradizionali lockbox erano inaffidabili e privi di visibilità: i codici non venivano ruotati e non c'era traccia di chi avesse accesso a una chiave o quando. I check-in di persona aggiungevano costi operativi e attriti, mentre l'installazione di serrature intelligenti in ogni unità si è rivelata proibitiva a causa dei costi hardware per porta e delle continue tariffe di integrazione.

Lodgeur aveva bisogno di una soluzione scalabile e centralizzata per la gestione delle chiavi fisiche che consentisse l'accesso agli ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e una completa responsabilità senza richiedere personale in loco.

Per risolvere queste sfide, Lodgeur ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe insieme all'integrazione API nei loro flussi di lavoro interni. Ciò ha permesso loro di automatizzare la creazione, la distribuzione e la revoca dell'accesso alle chiavi — completamente sincronizzato con i loro sistemi di prenotazione e di verifica degli ospiti.

Creazione automatizzata dell'accesso: Quando una prenotazione entra nel sistema di Lodgeur, un codice di accesso Keycafe monouso viene generato tramite API. Il codice rimane bloccato finché l'ospite non completa la verifica dell'identità, dopodiché viene automaticamente rilasciato – o revocato – in base a trigger di workflow.

Orchestrazione del sistema: L'attuale configurazione si basa su un workflow email trigger → Parsio → Zapier → Keycafe API, che riscrive il codice di accesso nella loro piattaforma di gestione ospiti, Track. Lodgeur mantiene la mappatura tra annunci e ID chiave utilizzando Zapier Tables, con piani di migrare l'orchestrazione a Make + Supabase per una maggiore scalabilità.

Visibilità end-to-end: Sia il team ospiti che quello operativo possono vedere lo stato del contenitore e una traccia di audit in tempo reale dei movimenti delle chiavi, consentendo supporto remoto e una risoluzione più rapida dei problemi. La futura integrazione di telecamere cloud-enabled migliorerà ulteriormente la responsabilità e la sicurezza degli accessi.

“Keycafe ci ha permesso di automatizzare l'accesso sicuro 24 ore su 24, 7 giorni su 7 sia per i nostri gestori che per i nostri ospiti senza alcun problema”

Con Keycafe, Lodgeur offre il self check-in contactless 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dal 2019. Migliaia di passaggi di chiavi sicuri avvengono ogni anno senza personale in loco, supportati da visibilità in tempo reale e piena responsabilità.

La soluzione ha migliorato la resilienza operativa, l'esperienza degli ospiti e ha fatto risparmiare all'azienda costi significativi sia in termini di sviluppo che di abbonamenti ricorrenti.

Gestire decine di chiavi in più proprietà multifamiliari presentava sfide logistiche e di sicurezza per Lodgeur. Le cassette di sicurezza tradizionali erano inaffidabili e prive di visibilità: i codici non venivano ruotati e non c'era traccia di chi accedesse a una chiave o quando. I check-in di persona aggiungevano costi operativi e attrito, mentre l'installazione di serrature smart in ogni unità si è rivelata proibitiva in termini di costi a causa dell'hardware per porta e delle continue tariffe di integrazione.

Lodgeur necessitava di una soluzione scalabile e centralizzata per la gestione delle chiavi fisiche che consentisse l'accesso agli ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e una completa tracciabilità senza richiedere personale in loco.

Per risolvere queste sfide, Lodgeur ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe insieme all'integrazione API nei loro flussi di lavoro interni. Ciò ha permesso loro di automatizzare la creazione, la distribuzione e la revoca dell'accesso alle chiavi, completamente sincronizzato con i loro sistemi di prenotazione e screening degli ospiti.

**Creazione Automatica dell'Accesso:** Quando una prenotazione entra nel sistema di Lodgeur, un codice di accesso Keycafe monouso viene generato tramite API. Il codice rimane bloccato finché l'ospite non completa la verifica dell'identità, dopodiché viene automaticamente rilasciato – o revocato – in base ai trigger del flusso di lavoro.

**Orchestrazione del Sistema:** L'attuale configurazione si basa su un flusso di lavoro che parte da un trigger e-mail → Parsio → Zapier → API Keycafe, che riscrive il codice di accesso nella loro piattaforma di gestione ospiti, Track. Lodgeur mantiene la mappatura tra gli annunci e gli ID delle chiavi utilizzando Zapier Tables, con piani per migrare l'orchestrazione a Make + Supabase per una maggiore scalabilità.

**Visibilità End-to-End:** Sia il team degli ospiti che quello delle operazioni possono vedere lo stato del bin e una traccia di audit in tempo reale dei movimenti delle chiavi, consentendo il supporto remoto e una più rapida risoluzione dei problemi. La futura integrazione di telecamere abilitate al cloud migliorerà ulteriormente la tracciabilità e la sicurezza degli accessi.

«Keycafe ci ha permesso di automatizzare l'accesso sicuro 24 ore su 24, 7 giorni su 7, sia per i nostri gestori che per i nostri ospiti senza alcun problema»

Con Keycafe, Lodgeur fornisce self check-in contactless 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dal 2019. Migliaia di passaggi di chiavi sicuri avvengono ogni anno senza personale in loco, supportati da visibilità in tempo reale e piena tracciabilità.

La soluzione ha migliorato la resilienza operativa, ottimizzato l'esperienza degli ospiti e ha fatto risparmiare all'azienda costi significativi sia per lo sviluppo che per gli abbonamenti ricorrenti.