كيف أتاحت Palmse Manor الوصول الذاتي للضيوف دون المساس بملكية تراثية

قصر بالمسي، الذي تديره متاحف فيروما، هو وجهة سياحية رائدة تقع على بعد 80 كيلومترًا من تالين، إستونيا. يعرض العقار مجمع قصر ألماني بلطيقي مُرمم ويدير نزلين للضيوف - وهما نزل معمل التقطير ونزل قصر بالمسي - ويتعامل مع 41 مفتاحًا عبر هذه العقارات. يقع قصر بالمسي في بيئة ريفية نائية، وقد واجه نقصًا مستمرًا في الموظفين على مدار العام. قبل Keycafe، كانت إدارة المفاتيح تتم يدويًا. كان على الموظفين التواجد فعليًا في الموقع على مدار الساعة لتسليم المفاتيح، سواء طلب الضيوف تسجيل وصول مبكر أو وصلوا في منتصف الليل.

أدى سير العمل التقليدي هذا إلى احتكاك تشغيلي كبير وتكاليف عامة مرتفعة وتحديات في إدارة الوقت. أدى النقل اليدوي لبيانات الحجوزات عبر جداول البيانات غالبًا إلى أخطاء إدارية، بينما أثبتت خيارات الأجهزة البديلة - مثل الأقفال التي تعمل ببطاقة المفتاح - أنها باهظة التكلفة وغير متوافقة مع عقار تاريخي يتطلب الحد الأدنى من التغييرات المعمارية.

للتخلص من الحاجة إلى موظفين على مدار الساعة مع الحفاظ على خدمة ضيوف مستمرة، قام قصر بالمسه بتثبيت Keycafe SmartBox في بهو بيت الضيافة. يستخدم العقار نظام إدارة الفنادق BOUK لإدارة الحجوزات، والذي يتكامل مباشرة مع Keycafe لمزامنة الحجوزات مع وصول الضيوف إلى مفاتيحهم.

ضمن سير العمل الآلي الجديد، يحجز الضيوف ويدفعون مقابل غرفهم عبر الإنترنت من خلال BOUK. قبل الوصول، يكمل الضيوف تسجيل دخول إلكتروني ويتلقون تلقائيًا بريدًا إلكترونيًا أو رسالة نصية تحتوي على رمز استلام مفتاحهم. عند الوصول، يدخل الضيوف رمزهم في Keycafe SmartBox، ويستلمون مفتاح غرفتهم، ويدخلون غرفهم. بالإضافة إلى ذلك، يتلقى موظفو التنظيف إشعارات فورية عبر التطبيق بمجرد إعادة المفاتيح إلى SmartBox، مما يتيح إدارة تبديل الضيوف في الوقت الفعلي.

لقد أحدث اعتماد Keycafe تحولًا في عمليات قصر بالمسي بإزالة الحاجة إلى موظفين في الموقع على مدار الساعة. وقد أدى التكامل التلقائي بين BOUK و Keycafe إلى القضاء على إدخال البيانات اليدوي، مما قلل من الأخطاء البشرية من لحظة حجز الغرفة وحتى دخول الضيف. لقد أدى النظام إلى تخفيض كبير في تكاليف العمالة لكل ضيف مع زيادة الكفاءة التشغيلية والمرونة لكل من الموظفين والزوار.

يوفر سير العمل بدون تلامس وصولاً فوريًا للغرف للضيوف بغض النظر عن وقت الوصول، وقد أدى إلى زيادات ملحوظة في رضا العملاء بعد موسم الصيف الأول له. فيما يتعلق بإدارة وصول الضيوف إلى غرفهم، تقدم Keycafe إشرافًا موثوقًا وفعالاً من حيث التكلفة على المفاتيح مع الحفاظ على تراث العقار.