Lange & Fetter Motors

Lange & Fetter Motors: القضاء على ضياع المفاتيح وعناء البحث عنها في وكالة فورد ذات حجم مبيعات كبير

فني صيانة يستلم مفتاحاً من Keycafe SmartBox

الشركةLange & Fetter Motors

القطاع

وكلاء السيارات

الموقع

ترنتون، كندا

الموظفون

المفاتيح المُدارة

350

“تُعد Keycafe إضافة رائعة لشركة Lange & Fetter Motors. إنها نقلة نوعية كبيرة لتبسيط وتنظيم كافة العمليات الجارية في أعمالك.”

دنكان إدواردز

مدير المخزون المستعمل

نبذة عن Lange & Fetter Motors

تُعد شركة Lange & Fetter Motors وكالة سيارات رائدة في ترينتون، أونتاريو، وتقدم خدماتها للمجتمعات المجاورة. وباعتبارها أكبر وكيل لسيارات فورد من حيث حجم المبيعات بين منطقة تورنتو الكبرى وأوتاوا، فإنها توفر مجموعة واسعة من المركبات الجديدة والمستعملة، إلى جانب أقسام شاملة للخدمة، والعناية التفصيلية بالسيارات، وقطع الغيار.

المؤلف

نيكول أراساكي

منسق تسويق

تشغل نيكول أراساكي موروميساتو منصب منسقة تسويق في Keycafe، وهي متخصصة في قطاعي وكالات السيارات وإدارة الأساطيل. تركز في عملها على كيفية استخدام الوكالات والأساطيل لأنظمة إدارة المفاتيح لتبسيط سير عمل الصيانة والمبيعات والوصول إلى المركبات.

التحدي

قبل اعتماد Keycafe، كانت شركة Lange & Fetter Motors تدير مخزونها الضخم الذي يتراوح بين 300 إلى 400 مفتاح مركبة باستخدام نظام يدوي غير مقيد. وكان يتم تخزين المفاتيح الجديدة والمستعملة على حد سواء بشكل عشوائي في خزانة واحدة مشتركة. افتقر هذا النظام القديم إلى سجل توثيقي ولم يوفر أي مساءلة عند تداول المفاتيح بين أقسام المبيعات، والعناية بالسيارات، والصيانة، وورش السمكرة الخارجية.

وغالباً ما كان الموظفون يقضون وقتاً ثميناً في البحث عن المفاتيح في ساحة العرض الرئيسية والمواقع الإضافية الثانوية. وفي ظل غياب المساءلة الواضحة، تسببت المفاتيح المفقودة في تعطيل العمليات اليومية، وإهدار وقت الموظفين، وفرض تكاليف مستمرة على الوكالة.

التحديات

لا يوجد سجل للمفاتيح — لم يكن بإمكان أحد معرفة من أخذ المفتاح، أو متى تمت إعادته، أو إلى من تم تسليمه بعد ذلك.
مفتاح واحد لكل شيء — كانت الخزانة الفعلية بأكملها مؤمنة بمفتاح رئيسي واحد؛ وإذا فُقد هذا المفتاح، فلن يتمكن الموظفون من الوصول إلى مفاتيح المركبات.
لا توجد حالة للمركبة — لم يكن بإمكان المديرين معرفة ما إذا كانت المركبة في ساحة الانتظار، أو في قسم التنظيف الشامل، أو في الصيانة، أو في ورشة خارجية.
تكاليف الاستبدال الباهظة — تتراوح تكلفة استبدال المفاتيح الحديثة بين 600 و800 دولار، كما أن المفتاح المفقود لم يكن يترك أي أثر يمكن تتبعه.

Keycafe SmartBox installed in a hallway at Lange & Fetter Ford

Technician picking up keys from a Keycafe SmartBox

Using the Keycafe SmartBox touchscreen to access keys

الحل

اعتمدت شركة Lange & Fetter Motors نظام Keycafe لتحسين طريقة إدارة الوكالة لمفاتيحها. يستخدم كل موظف رمز تعريف شخصي (PIN) فريدًا لاستلام المفاتيح وإعادتها عبر جهاز SmartBox، مما يُرسي عملية واضحة ومتسقة للتحكم في الوصول.

ومع تنقّل المركبات داخل الوكالة، ينقل الموظفون مسؤولية المفاتيح رقميًا من قسم إلى آخر، سواء من مندوب المبيعات إلى فني التلميع أو فني الصيانة. وتُسجَّل كل عملية تسليم، مما يمنح المديرين رؤية فورية للقسم الذي بحوزته كل مفتاح والمرحلة التي وصلت إليها المركبة في عملية التجديد أو البيع.

كما يمكن للفنيين تحديد المفاتيح التي يحتاجون إليها واستلامها بسرعة بدلاً من البحث عنها في أرجاء المبنى. ومن خلال استبدال التتبع اليدوي بسجل واضح لحركة المفاتيح، يساعد Keycafe الفريق على البقاء منظمًا، وتحديد مواقع المركبات بسهولة أكبر، وضمان استمرار العمليات اليومية بسلاسة.

التطبيق العملي لدى Lange & Fetter Motors

رموز الوصول المخصصة — يستخدم كل موظف رمز PIN فريدًا لتسجيل استلام وتسليم المفاتيح، مما يوفر مساءلة رقمية فورية لمئات الأصول عالية القيمة.
عمليات تسليم مسجّلة — تُظهر عمليات النقل بين أقسام المبيعات والتجهيز والصيانة المرحلة التي تمر بها كل مركبة، حتى عندما تكون خارج الموقع.
كلا الموقعين، نظام واحد — يتم إدارة المخزون الجديد والمستعمل من الساحة الرئيسية والساحة الإضافية في Keycafe.
بطارية احتياطية — تضمن البطارية الاحتياطية المدمجة في SmartBox استمرار عمليات استلام وتسليم المفاتيح بكفاءة تامة حتى أثناء انقطاع التيار الكهربائي أو اتصال Wi-Fi.

“هذا ينظم كل شيء ويبسطه تمامًا.”

دنكان إدواردزمدير المخزون المستعمل

النتيجة

شهدت شركة Lange & Fetter Motors تحسينات فورية في التنظيم والكفاءة بعد تطبيق Keycafe. يمكن للمديرين الآن معرفة من يحمل كل مفتاح، ومنذ متى تم استلامه، وما إذا كان قد انتقل من شخص لآخر. هذا يسهّل تحديد مواقع المركبات عندما يكون العملاء في الانتظار أو عند الحاجة لإحضار سيارة من ساحة التخزين. لم يعد الموظفون مضطرين لملاحقة زملائهم أو تتبع السجلات الورقية للعثور على المفاتيح، كما شهد معرض السيارات انخفاضاً في الأخطاء الإدارية.

وكان الأثر الأكبر هو الحد من فقدان المفاتيح. فمنذ تركيب Keycafe، لم يفقد المعرض أي مفاتيح، مما ساعد في تجنب تكاليف الاستبدال الباهظة مع الحفاظ على معيار الشركة المتمثل في الاحتفاظ بمفتاحين لكل مركبة. ومن خلال تتبع كل حركة للمفاتيح، يساعد Keycafe الفريق على مراقبة المفاتيح وحل المشكلات بدلاً من الوصول إلى طريق مسدود، مما يجنبهم خسائر محتملة تزيد عن 1,600 دولار شهرياً و19,200 دولار سنوياً.

قبل استخدام Keycafe، إذا فُقد مفتاح، لم تكن هناك أي طريقة فعلية لتتبعه. لم تكن تعرف من هو آخر شخص كان بحوزته، وكان الأمر يصل إلى طريق مسدود. أما مع Keycafe، فيمكنك تتبع تلك الخطوات: من كان آخر من استخدمه، وكم مضى من الوقت منذ استلامه، وما إذا كان قد انتقل من شخص لآخر. في الواقع، لم نفقد أي مفاتيح منذ تثبيت نظام Keycafe، لذا فمن المرجح أنه وفر علينا الكثير من المال الذي كان يُنفق على استبدال المفاتيح.
دنكان إدواردز، مدير مخزون السيارات المستعملة

النتيجة

القضاء على الخسائر المالية — انخفضت حالات فقدان المفاتيح إلى الصفر، مما وفر على وكالة السيارات بنجاح ما يُقدر بنحو 1,600 دولار إلى 2,000 دولار شهريًا من تكاليف استبدال الأجهزة.
بحث فوري عن المفاتيح — اكتسبت الإدارة رؤية فورية لسير عمل المركبات عبر عدة أقسام.
مساءلة كاملة — يتم تسجيل كل عملية سحب أو إرجاع أو نقل حسب المستخدم والوقت، مما يدفع الموظفين للتعامل مع المفاتيح بحرص أكبر.
الاحتفاظ بحد قياسي لمفتاحين — ينجح الوكيل في الحفاظ على متطلباته المتمثلة في الاحتفاظ بمفتاحين لكل مركبة في المخزون دون تكبد تكاليف استبدالها.

Exterior of the Lange & Fetter Ford dealership

Person using the Keycafe app on a smartphone

Taking a vehicle key from a Keycafe SmartBox bin

خصص حلك الآن

قم بتهيئة وشراء نظام إدارة المفاتيح الذكي الخاص بك في غضون دقائق. سيعمل متخصصو التأهيل لدينا معك لإعداد الحل الخاص بك وضمان نجاحه. إذا لم يكن Keycafe هو الخيار المناسب لعملك، فيمكنك إرجاعه واسترداد أموالك بالكامل خلال مدة تصل إلى 45 يومًا!