إي-ديمونستريشنز تبسّط عمليات الأسطول والفعاليات باستخدام نظام Keycafe لإدارة المفاتيح.

مع أسطول يضم أكثر من 90 مركبة ومشاركة متكررة في المشاريع واسعة النطاق، احتاجت E-Demonstrations إلى طريقة أفضل لإدارة الوصول إلى المركبات والمباني والمعدات.

قبل {Keycafe}، كانت جميع المفاتيح تُخزّن في موقع مركزي حيث يمكن للموظفين أخذ ما يحتاجونه ببساطة. على الرغم من أن هذا النهج كان مباشراً، إلا أنه قدم رؤية محدودة حول من وصل إلى مفاتيح معينة ومتى.

عندما فُقدت المفاتيح، كان على الموظفين الاعتماد على التواصل اليدوي لتحديد من استخدمها آخر مرة. غالباً ما كان العثور على الإجابات يعني الاتصال بالعديد من الزملاء والبحث في المكاتب أو المركبات أو الممتلكات الشخصية.

توضح فاليري بيرتلس، دعم الموارد البشرية والإدارة في E-Demonstrations، أن الشركة كانت تبحث عن طريقة أكثر كفاءة لتخزين المفاتيح وتتبعها واستردادها، مع الحفاظ على مسؤولية واضحة لكل حدث وصول.

مع استمرار الشركة في إدارة المركبات والفعاليات والمشاريع المؤقتة التي تشمل فرقًا مختلفة ومتطوعين وشركاء خارجيين، أصبح من المهم بشكل متزايد امتلاك نظام آمن يمكنه تبسيط الوصول مع الاحتفاظ بسجل كامل لنشاط المفاتيح.

طبقت E-ديمونستريشنز نظام SmartBox من Keycafe ليحل محل عملية مشاركة المفاتيح غير الرسمية لديها بسير عمل منظم وقابل للتتبع. تعتمد الشركة الآن على Keycafe منذ ست سنوات، وقد دمجته في عملياتها اليومية.

بفضل Keycafe، لم يعد الموظفون بحاجة إلى الاعتماد على التواصل اليدوي لتحديد مواقع المفاتيح أو معرفة من يملك حق الوصول إليها. يوفر النظام نظرة عامة واضحة على نشاط المفاتيح، مما يتيح للفريق تحديد هوية من قام بالوصول إلى مفتاح ومتى بسرعة.

أصبحت هذه الشفافية ذات قيمة خاصة لإدارة الأساطيل، حيث يمكن لـ E-ديمونستريشنز تتبع استخدام مفاتيح المركبات بسهولة ومراجعة سجل الوصول عند الحاجة.

لقد وفّر وضوح أذونات الوصول والقدرة على تتبع من استخدم أي مفتاح على E-Demonstrations الكثير من الوقت والإحباط. "سابقًا، كان علينا التواصل مع العديد من الموظفين لمعرفة من لم يُعد المفتاح،" يقول إنجيلين. "الآن، عندما لا يُعاد المفتاح، يمكننا بسهولة معرفة من استعاره آخر مرة."

ويثني إنجيلين أيضًا على بساطة النظام ويضيف أن قلة المفاتيح المفقودة تعني أن الشركة توفر المال، ولم تعد بحاجة إلى صنع مفاتيح جديدة. ومع تنظيم المفاتيح وحصرها، تجد E-Demonstrations سهولة أكبر في الاستجابة لاحتياجات عملائها.