كيف استعادت إيست ساسكس هيلثكير NHS تراست السيطرة على مفاتيح سياراتها المشتركة

تدير مؤسسة إيست ساسكس للرعاية الصحية NHS العديد من مرافق الرعاية الحادة، بما في ذلك مستشفى إيستبورن العام. لدعم هذه الشبكة الواسعة، تعتمد ESHT على أسطول مخصص من المركبات المشتركة التي يديرها فريق البريد والتوصيل، مما يضمن النقل اليومي والفعال للسجلات الطبية والعينات والإمدادات الأساسية بين جميع المواقع. تُستخدم هذه المركبات من قبل الموظفين في جميع أنحاء المؤسسة. كانت مفاتيح المركبات تُحتفظ بها في مكتب مواقف منفصل، لذلك كان على الموظفين طلب الوصول إليها من هناك، بينما كان فريق النقل يسجل الحجوزات في تقويم مشترك يتولى موظفو المواقف صيانته.

مع تزايد الطلب على الأسطول، بدأ سير العمل المقسّم يسبب مشاكل حقيقية. كان الاعتماد على قسم آخر لتسليم المفاتيح يعني أخطاء إدارية متكررة، وتقاويم غير متزامنة، ومركبات محجوزة مرتين. ومع عدم وجود نظام تتبع مخصص وعدم وجود مفاتيح في الموقع، كان من الصعب تنسيق عمليات الاستلام وكانت الحجوزات تتعرض للخطأ بانتظام.

أدخلت المؤسسة Keycafe لتحقيق المركزية في وصول الأسطول وإدارة المفاتيح بشكل مستقل، على مدار الساعة. يقوم الموظفون الآن بتقديم طلب مركبة مع تواريخ وأوقات استخدامهم المطلوبة. يقوم فريق البريد والتوصيل بالتحقق من التوفر، وتعيين مركبة، وإدخال الحجز في برنامج Keycafe.

من هناك، يرسل النظام للمستخدم تعليمات استلام وإرجاع آمنة لا تعمل إلا خلال الفترة المحجوزة لهم. يستخدم الموظفون رمزًا فريدًا لاستلام مفاتيحهم المخصصة من SmartBox وإعادتها إلى النظام عند الانتهاء من استخدام المركبة. خلال هذه الدورة، يتلقى فريق البريد والتوصيل إشعارات آلية تتبع عملية الاستلام والإرجاع. لا يحتاج أي شخص أن يكون موجودًا لتسليم المفاتيح، وتحتفظ الإدارة بالتحكم الكامل في مفاتيحها.

لقد جلبت Keycafe استقرارًا فوريًا لعملية سيارات المجمع للمؤسسة، وكانت ردود فعل السائقين قوية: النظام سهل الاستخدام وموثوق به باستمرار. إن إبقاء إدارة المفاتيح تحت فريق واحد قد قلل من أخطاء الجدولة ووفر وقت الموظفين في كل حجز. كانت النتائج واضحة بما يكفي لدرجة أن المؤسسة قامت منذ ذلك الحين بتركيب نظام Keycafe ثاني في موقع مستشفى آخر.

أثبتت بيانات الاستخدام قيمتها بحد ذاتها. مع نظرة دقيقة وفي الوقت الفعلي حول كيفية ومتى يتم استخدام المفاتيح، تمكنت الإدارة من إعادة تقييم مكان ركن سيارات الأسطول في جميع أنحاء الحرم الجامعي. وجدت المؤسسة أن Keycafe بررت الاستثمار بسرعة من خلال القضاء على الأخطاء الإدارية وتقليل المخاطر المالية لفقدان المفاتيح والمركبات.