تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع في جميع أنحاء فرنسا، كانت SEGAM بحاجة إلى طريقة موثوقة وآمنة لإدارة مفاتيح سيارات الإسعاف. اكتشف كيف قضت Keycafe على المفاتيح المفقودة، وقللت من فترات التوقف، وحسنت المساءلة، وضمنت عمليات نقل الطوارئ دون انقطاع.

قبل تطبيق Keycafe، لم يكن لدى SEGAM نظام مُنظم لإدارة المفاتيح. كانت كل من كياناتها السبعة المنفصلة تستخدم صناديق بريد ذات قفل تركيبي لتخزين مفاتيح سيارات الإسعاف الخاصة بها. يقول مدير العمليات كوينتن روس: "المشكلة تكمن في أننا واجهنا تحديات ضخمة في قابليّة التتبُّع".

كانت فرق الإسعاف التي تنهي نوبات عمل متأخرة أو عمليات ليلية تنسى أحيانًا إعادة المفاتيح، أو تضعها في الصندوق الخطأ. في الساعة 5:30 صباحًا، عندما كانت فرق الصباح تصل لبدء عمليات نقل مرضى غسيل الكلى والعلاج الإشعاعي، كانت المفاتيح غالبًا مفقودة أو في غير مكانها. وقد تسبب ذلك في تأخيرات وارتباك وإجهاد تشغيلي في أكثر أوقات اليوم حرجًا.

لم تكن هناك قابليّة تتبُّع حقيقية. لم يكن لدى الإدارة طريقة موثوقة لمعرفة من أخذ المفتاح أو أعاده. تم إهدار الوقت في البحث، أو الاتصال بالموظفين، أو محاولة تحديد مكان المركبات. كانت SEGAM بحاجة إلى حل آمن وقابل للتتبع وموثوق به، قادر على دعم العمليات المستمرة.

لتوحيد وتأمين إدارة الأسطول، قامت المجموعة بنشر أنظمة Keycafe SmartBox عبر كيانات سيارات الإسعاف السبعة التابعة لها. في بداية الوردية، يدخل المسعفون رمز دخول شخصيًا فريدًا في SmartBox ويختارون مفتاح مركبتهم المخصصة من شاشة اللمس. ثم تفتح المقصورة المحتوية على المفتاح تلقائيًا، ويتم تسجيل المعاملة فورًا.

يدير فريق العمليات الأسطول عن بُعد عبر تطبيق الهاتف المحمول، مما يسمح لهم بمراقبة سيارات الإسعاف العاملة في ورديتي النهار والليل على حد سواء. في حال حدوث مشكلة، يمكن للمديرين استخدام التطبيق لفتح المقصورات فورًا أو مراجعة سجل الوصول من الورديات السابقة، مما يضمن عدم ترك أي مركبة معطلة بسبب مفتاح في غير مكانه أو منسي.

لضمان توفر الخدمة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لعمليات النقل الطبي الطارئة، يتضمن النظام بطارية احتياطية تحافظ على وظائفه أثناء انقطاع التيار الكهربائي. هذه الموثوقية في الأجهزة مدعومة بفريق دعم Keycafe الفني السريع الاستجابة، الذي يقدم مساعدة فورية لحل أي مخاطر تشغيلية.

أضفى الانتقال إلى نظام آلي استقرارًا تشغيليًا فوريًا على خدمات الإسعاف الخاصة بـ SEGAM والتي تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. لم تعد المفاتيح المفقودة مشكلة. تم القضاء على التأخيرات الصباحية الناجمة عن سوء وضع المفاتيح. تغادر سيارات الإسعاف في الوقت المحدد، مما يضمن حصول المرضى على علاجاتهم المجدولة دون أي تعطيل.

كما حققت المنظمة عائدًا واضحًا على الاستثمار. في السابق، كانت SEGAM تضطر بانتظام إلى شراء مفاتيح بديلة عند فقدانها. الأهم من ذلك، عندما لم تتمكن سيارة إسعاف من مغادرة موقف السيارات، ظلت الفرق عاطلة عن العمل لأكثر من 30 دقيقة، مما أدى إلى خسارة في الإيرادات.

اليوم، تجري العمليات بسلاسة، مع رؤية وتحكم كاملين. يمكن للإدارة تحديد الموظف المسؤول والاتصال به بسرعة في حال فقدان مفتاح، مما يمنع تصاعد المشكلات الصغيرة.