إدارة المفاتيح للعقارات: مسار Engel & Völkers Madrid نحو الأتمتة

Engel & Völkers هي شركة عقارية عالمية لها تواجد في أكثر من 30 دولة، وتقدم خدمات عقارية متميزة. في مكتبهم بمدريد، هدفوا إلى تبسيط العمليات الداخلية لإدارة مفاتيح العقارات التي يستخدمها فريقهم من مستشاري العقارات. كان الهدف واضحًا: أتمتة عملية تسليم المفاتيح وتحسين الكفاءة في العمليات اليومية دون الاعتماد كليًا على العمليات اليدوية.

في السابق، كانت جميع عمليات إدارة المفاتيح تتم يدويًا بواسطة موظفي الاستقبال، الذين كانوا يتتبعون المفاتيح ويوزعونها باستخدام نظام تقليدي. وقد أدى ذلك إلى اختناقات ووضع عبئًا إداريًا ثقيلاً على الفريق. مع قيام الوكلاء بتسجيل دخول وخروج المفاتيح بانتظام على مدار اليوم، سعت Engel & Völkers إلى نظام من شأنه تحسين المساءلة، وتقليل الأخطاء البشرية، وتحسين التنسيق الداخلي لديهم.

أوضح خوان سان مارتن ريكو، فني تكنولوجيا المعلومات في مكتب مدريد، مشكلتهم قائلاً: "أردنا طريقة لأتمتة هذه العملية لنسرع الأمور، دون أن تشكل مشقة على موظفي الاستقبال لدينا أو أي شخص آخر."

لتحسين الكفاءة والمساءلة، قامت Engel & Völkers Madrid في مكتبها بتطبيق نظام إدارة المفاتيح Keycafe SmartBox. كان الهدف هو منح الوكلاء وصولاً مباشرًا وآمنًا للمفاتيح مع الحفاظ على إشراف إداري كامل.

مع Keycafe، يقوم الوكلاء الآن باسترجاع وإعادة المفاتيح باستخدام أكواد الوصول الشخصية أو شارات المستخدم، دون الحاجة إلى إشراك موظفي الاستقبال. يتم تسجيل كل إجراء في الوقت الفعلي، مما يسمح لفريق الإدارة بمراقبة الاستخدام وتحسين سير العمل. تضيف ميزة التقاط الفيديو في SmartBox طبقة إضافية من المساءلة، مما يوفر تأكيدًا مرئيًا لكل تفاعل مع المفتاح.

في السابق، كانت جميع عمليات إدارة المفاتيح تُدار يدويًا بواسطة موظفي الاستقبال، الذين كانوا يتتبعون المفاتيح ويوزعونها باستخدام نظام تقليدي. وقد أدى ذلك إلى إنشاء اختناقات ووضع عبء إداري ثقيل على الفريق. مع قيام الوكلاء بفحص المفاتيح واستلامها وإعادتها بانتظام على مدار اليوم، سعت Engel & Völkers إلى نظام من شأنه تحسين المساءلة وتقليل الأخطاء البشرية وتحسين تنسيقها الداخلي.

أوضح خوان سان مارتن ريكو، فني تكنولوجيا المعلومات في مكتب مدريد، مشكلتهم قائلاً: «أردنا طريقة لأتمتة هذه العملية حتى نتمكن من تسريع الأمور، دون أن يسبب ذلك أي إزعاج لموظفي مكتبنا أو أي شخص آخر.»

لتحسين الكفاءة والمساءلة، قامت Engel & Völkers Madrid في مكتبها بتطبيق نظام إدارة المفاتيح Keycafe SmartBox. كان الهدف هو منح الوكلاء وصولاً مباشرًا وآمنًا للمفاتيح مع الحفاظ على إشراف إداري كامل.

مع Keycafe، يقوم الوكلاء الآن باسترجاع وإعادة المفاتيح باستخدام أكواد الوصول الشخصية أو شارات المستخدم، دون الحاجة إلى إشراك موظفي الاستقبال. يتم تسجيل كل إجراء في الوقت الفعلي، مما يسمح لفريق الإدارة بمراقبة الاستخدام وتحسين سير العمل. تضيف ميزة التقاط الفيديو في SmartBox طبقة إضافية من المساءلة، مما يوفر تأكيدًا مرئيًا لكل تفاعل مع المفتاح.

«لقد بحثنا عن حلول مع شركات أخرى. ومع ذلك، لم تقدم لنا أي منها حلاً مثل Keycafe.»

ساعدت Keycafe شركة Engel & Völkers Madrid على التحكم في جزء أساسي من عملياتها: الوصول إلى الممتلكات. من خلال إزالة اختناقات التعامل اليدوي مع المفاتيح، زادوا من كفاءة الفريق وقللوا من مخاطر الأخطاء.

«أكبر الفوائد التي جنيناها عند استخدام Keycafe كانت السرعة والإدارة والتحكم»، أوضح خوان سان مارتن ريكو.

لقد أدت القدرة على مراقبة النشاط وتقليل الاعتماد على الموظفين لكل معاملة مفتاح إلى توفير موارد قيمة، بينما أدى مسار التدقيق الرقمي إلى تحسين المساءلة الداخلية. يتمتع الوكلاء الآن بإمكانية الوصول الذاتي إلى المفاتيح ويتم تمكينهم من إجراء المعاينات دون تأخيرات لوجستية.

ساعدت Keycafe شركة Engel & Völkers Madrid على التحكم في جزء أساسي من عملياتها: الوصول إلى العقارات. من خلال إزالة الاختناقات الناتجة عن التعامل اليدوي مع المفاتيح، زادوا من كفاءة الفريق وقللوا من مخاطر الأخطاء.

"لقد كانت أكبر الفوائد التي جنيناها من استخدام Keycafe هي السرعة والإدارة والتحكم"، أوضح خوان سان مارتن ريكو.

أدت القدرة على مراقبة النشاط وتقليل الاعتماد على الموظفين في كل معاملة مفتاح إلى تحرير موارد قيمة، بينما حسّن سجل التدقيق الرقمي المساءلة الداخلية. أصبح لدى الوكلاء الآن وصول ذاتي الخدمة إلى المفاتيح ويتم تمكينهم من إجراء المعاينات دون تأخير لوجستي.

سابقًا، كانت إدارة جميع المفاتيح تتم يدويًا بواسطة موظفي الاستقبال، الذين كانوا يتتبعون المفاتيح ويوزعونها باستخدام نظام تناظري. أدى ذلك إلى خلق اختناقات ووضع عبئًا إداريًا ثقيلًا على الفريق. مع قيام الوكلاء بتسجيل المفاتيح دخولًا وخروجًا بانتظام على مدار اليوم، سعت Engel & Völkers إلى نظام من شأنه تحسين المساءلة وتقليل الأخطاء البشرية وتحسين التنسيق الداخلي.

شرح خوان سان مارتن ريكو، فني تكنولوجيا المعلومات في مكتب مدريد، مشكلتهم: "أردنا طريقة لأتمتة هذه العملية حتى نتمكن من تسريع الأمور، دون أن يمثل ذلك عائقًا لموظفي مكتبنا أو أي شخص آخر."

لتحسين الكفاءة والمساءلة، نفذت Engel & Völkers Madrid نظام إدارة المفاتيح Keycafe SmartBox في مكتبها. كان الهدف هو منح الوكلاء وصولاً مباشرًا وآمنًا إلى المفاتيح مع الحفاظ على إشراف إداري كامل.

مع Keycafe، يقوم الوكلاء الآن باسترجاع وإرجاع المفاتيح باستخدام رموز الوصول الشخصية أو شارات المستخدم، دون الحاجة إلى إشراك موظفي الاستقبال. يتم تسجيل كل إجراء في الوقت الفعلي، مما يسمح لفريق الإدارة بمراقبة الاستخدام وتحسين سير العمل. تضيف ميزة التقاط الفيديو في SmartBox طبقة إضافية من المساءلة، مما يوفر تأكيدًا مرئيًا لكل تفاعل مع المفتاح.

"لقد بحثنا عن حلول مع شركات أخرى. ومع ذلك، لم تقدم لنا أي منها حلاً مثل Keycafe."

ساعدت Keycafe شركة Engel & Völkers Madrid على التحكم في جزء أساسي من عملياتها: الوصول إلى العقارات. من خلال إزالة الاختناقات الناتجة عن التعامل اليدوي مع المفاتيح، زادوا من كفاءة الفريق وقللوا من مخاطر الأخطاء.

"لقد كانت أكبر الفوائد التي جنيناها من استخدام Keycafe هي السرعة والإدارة والتحكم"، أوضح خوان سان مارتن ريكو.

أدت القدرة على مراقبة النشاط وتقليل الاعتماد على الموظفين في كل معاملة مفتاح إلى تحرير موارد قيمة، بينما حسّن سجل التدقيق الرقمي المساءلة الداخلية. أصبح لدى الوكلاء الآن وصول ذاتي الخدمة إلى المفاتيح ويتم تمكينهم من إجراء المعاينات دون تأخير لوجستي.