كونكورد للضيافةكونكورد للضيافة تستبدل جداول البيانات والمفاتيح المفقودة بنظام Keycafe للتتبع الآلي
“Keycafe كانت إضافة مذهلة لأمن منظمتنا، وراحة بالنا، والمساءلة بين الموظفين.”
كيفن كراوس
رئيس المهندسين
عن كونكورد هوسبيتاليتي
تعتبر Concord Hospitality واحدة من أكبر شركات إدارة الفنادق في الولايات المتحدة، حيث تدير أكثر من 140 فندقًا ومجموعة واسعة من العلامات التجارية.
غيديون ليونغ هو مدير التسويق في Keycafe، حيث يقود التسويق العالمي ويعمل كخبير منتجات الشركة. ويكتب الوثائق الفنية، إعلانات الميزات، تحديثات المنتجات، وأدلة الاستخدام التي تساعد العملاء في جميع أنحاء العالم على تحقيق أقصى استفادة من المنصة.
تحدي
بصفتها واحدة من أكبر شركات إدارة الفنادق في البلاد، كانت شركة كونكورد للضيافة تدرك تمامًا أوجه القصور في أساليب إدارة المفاتيح التقليدية الخاصة بمفاتيح الموظفين. اعتمدت عقاراتهم على أنظمة مرهقة مثل جداول البيانات والسجلات الورقية وصناديق المفاتيح الكبيرة غير المؤمنة. أدت هذه العمليات إلى أوجه قصور، بما في ذلك عدم القدرة على تتبع الأذونات وصعوبة مساءلة الموظفين عن المفاتيح المفقودة.
بدون نظام موثوق، كان الأمن يشكل دائمًا هاجسًا في أذهان الإدارة. قد يؤدي ضياع أو فقدان المفاتيح الرئيسية إلى تعريض سلامة الضيوف وسلامة الممتلكات للخطر، بينما أعاق غياب التتبع في الوقت الفعلي الشفافية التشغيلية. كانت الشركة بحاجة إلى حل قابل للتوسع لإدارة الحجم الكبير من المفاتيح عبر عقاراتها المترامية الأطراف.
نقاط الألم
- أمان بلا مفاتيح — الطرق التقليدية لم توفر تتبعًا في الوقت الفعلي، مما أدى إلى خروقات أمنية محتملة.
- عدم المساءلة — بدون إثبات أو سجل لاستخدام المفاتيح، لا يمكن مساءلة الموظفين بشكل موثوق عن المفاتيح المفقودة أو الاستخدام غير المبرر.
- الإدارة المستهلكة للوقت — استلزمت إدارة المفاتيح يدويًا وقتًا وجهدًا كبيرين، بمزايا محدودة.
حل
أدمجت كونكورد للضيافة نظام إدارة المفاتيح الخاص بـ Keycafe في افتتاح منشأة فندقية مزدوجة جديدة في ميشيغان - AC Hotel by Marriott و Hyatt House Lansing - مما يضمن تحكماً بسيطاً وفعالاً في المفاتيح منذ البداية. تكيف الموظفون بسرعة مع النظام، والذي تطلب تدريباً بسيطاً — بضع دقائق فقط لتعيين أرقام التعريف الشخصية (PINs) وعرض كيفية تشغيل شاشة اللمس.
في بداية نوبات عملهم، يسجل الموظفون حضورهم، ثم يتوجهون فوراً إلى SmartBox ويدخلون رقم PIN الخاص بهم لاستلام مفاتيحهم المخصصة لليوم. في نهاية نوبتهم، تتم إعادة المفاتيح بنفس الطريقة. يستخدم المديرون تطبيق Keycafe لمراقبة استخدام جميع المفاتيح في الوقت الفعلي، وتغيير صلاحيات الوصول عند الحاجة. لقد أدى هذا التحول الرقمي إلى تحسين المساءلة والأمان وكفاءة سير العمل.
تنفيذ كونكورد هوسبيتاليتي
- تركيب بسيط — بدءاً من فتح الصندوق وحتى جاهزيتها للاستخدام، تم تركيب صناديق SmartBox على الحائط وتوصيلها بالسحابة في أقل من ساعتين.
- تدريب سلس — يتعلم الموظفون كيفية استخدام النظام في أقل من 5 دقائق، بفضل شاشة اللمس البديهية ووظائف PIN.
- تتبع عن بُعد — يستخدم المديرون تطبيق سطح المكتب والجوال لمراقبة نشاط المفاتيح في الوقت الفعلي ومعالجة المشكلات عن بُعد مثل حالات الإرجاع المتأخرة.
“يستغرق تدريب شخص 5 دقائق فقط، فالأمر في غاية البساطة. وهذا يوفر الكثير من الجهد.”
النتائج
منذ اعتماد Keycafe، حققت Concord Hospitality تحسينات كبيرة في الأمان والكفاءة التشغيلية في أكثر من 20 من فنادقها. أصبح تتبع المفاتيح مؤتمتًا الآن، مما يمكّن المديرين من تدقيق الاستخدام ومعالجة التناقضات فورًا وبشكل استباقي. لقد وفر النظام ساعات عمل كبيرة من خلال التخلص من عمليات التسجيل والتتبع اليدوية.
المفاتيح الرئيسية، التي تمنح الوصول إلى المناطق الحساسة، تُخزن الآن في SmartBox ويتم جردها، مما يقلل من احتمالية الوصول غير المصرح به. يقدر المديرون راحة البال التي تأتي مع الإشعارات الفورية والتحكم عن بعد بالنظام.
بالنسبة للمهندس الرئيسي كيفن كراوس، أصبح Keycafe أداة أساسية في روتينه اليومي: "معرفة مكان المفاتيح ومتى يتم استلامها، هذا في رأيي هو أفضل فائدة. إذا كنت تستخدم نظامًا مختلفًا عن Keycafe، فأنت تفوّت الكثير."
يستغرق تدريب أي شخص مني 5 دقائق فقط، فالأمر في غاية السهولة. وهذا يوفر الكثير من الجهد.
The Outcome
- أمان مُحسَّن — خفض تتبع المفاتيح مخاطر الوصول غير المصرح به، مما يعزز سلامة الضيوف وحماية الممتلكات.
- تقليل العمالة — ساعات العمل التي تم توفيرها من خلال إلغاء عمليات إدارة المفاتيح اليدوية انعكست في تركيز تشغيلي أفضل.
- المساءلة المعززة — يتحمل المنتسبون الآن مسؤولية استخدام المفاتيح، بفضل البيانات الفورية ولقطات الفيديو التي تدعم عمليات التدقيق.
خصص حلك الآن
قم بإعداد وشراء نظام إدارة المفاتيح الذكي الخاص بك في دقائق. سيعمل أخصائيو الإعداد لدينا معك لإعداد حلك وضمان نجاحه. إذا لم يكن Keycafe مناسبًا لعملك، فيمكنك إعادته واسترداد المبلغ بالكامل لمدة تصل إلى 45 يومًا!
