مجموعة هيوامجموعة هيوا تُحدّث تسجيل الدخول الفندقي بنظام Keycafe لإدارة المفاتيح
“Keycafe هو تأميننا الشامل. في حال غياب موظف الاستقبال لدينا بسبب المرض، نضمن أن يتمكن الضيوف من استلام مفاتيحهم والوصول إلى أماكن إقامتهم في أي وقت.”
جيوفري جينيفيف
الرئيس التنفيذي
عن Heiwa Group
شركة Heiwa Group هي شركة لإدارة الإيجارات قصيرة الأجل والضيافة في سويسرا الناطقة بالفرنسية، وتتخصص في الجمع بين خبرة الضيافة التقليدية والحلول الرقمية الحديثة.
جيديون هو مدير تسويق المنتجات في Keycafe، حيث يساعد الشركات على فهم فوائد نظام إدارة المفاتيح الذكي.
تحدي
بينما كانت شركة Heiwa Group، المتخصصة في إدارة الإيجارات قصيرة الأجل، تتوسع من إدارة عقارات Airbnb إلى صناعة الفنادق، واجهت واقعًا تشغيليًا جديدًا. في فندق Hôtel de la Poste في سيير (Sierre)، كانت جميع عمليات وصول الضيوف بحاجة إلى أن تكون مركزية في موقع واحد، على عكس محفظتهم السابقة من الشقق المتناثرة في جميع أنحاء سويسرا الناطقة بالفرنسية.
تقليديًا، كانت مفاتيح غرف الفندق تُسلم شخصيًا في مكتب الاستقبال. بينما كان هذا النهج فعالاً خلال ساعات محدودة، سرعان ما أصبح يمثل قيدًا للفندق الصغير ذي الخمسة عشر غرفة. غالبًا ما كان الضيوف يرغبون في الوصول مبكرًا أو متأخرًا عن ساعات عمل الاستقبال، ولم يكن الحفاظ على مكتب استقبال يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع مجديًا من الناحية المالية.
لم يكن هدف Heiwa هو إلغاء التفاعل البشري، بل استكماله. أرادوا أن يقدموا للضيوف مرونة أكبر مع ضمان استمرار الفندق في العمل بسلاسة، حتى عندما لا يكون الموظفون متاحين، ودون المساس بالأمن أو الاحترافية.
نقاط الألم
- ساعات استقبال محدودة — كان تسليم المفاتيح الشخصي يتطلب تواجد الموظفين، مما صعّب استيعاب الوافدين المتأخرين أو المبكرين.
- عدم الكفاءة التشغيلية — استُهلك وقت الموظفين في عمليات تسجيل الدخول اليدوية بدلاً من تخصيصه لخدمة الضيوف ذات القيمة المضافة.
- نقص المرونة للضيوف — تزايدت توقعات المسافرين بالحصول على خيارات الخدمة الذاتية والوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع الشائعة في قطاع الضيافة الحديث.
حل
بحثَت مجموعة هيوا عن نظام آلي وموثوق لإدارة المفاتيح واستقرّت على Keycafe. نظروا في بدائل مثل تركيب أقفال ذكية على كل باب، لكن سرعان ما استبعدوها بسبب ارتفاع تكاليف التركيب ومتطلبات البنية التحتية المعقدة ومحدودية المرونة عبر أنواع العقارات المختلفة.
تميزت Keycafe بتصميمها المركزي لخزانة المفاتيح الإلكترونية، وتكلفة البنية التحتية المنخفضة، وسهولة التنفيذ. بدلًا من استبدال كل قفل، تمكنت هيوا من رقمنة الوصول باستخدام نظام واحد آمن يقع في بهو الفندق.
اليوم، تلعب Keycafe دورًا محوريًا في سير عمل تسجيل الدخول بالفندق. يمكن للضيوف إما تسجيل الدخول بالطريقة التقليدية في مكتب الاستقبال أو اختيار تجربة خدمة ذاتية بالكامل. توفر الرسائل الآلية المرسلة عبر تكامل Keycafe و Hostaway للضيوف تعليمات الوصول إلى الباب ورمز Keycafe فريدًا يكون نشطًا فقط بين أوقات تسجيل الدخول والمغادرة المحددة في Hostaway، مما يسمح لهم باستلام مفتاح غرفتهم في أي وقت، ليلاً أو نهارًا.
تنفيذ مجموعة هيوا
- تسجيل دخول ذاتي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع — يتلقى الضيوف تعليمات آلية ورمزًا آمنًا للوصول إلى خزانة مفاتيح Keycafe الإلكترونية.
- التحكم المركزي بالمفاتيح — يتم تخزين جميع مفاتيح غرف الفنادق وتتبعها وإدارتها من موقع واحد آمن.
- تكامل Hostaway — تستخدم هيوا تكامل كي كافيه مع هوست أواي، الذي يؤتمت التواصل مع الضيوف ويزامن الحجوزات مع أكواد الوصول للمفاتيح.
“Keycafe هو تأميننا الشامل. في حال مرض موظف الاستقبال لدينا يوماً ما ولم يتمكن من الحضور، نكون على ثقة بأن الضيوف سيتمكنون من استلام مفاتيحهم والوصول إلى أماكن إقامتهم في أي وقت.”
نتائج
في غضون الأسابيع القليلة الأولى من استخدام Keycafe، شهدت مجموعة Heiwa تحسينات تشغيلية واضحة. تراجعت الانقطاعات المتعلقة بتسجيل الدخول بشكل ملحوظ، واستجاب النزلاء بشكل إيجابي لبساطة النظام واستقلاليته.
تم تقليص ساعات عمل الاستقبال دون تقييد وصول النزلاء، مما حرر الموظفين من التدخلات غير الضرورية في وقت متأخر من الليل أو في اللحظات الأخيرة. وحتى عندما يكون الموظفون غير متاحين بسبب المرض أو فجوات الجدولة، يظل بإمكان النزلاء الوصول إلى غرفهم بسهولة.
علاوة على الكفاءة، ساعدت Keycafe في تحديث صورة الفندق. من خلال تبني الرقمنة مع الحفاظ على خدمة التفاعل المباشر الاختيارية، نجحت Heiwa في نقل فندق سويسري تقليدي إلى القرن الحادي والعشرين دون التضحية بالضيافة.
Keycafe يمثل تأميننا الشامل. إذا حدث في يوم من الأيام أن مرض موظف الاستقبال لدينا ولم يتمكن من الحضور، فنحن نعلم أن بإمكان الضيوف استلام مفاتيحهم والوصول إلى أماكن إقامتهم في أي وقت.
جيفري جنيفيف
النتيجة
- تخفيف أعباء الموظفين — عدد أقل من تسجيلات الدخول اليدوية وتسليم المفاتيح، مما يوفر ساعات من وقت الموظفين كل أسبوع.
- وصول الضيوف على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع — يمكن للضيوف الوصول في أي وقت دون الحاجة إلى مكتب استقبال يعمل على مدار 24 ساعة.
- موثوقية تشغيلية محسّنة — القضاء شبه التام على حالات الطوارئ المتعلقة بالمفاتيح وتعزيز راحة البال للموظفين.
خصّص حلّك الآن
قم بتكوين وشراء نظامك الذكي لإدارة المفاتيح في دقائق. سيعمل متخصصو الإعداد لدينا معك لإعداد حلّك وضمان نجاحه. إذا لم يكن Keycafe مناسبًا لعملك، يمكنك إرجاعه لاسترداد المبلغ بالكامل لمدة تصل إلى 45 يومًا!
