Hôtel les PieuxHôtel les Pieux Switches to the Keycafe System for Managing its Room Keys
“تندمج Keycafe بسهولة تامة في روتيننا اليومي. كل صباح، نقوم ببساطة بتخصيص بطاقات مفاتيح الغرف لهذا اليوم، ومن ثم تسير العملية بسلاسة.”
Thomas Cadot
Hotelier
About Hôtel les Pieux
فندق Hôtel les Pieux هو فندق يضم 28 غرفة ويقع في شبه جزيرة كوتنتين في نورماندي. مع التركيز على الكفاءة التشغيلية ورضا الضيوف، يسعى الفندق باستمرار إلى إيجاد حلول تبسط العمليات مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الخدمة.
لوتشيانو بيكاردو هو منسق تسويق في Keycafe، ولديه عامان من الخبرة المركزة على قطاع الفنادق. يتخصص في كيفية استخدام الفنادق لإدارة المفاتيح لتبسيط سير عمل مكتب الاستقبال، والتدبير المنزلي، وسير عمل وصول النزلاء.
تحدي
يقع فندق ليه بيو في شبه جزيرة كوتنتين بنورماندي، وهو فندق يضم 28 غرفة ويستقبل تدفقًا مستمرًا من المسافرين على مدار العام. للحفاظ على تجربة ضيوف سلسة، تُعد الإدارة الفعالة لبطاقات مفاتيح الغرف أمرًا ضروريًا للعمليات اليومية.
قبل تطبيق Keycafe، كانت بطاقات مفاتيح الغرف تُترك على مكتب الاستقبال ليقوم الضيوف باستلامها باستخدام نظام قائمة مرجعية. على الرغم من بساطة هذا النهج، فقد خلق مخاطر تشغيلية.
قد يأخذ الضيوف بطاقة مفتاح الغرفة الخاطئة عن طريق الخطأ، مما يؤدي إلى ارتباك وتأخير وعمل تصحيحي إضافي للموظفين. كانت فرق الاستقبال بحاجة إلى مراقبة عمليات الاستلام عن كثب لمنع الأخطاء، مما يزيد من الضغط التشغيلي خلال فترات الذروة.
كان الفندق بحاجة إلى حل يقلل من الأخطاء، ويحافظ على الأمن، ويبسط التوزيع اليومي لبطاقات مفاتيح الغرف، دون الحاجة إلى استبدال أجهزة الأبواب الحالية.
نقاط الألم
- أخطاء الضيوف — قد يأخذ الضيوف بطاقة مفتاح الغرفة الخاطئة من المنضدة.
- عدم السيطرة — كانت المراقبة اليدوية مطلوبة لضمان استلام بطاقة المفتاح بشكل صحيح.
- احتكاك تشغيلي — استُهلك وقت الموظفين في الإشراف على عملية كان ينبغي أن تكون سلسة.
- مرونة النسخ الاحتياطي المحدودة — استلزم توفير بطاقات مفاتيح بديلة عندما فقدها الضيوف تدخلاً إضافياً.
حل
اعتمد فندق Hôtel les Pieux نظام SmartBox من Keycafe لمركزة وأتمتة توزيع بطاقات مفاتيح الغرف.
كل صباح، يستخدم فريق الاستقبال تطبيق Keycafe – عبر جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول – لتخصيص بطاقات مفاتيح الغرف لحجوزات ذلك اليوم، مما يؤدي تلقائيًا إلى إرسال بريد إلكتروني أو رسالة نصية قصيرة (SMS) إلى الضيف تحتوي على تعليمات الوصول. يمكنهم بعد ذلك استخدام رمز PIN الفريد الخاص بهم للوصول إلى مفتاحهم من Keycafe SmartBox عند وصولهم إلى الفندق. وبالمثل، عندما يكون الضيوف مستعدين لتسجيل المغادرة، يمكنهم إعادة مفاتيحهم إلى SmartBox في غضون ثوانٍ. يراقب الموظفون عمليات الوصول والمغادرة عن بُعد في الوقت الفعلي، حيث يتلقون إشعارات في كل مرة يتم فيها استلام مفتاح أو إعادته.
يندمج النظام بسلاسة في العمليات اليومية ويتطلب الحد الأدنى من الإشراف اليدوي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين إصدار بطاقة مفتاح غرفة احتياطية على الفور إذا فقد الضيف بطاقته الأصلية – مما يحسن المرونة دون إضافة تعقيد.
من خلال أتمتة توزيع بطاقات المفاتيح مع الحفاظ على رؤية كاملة للوصول، حولت Keycafe عملية يدوية وعرضة للأخطاء إلى سير عمل آمن ومتحكم به.
تطبيق فندق ليه بيو
- تكامل تشغيلي يومي — يقوم الاستقبال بتعيين وإرسال أكواد الوصول كل صباح عبر الهاتف المحمول أو سطح المكتب.
- التخصيص التلقائي لبطاقة مفتاح الغرفة — يستلم الضيوف بطاقة المفتاح المرتبطة بحجزهم فقط من الـ SmartBox.
- إمكانية كي كارد احتياطية — يمكن إصدار بطاقات المفاتيح البديلة بسرعة عند الحاجة.
“بفضل Keycafe، لقد قللنا الأخطاء بشكل كبير. يستلم الضيوف بطاقة المفتاح الصحيحة المخصصة لحجزهم، ويمكننا أيضًا توفير بطاقة احتياطية إذا لزم الأمر.”
نتائج
مع Keycafe، ألغى فندق "Hôtel les Pieux" أخطاء توزيع بطاقات مفاتيح الغرف وقلّل الحاجة إلى الإشراف اليدوي في مكتب الاستقبال. يستمتع الضيوف الآن بعملية تسجيل وصول أكثر موثوقية وأمانًا، حتى بعد ساعات العمل، بينما يستفيد الموظفون من عمليات مبسطة ومهام تصحيحية أقل.
أدى تركيب SmartBox الخاص بـ Keycafe إلى تحسين الكفاءة اليومية، وعزز التحكم في الوصول، وضمن أن إدارة بطاقات مفاتيح الغرف لم تعد تشكل مخاطر تشغيلية.
The Outcome
- تحسين الكفاءة التشغيلية — تقليل الحاجة إلى المراقبة اليدوية في الاستقبال أثناء تسجيلات الدخول.
- تحكم أكبر ورؤية أشمل — يُمكن للموظفين الإشراف على توزيع بطاقات المفاتيح من أي مكان بفضل الإشعارات في الوقت الفعلي في تطبيق Keycafe.
- القضاء على أخطاء الضيوف — تُخصص بطاقات مفاتيح الغرف بشكل صحيح ويتم الوصول إليها بأمان دون مجال للخطأ.
- تجربة ضيوف محسّنة — عملية وصول أكثر سلاسة وموثوقية.
قم بتخصيص حلك الآن
قم بإعداد وشراء نظام إدارة المفاتيح الذكي الخاص بك في دقائق. سيعمل متخصصو الإعداد لدينا معك لإعداد حلّك وضمان نجاحه. إذا لم يكن Keycafe مناسبًا لعملك، يمكنك إعادته لاسترداد كامل المبلغ لمدة تصل إلى 45 يومًا!
