كيف قامت Phoenix Services SARL بتبسيط إدارة مفاتيح أسطول السكوتر باستخدام Keycafe

تنسق Phoenix Services SARL أسطولًا مزدحمًا من السكوتر يستخدمه عمال التوصيل لديها لنقل البقالة والوجبات إلى العملاء. ومع وجود نوبات متعددة على مدار اليوم، يجب على الفريق إدارة تدفق مستمر لمغادرة السكوتر وعودته وتسليم المفاتيح.

قبل تطبيق Keycafe، لم يكن لدى الشركة نظام مخصص لإدارة المفاتيح. كان المديرون يسلمون المفاتيح شخصيًا لعمال التوصيل وكان عليهم تحديد أي مفتاح يخص أي سكوتر.

تم تسجيل كل عملية تسليم واستلام يدويًا على الورق. سجل الفريق السكوتر الذي اختاره كل عامل، بالإضافة إلى رقم لوحة ترخيصه. تطلبت هذه العملية وجود مدير متاح كلما احتاج شخص ما لبدء أو إنهاء نوبة عمل.

كما أن حمل وفرز العديد من المفاتيح جعل تنسيق الأسطول اليومي معقدًا بلا داعٍ. احتاجت Phoenix Services SARL إلى طريقة أكثر كفاءة لعمال التوصيل للوصول إلى السكوتر، مع منح المديرين رؤية موثوقة حول من كان يستخدم كل مركبة.

قامت Phoenix Services SARL بتطبيق Keycafe لمركزة الوصول إلى مفاتيح دراجاتها البخارية وأتمتة عملية التبادل لعمال التوصيل.

يتلقى كل عامل رمز وصول شخصيًا يسمح له باسترداد مفتاح دراجة بخارية مباشرة من Keycafe SmartBox المثبتة في مرآب الشركة. بدلاً من انتظار المدير لتحديد وتسليم المفتاح، يقوم العمال بإدخال رمزهم، واستلام المفتاح المناسب، وبدء نوبات عملهم بشكل مستقل.

يتم تسجيل كل معاملة تلقائيًا، مما يوفر لفريق الإدارة سجلًا رقميًا لنشاط المفاتيح. يمكن للمديرين التحقق من هوية الشخص الذي استلم مفتاح دراجة بخارية، ومتى تم أخذه، ومتى تم إعادته.

يوفر تطبيق Keycafe للجوال أيضًا للفريق إمكانية الوصول عن بُعد إلى SmartBox. إذا تطلب الأمر مساعدة، يمكن للمدير فتح حجرة عن بُعد دون الحاجة إلى التواجد فعليًا في المكتب.

عن طريق إزالة تسليم المفاتيح يدويًا من روتينها اليومي، قلّصت شركة Phoenix Services SARL من الأعباء الإدارية المصاحبة لكل تغيير وردية. لم يعد المديرون بحاجة إلى حمل العديد من المفاتيح، أو مطابقتها يدويًا مع الدراجات النارية، أو تسجيل تخصيص المركبات على الورق.

يمكن لعمال التوصيل الآن الوصول إلى الأسطول بشكل مستقل والبدء بالعمل بشكل أسرع. هذا ذو قيمة خاصة لشركة تدير مغادرات وعودات متكررة للدراجات النارية طوال الصباح وبعد الظهر والمساء.

كما حسّنت سجلات الأنشطة التلقائية من مساءلة الأسطول. في أي وقت، يمكن لفريق الإدارة التحقق من العامل الذي يمتلك مفتاح دراجة نارية معينة ومراجعة وقت استلامه أو إعادته. يمنح هذا الشركة نظرة عامة أوضح على استخدام المركبات دون الاعتماد على المعلومات المكتوبة بخط اليد.

يوفر الوصول عن بُعد إلى SmartBox مرونة إضافية. يمكن للمديرين مساعدة العمال عبر تطبيق الهاتف المحمول عند الضرورة، مما يسمح لهم بالإشراف على عمليات المفاتيح حتى عندما لا يكونون متواجدين في الموقع.

الوقت الذي كان يُقضى سابقًا في استلام المفاتيح وتوزيعها وتوثيقها يمكن الآن تخصيصه لعمليات التسليم والأولويات التشغيلية الأخرى. مع وجود سير عمل آمن وقابل للتتبع، تقوم Phoenix Services SARL الآن بتنسيق أسطولها النشط من الدراجات النارية بفعالية أكبر.