Viele Unternehmen können von der Verwaltung von Schlüsseln zwischen mehreren Mitarbeitern, Kunden oder Gästen überfordert sein – der Bedarf an Schlüsselverwaltung ist so alt wie die Schlüssel selbst.
Die meisten Unternehmen verlassen sich seit Jahrzehnten auf Ausleihlisten und Haken an der Wand oder auf teure, veraltete Schlüsselverwaltungsschränke. Glücklicherweise haben aufkommende IoT-Technologien in jüngster Zeit moderne, cloudbasierte Schlüsselkontrollsysteme ermöglicht, die den Gewinn jedes Unternehmens wirklich steigern können.
Obwohl wir in einer zunehmend digitalen Welt leben, werden physische Schlüssel nicht so schnell verschwinden, da die Kosten für die Digitalisierung ganzer Schlüsselbestände für die meisten Unternehmen unerschwinglich sein können.
Moderne Technologieunternehmen haben hochsichere, digitalisierte Optionen entwickelt, die Ihnen helfen, den Überblick über physische Schlüssel in Ihrer Organisation zu behalten, diese zu speichern und deren Nutzung zu autorisieren. Diese reichen von einfachen Systemen mit offener Präsentation bis hin zu hochentwickelten, cloudbasierten Lösungen, die Tausende von Schlüsseln von einem Smartphone oder PC aus verwalten können.
Bevor wir uns mit den beiden wichtigsten Designvarianten von Schlüsselverwaltungssystemen befassen, lassen Sie uns die Grundlagen besprechen.
Was ist ein Schlüsselverwaltungssystem?
In diesem Artikel beleuchten wir ein viel praktischeres Problem – wie man physische Schlüssel verwaltet, speichert und verschiedenen Personen in einer Organisation zuweist. Diese elektronischen Schlüsselverwaltungssysteme bieten eine zuverlässige und bequeme Lösung für den Zugang zu Räumen, Gebäuden und sogar Fahrzeugen vor Ort.
Während Unternehmen in verschiedenen Branchen wachsen und ihre Geschäftstätigkeit erweitern, steigt auch die Komplexität ihrer Anforderungen an die Schlüsselverwaltung.
Dies lässt sich in einer Vielzahl von Anwendungen beobachten, wie zum Beispiel:
Kurzzeitvermietungen
Immobilienverwaltung
Autovermietungen
Hotels
Autohäuser
Baustellen
Lagerhaltung
Speditionen und Transportunternehmen
Bildungseinrichtungen
Einrichtungen
Jedes Unternehmen, das mehrere Schlüssel zwischen mehreren Personen teilt
Da Schlüsselkontrollsysteme in vielen Anwendungen eingesetzt werden, bedeutet dies oft, dass die tatsächlich verwendeten Systeme viele Designunterschiede aufweisen können.
Die Wahl des besten Schlüsselverwaltungssoftware-Systems für Ihr Unternehmen hängt vom Arbeitsablauf ab, den Ihr Unternehmen benötigt. Benötigen Sie einmaligen Gastzugang, ständigen internen Mitarbeiterzugang zu allen Schlüsseln oder streng verwaltete Schlüsselgruppen zwischen verschiedenen Mitarbeiterebenen?
Sobald Sie Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen ermittelt haben, wird Ihnen dies helfen, das richtige Schlüsselverwaltungssystem für sich zu bestimmen.
Welche Arten von Schlüsselverwaltungssystemen gibt es?
Elektronische Schlüsselverwaltungssysteme gibt es in allen Formen und Größen – natürlich je nach Benutzerprofil. In diesem Artikel beleuchten wir zwei der beliebtesten Systemtypen, die heute verfügbar sind:
Stiftbrett-Schlüsselsysteme
Alle Schlüssel sind entweder durch eine durchsichtige Tür oder nach dem Öffnen der Tür sichtbar. Die Schlüssel werden mit einem manipulationssicheren Ring an einem Stift befestigt und dann in das Stiftbrettsystem eingeführt, das den Stift verriegelt. Wenn ein Benutzer für einen bestimmten Schlüssel autorisiert ist, entriegelt sich der Stift und der Schlüssel kann entnommen werden.
Stiftbrettsysteme bieten eine schnelle, einfache und unkomplizierte Lösung – hier sind einige Unternehmen, die Produkte in dieser Kategorie anbieten:
Real-Time Networks
Morse Watchmans
Keyper Systems
Traka 21
KeyTrak
Schließfach-Schlüsselsysteme
Jeder Schlüssel ist in einem einzelnen Fach verschlossen, sodass von außen nichts sichtbar ist, und wenn auf einen Schlüssel zugegriffen wird, sind keine anderen Schlüssel zu sehen. Die einzelnen Fächer stellen sicher, dass niemand sonst physischen Zugriff auf Ihre Schlüssel hat – eine nützliche Funktion, wenn mehrere Fremde dasselbe System teilen müssen, anstatt einer Gruppe von Kollegen.
Wenn sich ein Benutzer authentifiziert und einen Schlüssel zum Zugriff auswählt, öffnet sich das einzelne Fach und ermöglicht den Zugriff auf die darin befindlichen Schlüssel. Es gibt keine Verwirrung darüber, welcher Schlüssel zu entnehmen ist, da es nur eine Option gibt – was das System für geschultes Personal oder einmalige Gäste oder Kunden einfach zu bedienen macht.
Hier sind einige Unternehmen, die Schließfachsysteme für die Schlüsselverwaltung anbieten:
Matrix
Creone
ShareBox
Keycafe
Schließfach vs. Stiftbrett – Welches ist besser?
Obwohl sowohl Schließfach- als auch Stiftbrettsysteme verschiedene Vorteile bieten, glauben wir, dass nicht alle Schlüsselverwaltungssysteme gleichwertig sind.
Denken Sie an den ersten Eindruck – Schließfachsysteme bieten ein viel saubereres Erscheinungsbild, das ideal für kundenorientierte Anwendungen ist, während Stiftbrettsysteme viel unordentlicher sind und ein Dorn im Auge sein können, besonders wenn sie in Wartezimmern oder anderen kundennahen Bereichen platziert werden. Schließfachsysteme beseitigen zudem sofort jede Verwechslung zwischen verschiedenen Schlüsseln, da das System keinen Raum für Spekulationen lässt.
Speichern Stiftbretter mehr Schlüssel? Sicher, aber sie können bei großen Schlüsselringen oder mehreren Autoschlüsseln ziemlich unübersichtlich werden.
Hinzu kommt der Wert, Ihre Schlüssel vor anderen Systembenutzern verborgen zu halten, und Sie haben gute Argumente für Schließfachsysteme gegenüber Stiftbrettsystemen.
Was bietet ein gutes Schlüsselverwaltungssystem?
Das Ziel jedes Schlüsselverwaltungssystems ist es, Schlüsselverlust zu verhindern und nur autorisierten Zugriff zu gewährleisten. Es gibt keine Einheitslösung für die Schlüsselverwaltung, da jeder Geschäftsbereich einzigartige Herausforderungen hat, sei es die Verwaltung einer Fahrzeugflotte, eines Immobilienportfolios oder der Check-in im Hotel außerhalb der Geschäftszeiten.
Die cloudbasierte Schlüsselverwaltungssoftware von Keycafe bietet mehrere verschiedene Arbeitsabläufe, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden können.
Schlüsselverwaltung rund um die Uhr
Sie können jederzeit problemlos auf Ihre Schlüssel, Schlüsselanhänger oder Schlüsselkarten zugreifen, ohne Systemadministratoren kontaktieren zu müssen. Solange Sie die Berechtigung haben, können Sie loslegen.
IoT-verbundene SmartBox
Die Keycafe SmartBox ist immer verbunden und ermöglicht so ein Echtzeit-Zugriffsmanagement von überall über eine App. Gewähren Sie Zugriff auf einen Schlüssel oder entziehen Sie den Zugriff auf alle Schlüssel sofort, um jederzeit autorisierten Zugriff zu gewährleisten.
Cloud-basierte Granulare Berechtigungen
Mit erweiterten Planungsfunktionen können Sie den Schlüsselzugriff nicht nur nach Person, sondern auch nach Zeitfenster und nach vordefinierten Gruppen gewähren.
Einfache Verlaufsaudits
Suchen Sie nach einem möglichen Sicherheitsleck? Dieses System stellt sicher, dass jede einzelne Interaktion in Ihrem System erfasst wird, mit einer vollständigen, automatisch aktualisierten Liste aller Ein- und Ausgaben auf Schlüssel-, Benutzer- und SmartBox-Ebene.
Hochgradig modular
Die SmartBox ist in verschiedenen Varianten erhältlich und selbst an verschiedenen Standorten hochgradig skalierbar. Beginnen Sie mit einer bescheidenen 7-Schließfach-Konfiguration und erweitern Sie diese auf Hunderte, wenn Ihr Unternehmen wächst.
API- und App-Integrationen
Wenn Sie bereits Ihre eigene proprietäre Software verwenden, bietet Keycafe eine robuste Sammlung von Entwicklerressourcen, um sicherzustellen, dass ihre Schlüsselverwaltungslösung in das digitale Ökosystem Ihres Unternehmens passt.
Mehrere Zugriffsoptionen
Im Gegensatz zu vielen anderen Schließfachsystemen beschränkt Keycafe Sie nicht auf eine einzige Zugriffsmethode. Sie können Kunden und Mitarbeiter über einen Pincode per Touchscreen-Eingabe, Zwei-Faktor-Authentifizierungstools, eine Smartphone-App, physische Schlüsselanhänger und sogar Benutzerausweise autorisieren.
Solide Verarbeitungsqualität
Die SmartBox wird aus kaltgewalztem Stahl und A383-legiertem Aluminium gefertigt, das üblicherweise in der Automobil- und Luftfahrtindustrie verwendet wird – was das Gerät wesentlich manipulationssicherer macht.
Fazit
Keine zwei Organisationen haben die gleichen Sicherheitsanforderungen – oft werden Sie feststellen, dass die Schlüsselautorisierung selbst an verschiedenen Standorten in derselben Gegend erheblich variieren kann. Den Überblick über Schlüssel in einem normalen Haushalt zu behalten, ist schon schwierig genug – wie steht es dann um einen ganzen Arbeitsplatz?
Glücklicherweise tragen die hervorragenden Technologien, die wir heute besprochen haben, dazu bei, die Schlüsselverwaltung zum Kinderspiel zu machen. Wenn Keycafes innovative Lösung Sie interessiert, kontaktieren Sie noch heute das Vertriebsteam, um Ihre Schlüssel in perfekter Ordnung zu halten.
