Kindergarten Sumire steigert die Verantwortlichkeit durch die Integration von Keycafe-Benachrichtigungen in Slack

Betrieben von der Sozialhilfegesellschaft Nagatanagasaki, ist der Kindergarten Sumire eine Vorschul- und Hortbetreuung, die sich auf die emotionale Entwicklung von Kindern im Alter von 0-5 Jahren konzentriert. Das Unternehmen versteht sich als zweites Zuhause für Kleinkinder und bietet Unterricht in Englisch (Sprechen/Hören), Ernährungslehre durch Kochkurse, Eisar-Unterricht (traditioneller Tanz der Okinawa-Inseln) sowie Kunstlehrpläne an. Der Kindergarten Sumire stellt berufstätige Eltern an erste Stelle und ist stets bestrebt, den Eltern Vorteile zu verschaffen, während er den Kindern Bildungsdienstleistungen anbietet.

Im Kindergarten liegt der operative Fokus auf der Verbesserung von Effizienz und Sicherheit durch Informations- und Kommunikationstechnologie. Um dies zu erreichen, wird jedem Mitarbeiter ein iPad zur Erledigung verschiedener Aufgaben zur Verfügung gestellt. Keycafe wurde ursprünglich eingeführt, um den Schlüsselaustausch zwischen Lehrern im Früh- und Spätdienst zu erleichtern und um die Verantwortlichkeit für die Verwendung von Schlüsseln für sensible Bereiche und Fahrzeuge zu gewährleisten.

Schlüssel für Eingangstüren, Sicherheitsschlösser, Fahrzeuge und ein Lager werden alle in der SmartBox des Kindergartens Sumire aufbewahrt. Alle Mitarbeiter sind mit ihrem eigenen Keycafe-Konto registriert, und der Zugriff auf Schlüsselgruppen wird entsprechend der Dienstzugehörigkeit und den Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter festgelegt. Zum Beispiel haben nur Fahrer und andere Mitarbeiter, die regelmäßig fahren müssen, die Berechtigung für Fahrzeugschlüssel, wodurch unbefugter Zugriff auf Schulbusse und andere Fahrzeuge verhindert wird. Auf die gleiche Weise sind Schlüssel zu sensiblen Bereichen des Campus nur für autorisiertes Personal mit der erforderlichen Freigabe zugänglich.

Mitarbeiter nutzen die Keycafe-App auf ihren iPads, um Schlüsselentnahmen und -rückgaben an der SmartBox zu veranlassen und um den Live-Status jedes Schlüssels zu überprüfen. Dies ermöglicht es ihnen zu sehen, ob ein Schlüssel verfügbar oder in Gebrauch ist, bevor sie versuchen, einen Schlüssel abzuholen. Keycafe bietet auch Protokolle an, die zeigen, wer einen Schlüssel zuletzt wann verwendet hat, sodass verlegte Schlüssel immer aufgespürt werden können.

Vor der Implementierung von Keycafe zentralisierte der Kindergarten Sumire Benachrichtigungen aus verschiedenen Softwares in Slack, daher nutzten sie natürlich die einfache API von Keycafe, um Schlüsselverwaltungsbenachrichtigungen auf dieselbe Weise zu integrieren. Dies ermöglichte es dem gesamten Team, immer die neuesten Informationen über den Standort oder Status jedes Schlüssels zu haben.

Seit der Implementierung von Keycafe hat der Kindergarten Sumire erhebliche Verbesserungen in der Effizienz der Schlüsselverwaltung erfahren. Mit der Keycafe SmartBox und der App auf ihren iPads können Mitarbeiter schnell auf die benötigten Schlüssel zugreifen, wodurch keine Zeit mehr mit der Suche nach verlegten Schlüsseln verschwendet wird. Das transparente Verwaltungssystem mit Echtzeit-Tracking und Benutzerprotokollen hat eine Kultur der Verantwortlichkeit unter den Mitarbeitern geschaffen, was zu weniger verlorenen oder verlegten Schlüsseln und einer erhöhten betrieblichen Gesamteffizienz geführt hat. Der Zugang zu sensiblen Bereichen der Schule und Fahrzeugen ist nun streng auf autorisiertes Personal beschränkt, wodurch Risiken im Zusammenhang mit unbefugter Nutzung reduziert werden.

Die Integration der Keycafe API mit der Slack-Kommunikationsplattform der Schule hat eine nahtlose Koordination im Team ermöglicht. Jede Schlüsselbewegung wird sofort dem gesamten Team mitgeteilt, was die Verantwortlichkeit jedes Mitglieds weiter erhöht. Dieses System ermöglicht auch eine schnelle Reaktion in Notfällen oder bei ungewöhnlicher Schlüsselaktivität, was zur allgemeinen Sicherheit und zum effizienten Betrieb des Kindergartens beiträgt. Mit Keycafe hat der Kindergarten Sumire sein Ziel erreicht, Technologie zur Steigerung von Effizienz und Sicherheit im Betrieb zu nutzen, was sowohl Mitarbeitern als auch Eltern mehr Sicherheit bietet.

„Neben der täglichen Schlüsselübergabe und -rückgabe wurde auch die Erstellung und Beendigung des Schlüsselzugangs beim Ausscheiden oder Eintritt von Mitarbeitern wesentlich reibungsloser. Das war ein unerwarteter Bonus“, sagte Herr Momoo, Geschäftsführer des Kindergartens.