Wie Assia UNA die Fahrzeugschlüsselverwaltung an 4 Standorten absicherte und strukturierte

Mit der Erweiterung ihrer häuslichen Pflegedienste durch Assia UNA wurde die Verwaltung des Zugangs zu ihrer Fahrzeugflotte immer komplexer. Mit bis zu 100 Fahrzeugen, die auf vier separate Servicestandorte verteilt waren, waren Koordination und Überwachung für den täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung.

Zuvor gab es kein strukturiertes Schlüsselverwaltungssystem. Fahrzeugschlüssel waren frei zugänglich, ohne Nachverfolgung oder Rechenschaftspflicht. Obwohl auf kleinerer Ebene handhabbar, wurde dieser Ansatz schnell unhaltbar, als die Organisation auf über 500 Mitarbeiter anwuchs.

Jeden Morgen mussten Pflegekräfte und Krankenschwestern Fahrzeugschlüssel abholen, bevor sie ihre Runden antraten. Einige Fahrzeuge wurden je nach Terminplan mehrere aufeinanderfolgende Tage genutzt. Ohne Echtzeit-Transparenz hatten Manager keine klare Möglichkeit zu wissen, wer welches Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt hatte.

Dieser Mangel an Kontrolle führte sowohl zu betrieblichen Ineffizienzen als auch zu Sicherheitsbedenken, insbesondere bei Zeitarbeitskräften, Vertretungen und kurzfristig Beschäftigten, die Zugang benötigten. Die Schlüsselverwaltung über vier unabhängige Standorte hinweg vergrößerte die logistische Herausforderung zusätzlich.

Assia UNA benötigte ein sicheres, strukturiertes und benutzerfreundliches System, das Transparenz und Konsistenz in die Fahrzeugverwaltung über alle Standorte hinweg bringen konnte.

Nach einer umfassenden Marktanalyse von Anbietern von Schlüsselverwaltungssystemen entschied sich Assia UNA für Keycafe aufgrund der ausgewogenen Kombination aus Einfachheit, Funktionalität und Kosteneffizienz. SmartBoxes wurden in allen vier Service-Niederlassungen installiert, wodurch die Schlüsselverwaltung im gesamten Unternehmen standardisiert wurde. Jeder Fahrzeugschlüssel wird sicher in einer SmartBox aufbewahrt und ist nach Service-Niederlassung und Abteilung organisiert, was gewährleistet, dass Mitarbeiter nur auf Fahrzeuge zugreifen, die ihrem Team zugewiesen sind.

Zugriffsberechtigungen werden direkt über die Plattform verwaltet. Administratoren weisen Benutzerrechte basierend auf Rolle und Abteilung zu, mit der Möglichkeit, Zugriffe mit wenigen Klicks zu erteilen, zu ändern oder zu entziehen: Eine unerlässliche Funktion für Zeitarbeitskräfte und Vertretungspersonal. Jede Pflegekraft oder Betreuerin erhält einen persönlichen Zugangscode; bei Ankunft geben sie ihren Code an der SmartBox ein, sehen die Fahrzeuge, für deren Nutzung sie autorisiert sind, und das entsprechende Fach öffnet sich innerhalb von Sekunden automatisch, ohne Aufsicht durch Vorgesetzte.

Bleibt ein Fahrzeug über mehrere Tage zugewiesen, verfolgt das System die Zuteilung weiterhin in Echtzeit. Manager können sofort sehen, wer welches Fahrzeug hat, wann es entnommen wurde und ob es zurückgegeben wurde. Diese strukturierte Einrichtung kombiniert Personalautonomie mit zentralisierter Aufsicht und bietet eine skalierbare, sichere und benutzerfreundliche Lösung, die den täglichen Betrieb unterstützt und zukünftiges Wachstum ermöglicht.

Die Implementierung von Keycafe brachte sofortige Struktur und Kontrolle in die Fuhrparkverwaltung von Assia UNA. Was einst ein offenes Zugangssystem war, ist nun an allen vier Standorten vollständig organisiert, sicher und nachvollziehbar. Mitarbeiter haben nur Zugang zu den spezifischen Fahrzeugen, zu deren Nutzung sie berechtigt sind, wodurch Risiken durch unkontrollierten Schlüsselzugang entfallen.

Die Organisation profitiert nun von Echtzeit-Fuhrparktransparenz, was es Managern ermöglicht, sofort zu sehen, wer welches Fahrzeug hat, einschließlich mehrtägiger Belegungen. Diese Transparenz hat die Koordination verbessert und die Unsicherheit im täglichen Betrieb verringert.

Die morgendliche Schlüsselverteilung ist schneller und effizienter, was administrative Zeit spart und es dem Personal ermöglicht, sich auf die Erbringung von Pflegeleistungen zu konzentrieren. Mit über 500 Mitarbeitern, einschließlich temporärer und Ersatzkräfte, hat ein kontrollierter und nachvollziehbarer Zugang die Sicherheit und Verantwortlichkeit erheblich gestärkt.

Insgesamt bietet die Lösung ein skalierbares und zuverlässiges System, das das Wachstum von Assia UNA unterstützt und gleichzeitig die betriebliche Effizienz und Professionalität stärkt.