Comment SEGAM a sécurisé les opérations ambulancières 24h/24 et 7j/7 grâce à une traçabilité complète des clés

Avant d'adopter Keycafe, SEGAM ne disposait pas d'un système structuré de gestion des clés. Chacune de leurs sept entités distinctes utilisait des boîtes aux lettres à combinaison pour ranger les clés de leurs ambulances respectives. « Le problème était que nous avions d'énormes problèmes de traçabilité », explique Quentin Roos, Directeur des Opérations.

Les équipes d'ambulanciers terminant leurs quarts de travail tardifs ou leurs opérations de nuit oubliaient parfois de rendre les clés ou les plaçaient dans le mauvais casier. À 5h30 du matin, lorsque les équipes du matin arrivaient pour commencer les transports de dialyse et de radiothérapie, les clés manquaient souvent ou étaient mal placées. Cela entraînait des retards, de la confusion et du stress opérationnel au moment le plus critique de la journée.

La traçabilité était inexistante. La direction n'avait aucun moyen fiable de savoir qui avait pris ou rendu une clé. On perdait du temps à chercher, à appeler le personnel ou à tenter de localiser les véhicules. SEGAM nécessitait une solution sécurisée, traçable et fiable, capable de prendre en charge des opérations continues.

Pour centraliser et sécuriser la gestion du parc de véhicules, le groupe a déployé des systèmes Keycafe SmartBox dans ses sept sites d'ambulances. Au début de chaque quart de travail, les ambulanciers saisissent un code d'accès personnel unique sur la SmartBox et sélectionnent la clé de leur véhicule attitré via l'écran tactile. Le compartiment contenant la clé s'ouvre alors automatiquement, et la transaction est enregistrée instantanément.

L'équipe des opérations gère le parc de véhicules à distance via l'application mobile, ce qui lui permet de surveiller les ambulances des équipes de jour comme de nuit. En cas de problème, les gestionnaires peuvent utiliser l'application pour déverrouiller instantanément des compartiments ou consulter l'historique d'accès des quarts précédents, garantissant qu'aucun véhicule n'est immobilisé en raison d'une clé égarée ou oubliée.

Pour garantir une disponibilité 24h/24 et 7j/7 pour les transports médicaux d'urgence, le système comprend une batterie de secours qui maintient son fonctionnement pendant les pannes de courant. Cette fiabilité matérielle est assurée par l'équipe de support technique réactive de Keycafe, qui fournit une assistance immédiate pour résoudre tout risque opérationnel.

Le passage à un système automatisé a apporté une stabilité opérationnelle immédiate aux services d'ambulance 24h/24 et 7j/7 de SEGAM. Les clés perdues ne sont plus un problème. Les retards matinaux causés par des clés égarées ont été éliminés. Les ambulances partent à l'heure, garantissant que les patients reçoivent leurs traitements prévus sans interruption.

L'organisation a également constaté un retour sur investissement clair. Auparavant, SEGAM devait régulièrement acheter des clés de remplacement lorsqu'elles étaient perdues. Plus important encore, lorsqu'une ambulance ne pouvait pas quitter le parking, les équipes restaient inactives pendant plus de 30 minutes, entraînant une perte de revenus.

Aujourd'hui, les opérations se déroulent sans heurts, avec une visibilité et un contrôle complets. La direction peut rapidement identifier et contacter l'employé responsable si une clé est manquante, évitant ainsi que les petits problèmes ne s'aggravent.