Comment Assia UNA a sécurisé et structuré la gestion des clés de véhicules sur 4 sites

Alors qu'Assia UNA développait ses services de soins à domicile, la gestion de l'accès à sa flotte de véhicules devenait de plus en plus complexe. Avec jusqu'à 100 véhicules répartis sur quatre agences distinctes, la coordination et la supervision étaient cruciales pour les opérations quotidiennes.

Auparavant, il n'existait pas de système structuré de gestion des clés. Les clés de véhicules étaient librement accessibles, sans suivi ni responsabilisation. Bien que gérable à une échelle plus réduite, cette approche est rapidement devenue intenable à mesure que l'organisation s'est développée au-delà de 500 employés.

Chaque matin, les aides-soignants et les infirmiers devaient récupérer les clés des véhicules avant de partir pour leurs tournées. Certains véhicules étaient conservés pendant plusieurs jours consécutifs selon les plannings. Sans visibilité en temps réel, les responsables n'avaient aucun moyen clair de savoir qui avait quel véhicule à un moment donné.

Ce manque de contrôle générait à la fois des inefficacités opérationnelles et des préoccupations en matière de sécurité, en particulier avec les travailleurs temporaires, les remplaçants et le personnel à court terme qui nécessitaient un accès. La gestion des clés sur quatre sites indépendants accroissait encore le défi logistique.

Assia UNA avait besoin d'un système sécurisé, structuré et facile à utiliser, capable d'apporter de la visibilité et de la cohérence à la gestion des véhicules sur l'ensemble de ses sites.

Après avoir mené une étude de marché complète des fournisseurs de systèmes de gestion de clés, Assia UNA a choisi Keycafe pour son juste équilibre entre simplicité, fonctionnalité et rentabilité. Des SmartBoxes ont été déployées dans l'ensemble de ses quatre agences de service, uniformisant ainsi la gestion des clés au sein de toute l'organisation. Chaque clé de véhicule est stockée en toute sécurité dans une SmartBox et organisée par agence de service et par département, garantissant que les employés n'accèdent qu'aux véhicules attribués à leur équipe.

Les autorisations d'accès sont gérées directement via la plateforme. Les administrateurs attribuent les droits d'utilisateur en fonction du rôle et du département, avec la possibilité d'accorder, de modifier ou de révoquer l'accès en quelques clics seulement : une fonctionnalité essentielle pour les travailleurs temporaires et le personnel de remplacement. Chaque infirmière ou aide-soignant(e) reçoit un code d'accès personnel ; à leur arrivée, ils saisissent leur code sur la SmartBox, visualisent les véhicules qu'ils sont autorisés à utiliser, et le casier correspondant s'ouvre automatiquement en quelques secondes, sans supervision managériale.

Si un véhicule reste attribué pendant plusieurs jours, le système continue de suivre l'allocation en temps réel. Les gestionnaires peuvent instantanément voir qui dispose de quel véhicule, quand il a été pris et s'il a été restitué. Cette configuration structurée combine l'autonomie du personnel et une supervision centralisée, offrant une solution évolutive, sécurisée et conviviale qui soutient les opérations quotidiennes tout en s'adaptant à la croissance future.

La mise en œuvre de Keycafe a immédiatement apporté structure et contrôle aux opérations de véhicules d'Assia UNA. Ce qui était autrefois un système d'accès libre est désormais entièrement organisé, sécurisé et traçable sur l'ensemble des quatre sites. Le personnel n'a accès qu'aux véhicules spécifiques qu'il est autorisé à utiliser, éliminant ainsi les risques d'accès illimité aux clés.

L'organisation bénéficie désormais d'une visibilité en temps réel de sa flotte, permettant aux responsables de voir instantanément qui dispose de quel véhicule, y compris les attributions sur plusieurs jours. Cette transparence a amélioré la coordination et réduit l'incertitude opérationnelle quotidienne.

La distribution matinale des clés est plus rapide et plus rationalisée, ce qui permet d'économiser du temps administratif et de libérer le personnel pour qu'il puisse se concentrer sur la prestation de soins. Avec plus de 500 employés, y compris le personnel temporaire et de remplacement, un accès contrôlé et traçable a considérablement renforcé la sécurité et la responsabilisation.

Dans l'ensemble, la solution offre un système évolutif et fiable qui soutient la croissance d'Assia UNA tout en renforçant l'efficacité opérationnelle et le professionnalisme.