Concord Hospitality troque les feuilles de calcul et les clés perdues contre le suivi automatisé de Keycafe.

En tant que l'une des plus grandes sociétés de gestion hôtelière du pays, Concord Hospitality connaissait parfaitement les lacunes des méthodes traditionnelles de gestion des clés pour le personnel. Leurs établissements s'appuyaient sur des systèmes fastidieux tels que des feuilles de calcul, des registres papier et de grands boîtiers à clés non sécurisés. Ces processus entraînaient des inefficacités, notamment l'incapacité de suivre les autorisations et des difficultés à responsabiliser le personnel en cas de clés perdues. Sans un système fiable, la sécurité était toujours une préoccupation dans l'esprit de la direction. Des clés maîtresses égarées ou perdues pouvaient compromettre la sécurité des clients et l'intégrité de la propriété, tandis que l'absence de suivi en temps réel entravait la transparence opérationnelle. L'entreprise avait besoin d'une solution évolutive pour gérer le volume élevé de clés dans l'ensemble de ses vastes établissements.

Concord Hospitality a intégré le système de gestion de clés Keycafe lors de l'ouverture d'un nouveau complexe hôtelier double dans le Michigan - l'AC Hotel by Marriott et le Hyatt House Lansing - assurant dès le départ un contrôle des clés à la fois simple et puissant. Les employés se sont rapidement adaptés au système, qui a requis une formation minimale — quelques minutes seulement pour attribuer des codes PIN et démontrer le fonctionnement de l'écran tactile. Au début de leur service, les employés pointent, puis se dirigent immédiatement vers le SmartBox et saisissent leur code PIN pour récupérer les clés qui leur sont attribuées pour la journée. À la fin de leur service, les clés sont remises de la même manière. Les managers utilisent l'application Keycafe pour surveiller l'utilisation de toutes les clés en temps réel et modifier les autorisations d'accès si nécessaire. Cette transformation numérique a amélioré la responsabilisation, la sécurité et l'efficacité des flux de travail.

Depuis l'adoption de Keycafe, Concord Hospitality a réalisé des améliorations significatives en matière de sécurité et d'efficacité opérationnelle dans plus de 20 de leurs établissements hôteliers. Le suivi des clés est désormais automatisé, permettant aux responsables d'auditer l'utilisation et de résoudre les discrépances immédiatement et de manière proactive. Le système a permis d'économiser un nombre considérable d'heures de travail en éliminant les processus manuels d'enregistrement et de suivi.

Les clés maîtresses, qui donnent accès aux zones critiques, sont désormais stockées dans la SmartBox et sont comptabilisées, réduisant ainsi la probabilité d'accès non autorisé. Les responsables apprécient la tranquillité d'esprit qu'apportent les notifications en temps réel et le contrôle à distance du système.

Pour Kevin Krause, ingénieur en chef, Keycafe est devenu un outil essentiel dans sa routine quotidienne : « Savoir où sont les clés et quand elles sont récupérées, pour moi, c'est le plus grand avantage. Si vous utilisez un système différent de Keycafe, vous passez à côté de quelque chose. »