Le groupe Heiwa modernise l'enregistrement hôtelier avec le système de gestion de clés de Keycafe

Alors que la société de gestion de locations saisonnières Heiwa Group passait des locations Airbnb à l'industrie hôtelière, elle a été confrontée à une nouvelle réalité opérationnelle. À l'Hôtel de la Poste à Sierre, tous les accès clients devaient être centralisés en un seul endroit, contrairement à leur portefeuille d'appartements auparavant dispersé à travers la Suisse romande.

Traditionnellement, les clés des chambres d'hôtel étaient remises en personne à la réception. Bien que cette approche fonctionnait pendant des heures limitées, elle est rapidement devenue restrictive pour ce petit hôtel de 15 chambres. Les clients souhaitaient souvent arriver plus tôt ou plus tard que les heures d'ouverture de la réception, et maintenir une réception ouverte 24h/24 et 7j/7 n'était pas financièrement viable.

L'objectif de Heiwa n'était pas d'éliminer l'interaction humaine, mais de la compléter. Ils voulaient offrir aux clients plus de flexibilité tout en s'assurant que l'hôtel puisse continuer à fonctionner sans heurts, même lorsque le personnel n'était pas disponible, et sans compromettre la sécurité ou le professionnalisme.

Le groupe Heiwa recherchait un système de gestion des clés automatisé mais fiable et a choisi Keycafe. Ils ont envisagé des alternatives telles que l'installation de serrures intelligentes sur chaque porte, mais les ont rapidement écartées en raison des coûts d'installation élevés, des exigences d'infrastructure complexes et de la flexibilité limitée pour différents types de propriétés.

Keycafe s'est distingué par sa conception de consigne à clés électronique centralisée, son faible coût d'infrastructure et sa facilité de mise en œuvre. Au lieu de remplacer chaque serrure, Heiwa a pu numériser l'accès à l'aide d'un système unique et sécurisé, situé sur place dans le hall de l'hôtel.

Aujourd'hui, Keycafe joue un rôle central dans le flux de travail d'enregistrement de l'hôtel. Les clients peuvent soit s'enregistrer traditionnellement à la réception, soit opter pour une expérience entièrement en libre-service. Des messages automatisés envoyés via l'intégration Keycafe et Hostaway fournissent aux clients les instructions d'accès aux portes et un code Keycafe unique qui n'est actif qu'entre les heures d'enregistrement et de départ de Hostaway, leur permettant de récupérer la clé de leur chambre à tout moment, de jour comme de nuit.

Dès les premières semaines d'utilisation de Keycafe, le Groupe Heiwa a constaté des améliorations opérationnelles claires. Les interruptions liées au check-in ont diminué considérablement, et les hôtes ont réagi positivement à la simplicité et à l'autonomie du système.

Les heures d'ouverture de la réception ont été réduites sans limiter l'accès des hôtes, libérant ainsi le personnel des interventions nocturnes ou de dernière minute inutiles. Même en cas d'indisponibilité du personnel pour cause de maladie ou de lacunes de planning, les hôtes peuvent toujours accéder facilement à leurs chambres.

Au-delà de l'efficacité, Keycafe a contribué à moderniser l'image de l'hôtel. En adoptant la digitalisation tout en préservant un service en personne optionnel, Heiwa a réussi à faire entrer un hôtel suisse traditionnel dans le 21e siècle sans sacrifier l'hospitalité.