Hôtel les PieuxHôtel les Pieux adopte le système Keycafe pour la gestion de ses clés de chambre
“Keycafe s'intègre très facilement dans notre routine quotidienne. Chaque matin, nous attribuons simplement les cartes-clés des chambres pour la journée, et le processus se déroule ensuite sans problème.”
Thomas Cadot
Hôtelier
À propos de l'Hôtel les Pieux
L'Hôtel les Pieux est un hôtel de 28 chambres situé sur la presqu'île du Cotentin, en Normandie. Axé sur l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients, l'hôtel recherche constamment des solutions qui simplifient les processus tout en maintenant un niveau de service élevé.
Luciano Picardo est Coordinateur Marketing chez Keycafe, avec deux ans d'expérience centrés sur l'industrie hôtelière. Il se spécialise dans la manière dont les hôtels utilisent la gestion des clés pour optimiser les flux de travail de la réception, de l'entretien ménager et de l'accès des clients.
Défi
Situé dans la péninsule du Cotentin en Normandie, l'Hôtel les Pieux est un établissement de 28 chambres qui accueille un flux constant de voyageurs tout au long de l'année. Pour garantir une expérience client fluide, une gestion efficace des cartes-clés de chambre est essentielle aux opérations quotidiennes.
Avant la mise en œuvre de Keycafe, les cartes-clés de chambre étaient laissées sur le comptoir de la réception, les clients devant les récupérer à l'aide d'un système de liste de contrôle. Bien que simple, cette approche entraînait des risques opérationnels.
Les clients pouvaient prendre par erreur la mauvaise carte-clé de chambre, ce qui entraînait confusion, retards et travail correctif supplémentaire pour le personnel. Les équipes de réception devaient surveiller attentivement les retraits afin de prévenir les erreurs, ce qui augmentait la charge opérationnelle pendant les périodes de pointe.
L'hôtel avait besoin d'une solution qui réduirait les erreurs, maintiendrait la sécurité et simplifierait la distribution quotidienne des cartes-clés de chambre — sans remplacer le matériel de porte existant.
Points douloureux
- Erreurs des invités — Les clients risquaient de prendre la mauvaise carte-clé de chambre sur le comptoir.
- Manque de contrôle — Un suivi manuel était nécessaire afin de garantir la bonne récupération des cartes d'accès.
- Friction opérationnelle — Le personnel consacrait du temps à superviser un processus qui aurait dû être fluide.
- Flexibilité de secours limitée — La fourniture de cartes d'accès de remplacement lorsque les hôtes les perdaient nécessitait une intervention supplémentaire.
Solution
L'Hôtel les Pieux a mis en place le système SmartBox de Keycafe pour centraliser et automatiser la distribution des cartes d'accès aux chambres.
Chaque matin, l'équipe de réception utilise l'application Keycafe — via un ordinateur ou un appareil mobile — pour attribuer les cartes d'accès aux chambres aux réservations du jour, ce qui déclenche automatiquement l'envoi d'un e-mail ou d'un SMS au client avec les instructions d'accès. Les clients peuvent ensuite utiliser leur code PIN unique pour récupérer leur clé à la Keycafe SmartBox dès leur arrivée à l'hôtel. De même, lorsque les clients sont prêts à partir, ils peuvent restituer leurs clés à la SmartBox en quelques secondes. Le personnel surveille à distance les arrivées et les départs en temps réel, car il reçoit des notifications à chaque fois qu'une clé est retirée ou déposée.
Le système s'intègre harmonieusement aux opérations quotidiennes et ne nécessite qu'une supervision manuelle minimale. De plus, le personnel peut instantanément délivrer une carte d'accès de remplacement pour la chambre si un client perd l'originale — améliorant ainsi la flexibilité sans ajouter de complexité.
En automatisant la distribution des cartes d'accès tout en maintenant une visibilité complète sur les accès, Keycafe a transformé un processus manuel et sujet aux erreurs en un flux de travail sécurisé et contrôlé.
Implémentation à l'Hôtel les Pieux
- Intégration Opérationnelle Quotidienne — La réception attribue et envoie les codes d'accès chaque matin via mobile ou ordinateur de bureau.
- Attribution automatisée de cartes-clés de chambre — Les clients récupèrent uniquement la carte-clé associée à leur réservation de la SmartBox.
- Fonctionnalité de carte-clé de secours — Des cartes-clés de remplacement peuvent être émises rapidement si nécessaire.
“Grâce à Keycafe, nous avons considérablement réduit les erreurs. Les clients récupèrent la bonne carte-clé attribuée à leur réservation, et nous pouvons également fournir une carte de secours si nécessaire.”
Résultats
Avec Keycafe, l'Hôtel les Pieux a éliminé les erreurs de distribution des cartes-clés de chambre et a réduit le besoin de supervision manuelle à la réception. Les clients bénéficient désormais d'un processus d'enregistrement plus fiable et sécurisé, même en dehors des heures d'ouverture, tandis que le personnel bénéficie d'opérations optimisées et de moins de tâches correctives.
L'installation de la SmartBox de Keycafe a amélioré l'efficacité quotidienne, a renforcé le contrôle d'accès et a garanti que la gestion des cartes-clés de chambre ne posait plus de risques opérationnels.
Le Résultat
- Efficacité opérationnelle améliorée — Nécessité réduite de surveillance manuelle à la réception lors des arrivées.
- Contrôle accru et visibilité — Le personnel assure le suivi de la distribution des cartes d'accès où qu'il se trouve, grâce aux notifications en temps réel dans l'application Keycafe.
- Élimination des erreurs des invités — Les cartes-clés des chambres sont correctement attribuées et accessibles en toute sécurité, sans aucune marge d'erreur.
- Expérience client optimisée — Un processus d'arrivée plus fluide et plus fiable.
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