Motel ImpérialMotel Impérial optimise l'enregistrement avec Keycafe et Mews
“Keycafe nous permet de continuer à louer des chambres en toute sécurité, même lorsque notre réception est fermée, surtout pendant la basse saison.”
Nadia Minassian
Copropriétaire
À propos de Motel Impérial
Le Motel Impérial est un établissement hôtelier situé le long de la Côte de Gaspé au Québec, une destination touristique saisonnière très prisée, connue pour ses sites emblématiques tels que le Rocher Percé.
Luciano est Coordinateur Marketing chez Keycafe, où il se spécialise dans la création de contenu pertinent adapté à l'industrie hôtelière.
Défi
Situé sur la Côte de Gaspé, le Motel Impérial opère sur un marché touristique fortement saisonnier. Alors que l'établissement devait offrir une expérience d'enregistrement fluide et fiable toute l'année, son emplacement dépendait entièrement de clés physiques plutôt que de serrures numériques.
Comme l'explique la copropriétaire Nadia Minassian, la gestion sécurisée de ces clés physiques tout en maintenant une flexibilité pour les clients devenait particulièrement difficile en dehors de la haute saison touristique. Maintenir une réception entièrement dotée en personnel toute l'année n'était pas toujours viable, et la fermer signifiait limiter les réservations.
Parallèlement, les propriétaires souhaitaient une solution leur permettant de gérer les clés physiques aujourd'hui tout en laissant la porte ouverte à un futur accès numérique, sans avoir à remplacer leur système de gestion des clés plus tard.
Points douloureux
- Flexibilité Limitée — Les fermetures de la réception limitaient la possibilité de louer des chambres en basse saison.
- Fini le système de suivi des clés — Les clés physiques requièrent un suivi sécurisé pour l'accès du personnel et des invités.
- Charge opérationnelle — Les processus manuels accroissent la dépendance à l'égard de la disponibilité du personnel.
- Évolutivité future — Un système de gestion des clés obsolète rendrait difficile et onéreux de passer ultérieurement à des serrures numériques et des cartes d'accès.
Solution
Le Motel Impérial a mis en œuvre le système SmartBox de Keycafe et a tiré parti de l'intégration Mews pour centraliser la gestion des clés et automatiser le processus d'enregistrement.
Grâce à cette intégration, les réservations confirmées dans Mews déclenchent automatiquement la création d'un accès clé dans Keycafe. Le code d'accès unique pour la réservation est ensuite envoyé au client, accompagné des détails de sa réservation. Cela permet aux clients de recevoir des instructions claires et de récupérer leurs clés en toute sécurité sans l'aide de la réception, tout en garantissant que l'accès est limité aux dates de séjour appropriées.
Keycafe permet à l'équipe de gérer les clés physiques en toute sécurité tout en offrant aux clients une option d'enregistrement automatisé. Pour le personnel, le système offre une visibilité en temps réel sur l'utilisation des clés et une responsabilisation claire. Pour les clients, il offre une expérience simple et intuitive, que la réception soit ouverte ou fermée.
Implémentation du Motel Impérial
- Enregistrement automatisé des invités — Les invités utilisent un code pour récupérer les clés en toute sécurité, sans l'aide de la réception.
- Suivi des clés du personnel — L'accès des employés aux clés est enregistré et surveillé en temps réel.
- Intégration Mews — Connectivité sans faille entre les réservations et l'accès aux clés.
“L'intégration entre Keycafe et Mews est très fluide et facile à gérer.”
Résultats
Avec Keycafe, le Motel Impérial a gagné en flexibilité pour fonctionner au-delà des mois de forte affluence touristique tout en maintenant la sécurité et le contrôle. Les enregistrements automatisés ont réduit le besoin de personnel de réception constant, et les clients comme les employés se sont rapidement adaptés au système. « Nos clients sont toujours très satisfaits lorsqu'ils passent par le processus avec Keycafe », a déclaré Nadia.
La solution a rationalisé les opérations quotidiennes, amélioré le parcours client, et a permis à l'établissement d'adapter ses opérations de manière plus durable tout au long de l'année.
L'intégration entre Keycafe et Mews est très fluide et facile à gérer.
Nadia Minassian, Copropriétaire
Le Résultat
- Saison touristique prolongée — Possibilité de maintenir la location de chambres en période de faible demande.
- Système fiable — Visibilité complète sur l'utilisation des clés par le personnel et les invités.
- Efficacité Opérationnelle — Optimisation des effectifs sans sacrifier la qualité du service.
- Satisfaction client — Expérience d'enregistrement simple et intuitive, systématiquement bien accueillie.
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