LUXE TECH VILLA ASHITOKUKeycafe permet un enregistrement autonome fiable à LUXE TECH VILLA ASHITOKU.
Hôtels
Amami Oshima, Japon
663 (&Do Holdings)
“Keycafe s'est avéré incroyablement fiable, fonctionnant toujours sans accroc, et même équipé d'une alimentation de secours en cas de panne. De plus, il est si intuitif que les invités peuvent l'utiliser sans hésitation.”
Takumi Ikeda
Équipe de direction
À propos de LUXE TECH VILLA ASHITOKU
Opérée par &Do Holdings et ouverte en 2023 sur l'île d'Amami Oshima, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO, LUXE TECH VILLA ASHITOKU offre à ses hôtes un mélange unique de technologie de pointe et de nature.
Gideon Leung est Responsable Marketing chez Keycafe, il dirige le marketing mondial et agit en tant qu'expert produit de l'entreprise. Il rédige la documentation technique, les annonces de fonctionnalités, les mises à jour de produits et les guides pratiques qui aident les clients du monde entier à tirer le meilleur parti de la plateforme.
Défi
Les chambres de style villa de LUXE TECH VILLA ASHITOKU sont conçues pour une intimité optimale, permettant aux clients d'entrer directement de l'extérieur. Au départ, chaque porte était équipée d'une serrure à pavé numérique, mais des dysfonctionnements répétés — boutons qui ne répondaient plus et erreurs inattendues — sont devenus un problème sérieux. Le climat chaud et humide de l'île, particulièrement rude pour l'électronique, a été identifié comme la cause du problème. Cela a entraîné de la condensation et des pannes fréquentes de la serrure électronique.
Lorsqu'un nouveau bâtiment avec un hall commun a ouvert à l'été 2024, l'équipe a décidé qu'il était temps de passer à un système de gestion des clés plus fiable. Ils sont passés à des serrures et clés traditionnelles pour éviter le risque de défaillance des serrures électroniques, et ont recherché une solution de casiers intérieurs qui pourrait fonctionner avec leur système d'auto-enregistrement. L'intégration avec leur plateforme de réservation, HotelSmart, était également cruciale pour garantir une expérience client entièrement automatisée et fluide.
Points douloureux
- Panne fréquente de serrure électronique — Les serrures tactiles des chambres dysfonctionnaient souvent en raison de la chaleur et de l'humidité, empêchant les clients d'accéder à leurs chambres.
- Frustration de l'invité — Avec un système de self-check-in annoncé, le personnel devait souvent intervenir lorsque les serrures tombaient en panne, entraînant des retards de check-in et alourdissant la charge de travail du personnel.
- Intégration de système de réservation — Une solution fiable, qui se synchronisait automatiquement avec le système de réservation existant, était nécessaire.
Solution
Pour répondre à leurs besoins, LUXE TECH VILLA ASHITOKU a adopté le système de gestion des clés SmartBox de Keycafe, en utilisant l'intégration avec HotelSmart. Cette configuration permet aux clients de gérer eux-mêmes l'ensemble de leur séjour, de la réservation et de l'enregistrement à la récupération et au retour des clés, et enfin, au départ.
Les clients s'enregistrent sur une tablette dans le hall et reçoivent un code d'accès généré automatiquement pour récupérer la clé de leur chambre dans la SmartBox. Le retour des clés est tout aussi simple : les clients scannent le fob attaché à leurs clés au niveau de la SmartBox et les déposent dans le casier qui s'ouvre.
Le personnel de nettoyage se voit attribuer des droits d'accès à toutes les chambres, tandis que l'équipe de direction peut consulter les journaux d'événements, vérifier l'historique des accès aux clés et contrôler la SmartBox à distance si nécessaire.
Implémentation chez LUXE TECH VILLA ASHITOKU
- Véritable expérience d'enregistrement autonome — Les hôtes peuvent gérer chaque étape de manière autonome, de la réservation au départ, grâce à une intégration complète du système.
- Intégration du système d'enregistrement — Les codes d'accès aux clés de chambre sont automatiquement générés dès la confirmation de la réservation et sont valides uniquement pour la durée du séjour.
- Gestion flexible du personnel — Le personnel de nettoyage bénéficie d'un accès continu, tandis que le personnel de gestion peut contrôler et surveiller à distance.
Résultats
Depuis la mise en œuvre de Keycafe, les problèmes liés aux clés et les plaintes des clients ont considérablement diminué. Avec la disparition des pannes de serrures électroniques, l'accès aux chambres n'est plus une source d'inquiétude pour les clients. La possibilité de suivre le statut de retour des clés en temps réel a également rationalisé les opérations de départ, réduisant considérablement la charge de travail du personnel.
« En matière de self-check-in, la fiabilité et la facilité d'utilisation sont primordiales. Un seul dysfonctionnement peut ruiner l'expérience client et occasionner un travail supplémentaire pour le personnel. C'est pourquoi nous avons choisi un système auquel nous pouvions faire entièrement confiance », déclare M. Ikeda de l'équipe de direction.
Keycafe a été précisément cela — incroyablement fiable, fonctionnant toujours parfaitement, et même équipé d'une alimentation de secours en cas de panne. De plus, son utilisation est si intuitive que les invités peuvent l'utiliser sans hésitation. Nous sommes véritablement ravis de notre choix.
Le Résultat
- Tranquillité d'esprit — La direction ne s'inquiète plus de l'accès des invités, grâce à la performance fiable de la SmartBox et aux systèmes de sauvegarde intégrés.
- Expérience fluide pour les invités — La conception intuitive et conviviale rend l'enregistrement autonome facile et agréable pour les hôtes, même les moins technophiles.
- Maintenance réduite — Réduction des problèmes liés aux clés, amélioration de l'utilisation des espaces et allègement de la charge de travail du personnel.
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