Se sei un gestore immobiliare incaricato di gestire le proprietà dei tuoi clienti, occuparsi delle loro chiavi in modo organizzato è probabilmente una priorità assoluta. Un sistema moderno di gestione delle chiavi non solo semplifica l'amministrazione, ma aumenta anche l'efficienza complessiva della tua attività.
Qui, parleremo del motivo per cui qualsiasi società di gestione di proprietà multi-familiari dovrebbe investire in un solido sistema di gestione delle chiavi. Continua a leggere per imparare le basi della moderna gestione delle chiavi e perché è importante per te fare il passaggio il prima possibile.
Tieni Traccia dell'Inventario delle Chiavi
Tradizionalmente, i gestori immobiliari utilizzavano scatole, armadietti o casseforti per gestire fisicamente le chiavi. Il personale e gli inquilini potevano riporre le chiavi in questi scomparti. Tuttavia, questo non è sicuro poiché individui non autorizzati possono facilmente forzare le serrature e rubare dalle cassette di sicurezza.
I sistemi di gestione delle chiavi connessi al cloud sono un'alternativa moderna. Ti permettono di tracciare le chiavi delle proprietà dei tuoi clienti da una dashboard online. Ogni chiave è etichettata con un fob unico che viene scansionato quando la chiave viene prelevata e riconsegnata.
Da qualsiasi dispositivo, puoi avere una visione chiara dello stato di ogni chiave. Puoi vedere chi ha prelevato per ultimo una chiave e qual è la catena di custodia per ogni chiave. Puoi anche organizzare le chiavi in gruppi e gestire più sedi per assicurarti di tenere sotto controllo tutte le chiavi dei tuoi clienti.
Maggiore Controllo
Tracciare le tue chiavi garantisce a te e ai tuoi clienti tranquillità. Assicura anche che tu non perda le chiavi e che non cadano nelle mani sbagliate. È un ottimo primo passo verso la gestione efficiente delle chiavi grazie alle informazioni che ti fornisce.
Tuttavia, queste informazioni sarebbero inutili senza il controllo offerto da un sistema di gestione delle chiavi immobiliari. Puoi controllare chi ha il permesso di accedere alle chiavi dalla tua dashboard desktop o mobile. Questo significa che puoi assegnare le chiavi a inquilini specifici, ospiti a breve termine o personale di manutenzione per fornire loro accesso esclusivo a stanze e aree riservate.
Funzionalità di Accesso Una Tantum
Puoi anche concedere accesso a tempo limitato a determinate persone. Alcuni appaltatori, come il personale delle pulizie e i professionisti della manutenzione, necessitano di accesso all'edificio solo in determinate ore. Puoi impostare le autorizzazioni in modo che le chiavi possano essere prelevate solo durante la fascia oraria prestabilita. Non c'è bisogno di preoccuparsi che le chiavi vengano utilizzate al di fuori dell'orario di lavoro.
Un servizio completamente connesso al cloud ti permette di controllare il tuo inventario di chiavi in tempo reale. Non devi preoccuparti di essere colto di sorpresa da una richiesta di accesso improvvisa e urgente e di dover correre sul posto. Il controllo completo è a un semplice clic di distanza.
Questo significa anche che è facile per te fornire accesso una tantum a uno spazio per determinate persone. Ad esempio, se hai qualcuno che viene a riparare un problema su una proprietà o a sostituire elettrodomestici, potrebbe aver bisogno di una chiave per un facile accesso all'area. Puoi creare l'accesso con poco o nessun preavviso, e l'appaltatore può ritirare la chiave da solo senza la necessità di personale in loco.
Quando completano il loro lavoro, possono riconsegnare la chiave da soli, di nuovo senza la necessità di personale che supervisioni la consegna. Questo è un modo semplice ed efficace per sapere chi ha accesso alla tua proprietà in ogni momento.
Visite alle Proprietà Semplificate
Un buon sistema di gestione delle chiavi consente anche visite alle proprietà auto-guidate e senza contatto. Questo è diventato estremamente popolare in un mondo post-COVID. Considerando che i tour senza contatto limitano la diffusione di germi e consentono ai potenziali inquilini di visitare la proprietà secondo i propri orari, questa può essere un'ottima funzionalità da offrire.
Con Keycafe, gli inquilini preselezionati possono ritirare le chiavi da soli. Tu, in quanto gestore immobiliare, puoi approvare le chiavi per l'uso da parte degli inquilini e/o dei loro agenti immobiliari che visitano l'appartamento. Possono quindi visionare la proprietà al proprio ritmo prima di restituire le chiavi in autonomia.
I potenziali inquilini possono vedere la proprietà di persona anziché online. Questo aumenta i tuoi tassi di soddisfazione e la probabilità di trovare buoni inquilini. Le persone saranno più sicure nelle loro decisioni di firmare un contratto di locazione.
Dal momento che riceverai un avviso quando la chiave viene restituita (o quando la chiave non viene restituita in tempo), puoi assicurarti che le visite alle proprietà procedano secondo i tempi previsti da qualsiasi parte del mondo.
Maggiore Responsabilità
Organizzare le chiavi per i gestori immobiliari è importante per molte ragioni, ma può anche essere una questione legale. Quando lavori con un sistema di gestione delle chiavi, elimini la necessità di singole cassette di sicurezza. In molti casi, queste cassette non sono solo antiestetiche, ma sono anche illegali in molti comuni.
I sistemi di gestione delle chiavi aumentano la responsabilità legale della tua società di gestione immobiliare. Le chiavi sono conservate, gestite e distribuite entro i limiti legali.
Inoltre, rendono il personale e gli ospiti responsabili delle chiavi che sono autorizzati a utilizzare.
Il personale e i visitatori non possono allontanarsi con le chiavi senza conseguenze. Se lo fanno, puoi vedere che sono stati l'ultimo utente ad accedere a una chiave. Ogni prelievo e riconsegna di chiavi viene necessariamente registrato con l'ora e il luogo in cui è avvenuto, insieme all'identità dell'utente che ha preso la chiave.
Le informazioni dell'utente sono anche chiaramente accessibili dalla dashboard Keycafe. Ciò significa che coloro che prelevano le chiavi saranno sempre ritenuti responsabili della loro riconsegna. Non devi preoccuparti di furti o che le persone le prendano accidentalmente.
Investi in un Sistema di Gestione delle Chiavi Oggi Stesso
Un sistema di gestione delle chiavi è essenziale per tutti i gestori immobiliari. Ora che conosci le basi di questi sistemi, è il momento di iniziare a cercare le migliori soluzioni per la tua attività di gestione immobiliare.
Keycafe si impegna a gestire flotte di chiavi per il tuo edificio, gli inquilini e il personale. Contatta i nostri esperti per qualsiasi domanda tu abbia e richiedi un preventivo per il tuo nuovo sistema di gestione delle chiavi oggi stesso.
