Molte aziende possono sentirsi sopraffatte dalla gestione delle chiavi tra più membri del personale, clienti o ospiti: l'esigenza di gestire le chiavi è antica quanto le chiavi stesse.
Per decenni, la maggior parte delle aziende si è affidata a registri di uscita e ganci a parete, o a costosi armadietti tradizionali per la gestione delle chiavi. Fortunatamente, le emergenti tecnologie IoT hanno recentemente reso possibili sistemi di controllo chiavi moderni e basati su cloud che possono davvero apportare un beneficio concreto al bilancio di qualsiasi azienda.
Anche se viviamo in un mondo sempre più digitale, le chiavi fisiche non spariranno presto, poiché il costo per digitalizzare flotte di chiavi può essere proibitivo per la maggior parte delle attività.
Le moderne aziende tecnologiche hanno ideato opzioni digitalizzate e ad alta sicurezza per aiutarti a monitorare, conservare e autorizzare l'uso di chiavi fisiche nella tua organizzazione. Queste vanno da semplici configurazioni a vista a soluzioni basate su cloud altamente avanzate che possono gestire migliaia di chiavi da uno smartphone o un PC.
Prima di addentrarci nei due principali modi in cui sono progettati i **sistemi di gestione delle chiavi**, discutiamo le basi.
Cos'è un sistema di gestione delle chiavi?
In questo articolo, esamineremo più da vicino un problema molto più concreto: come gestire, conservare e assegnare chiavi fisiche a vari individui all'interno di un'organizzazione. Questi **sistemi elettronici di gestione delle chiavi** offrono una soluzione affidabile e conveniente per l'accesso a stanze, edifici e persino veicoli in loco.
Man mano che le aziende in vari settori crescono ed espandono le loro operazioni, aumenta anche il livello di complessità delle loro esigenze di gestione delle chiavi.
È possibile osservare ciò in una grande varietà di applicazioni, come ad esempio:
Affitti a breve termine
Gestione immobiliare
Autonoleggi
Hotel
Concessionarie auto
Cantieri edili
Magazzinaggio
Aziende di autotrasporto e spedizioni
Istituzioni educative
Strutture
Qualsiasi attività che utilizzi più chiavi condivise tra più persone
Poiché i **sistemi di controllo chiavi** sono utilizzati in molte applicazioni, ciò significa spesso che i sistemi effettivamente in uso possono presentare molte variabilità di progettazione.
Scegliere quale sistema software di gestione delle chiavi sia il migliore per la tua azienda dipende dal flusso di lavoro richiesto dalla tua azienda. Hai bisogno di un accesso una tantum per gli ospiti, di un accesso costante a tutte le chiavi per il personale interno, o di gruppi di chiavi strettamente gestiti tra diversi livelli di personale?
Una volta delineate le tue esigenze aziendali specifiche, ti sarà più facile determinare il sistema di gestione delle chiavi più adatto a te.
Quali tipi di sistemi di gestione delle chiavi sono disponibili?
I **sistemi elettronici di gestione delle chiavi** sono disponibili in tutte le forme e dimensioni, a seconda del profilo utente, ovviamente. In questo articolo, faremo luce su due dei tipi di sistemi più popolari disponibili oggi:
Sistemi a pannello forato (Pegboard)
Tutte le chiavi sono visibili sia attraverso uno sportello trasparente sia dopo l'apertura dello sportello. Le chiavi sono attaccate a un piolo con un anello antimanomissione, quindi inserite nel sistema a pannello forato che blocca il piolo. Quando un utente è autorizzato per una determinata chiave, il piolo si sblocca e la chiave può essere prelevata.
I sistemi a pannello forato offrono una soluzione rapida, semplice e facile; ecco alcune aziende che offrono prodotti in questa categoria:
Real-Time Networks
Morse Watchmans
Keyper Systems
Traka 21
KeyTrak
Sistemi a armadietto per chiavi
Ogni chiave è bloccata in un vano individuale, quindi nulla è visibile dall'esterno, e quando si accede a una chiave, nessun'altra chiave è visibile. I vani individuali assicurano che nessun altro abbia accesso fisico alle tue chiavi, una funzionalità utile quando più estranei devono condividere lo stesso sistema, anziché un gruppo di colleghi.
Quando un utente si autentica e seleziona una chiave a cui accedere, il vano individuale si apre, fornendo accesso alle chiavi all'interno. Non c'è confusione su quale chiave prendere perché c'è una sola opzione, rendendo il sistema facile da usare per il personale addestrato o per ospiti o clienti occasionali.
Ecco alcune aziende che offrono **sistemi a armadietto** per la gestione delle chiavi:
Matrix
Creone
ShareBox
Keycafe
Armadietto vs Pannello forato (Pegboard) - Qual è il migliore?
Sebbene sia i sistemi a armadietto che quelli a pannello forato abbiano vari vantaggi, crediamo che non tutti i sistemi di gestione delle chiavi siano uguali.
Pensa alle prime impressioni: i sistemi a armadietto offrono un aspetto molto più pulito, ideale per applicazioni a contatto con il cliente, mentre i pannelli forati sono molto più disordinati e possono essere antiestetici, specialmente se collocati in sale d'attesa o altre aree a contatto con il pubblico. I sistemi a armadietto eliminano anche immediatamente qualsiasi confusione tra chiavi diverse, poiché il sistema non lascia spazio a congetture.
I pannelli forati memorizzano più chiavi? Certo, ma possono diventare piuttosto disordinati da gestire in caso di grandi mazzi di chiavi o di più telecomandi per auto.
Aggiungi a questo il valore di mantenere le tue chiavi nascoste da altri utenti del sistema, e avrai un ottimo argomento a favore dei sistemi a armadietto rispetto a quelli a pannello forato.
Cosa offre un buon sistema di gestione delle chiavi?
L'obiettivo di qualsiasi sistema di gestione delle chiavi è prevenire la perdita delle chiavi e garantire solo l'accesso autorizzato. Non esiste una soluzione universale per la gestione delle chiavi, poiché ogni settore aziendale presenta sfide uniche, che si tratti di gestire una flotta di veicoli, un portafoglio di proprietà o il check-in notturno in hotel.
Il software di gestione delle chiavi basato su cloud **Keycafe** fornisce diversi flussi di lavoro che possono essere adattati alle tue esatte esigenze.
Gestione Chiavi 24/7
Puoi accedere facilmente alle tue chiavi, telecomandi o tessere chiave in qualsiasi momento, senza la necessità di contattare gli amministratori del sistema. Purché tu abbia l'autorizzazione, sei a posto.
SmartBox Connessa IoT
La **SmartBox Keycafe** è sempre connessa, consentendo la gestione degli accessi in tempo reale da qualsiasi luogo tramite un'app. Fornisci l'accesso a una chiave, o revoca istantaneamente l'accesso a tutte le chiavi, garantendo un accesso autorizzato in ogni momento.
Autorizzazioni Granulari Basate su Cloud
Con funzionalità di programmazione avanzate, puoi concedere l'accesso alle chiavi non solo per persona, ma anche per fascia oraria e per gruppi predeterminati.
Verifiche Storiche Semplici
Stai cercando una possibile falla di sicurezza? Questo sistema garantisce che ogni singola interazione nel tuo sistema sia tracciata, con un elenco completo e automaticamente aggiornato di tutti i depositi e prelievi a livello di chiave, utente e **SmartBox**.
Altamente Modulare
La **SmartBox** è disponibile in diverse varianti ed è altamente scalabile anche su diverse località. Inizia con una modesta configurazione da 7 armadietti e espandila fino a centinaia man mano che la tua organizzazione cresce.
Integrazioni API e App
Se utilizzi già il tuo software proprietario, **Keycafe** offre un solido set di risorse per sviluppatori per aiutare la loro soluzione di gestione delle chiavi ad integrarsi nell'ecosistema digitale della tua azienda.
Diverse Opzioni di Accesso
A differenza di molti altri **sistemi a armadietto**, **Keycafe** non ti limita a un singolo metodo di accesso. Puoi autorizzare clienti e dipendenti tramite un codice PIN inserito tramite touchscreen, strumenti di autenticazione a 2 fattori, un'app per smartphone, telecomandi chiave fisici e persino badge utente.
Qualità Costruttiva Solida
La **SmartBox** è costruita in acciaio laminato a freddo e alluminio legato A383, comunemente utilizzati in applicazioni automobilistiche e aerospaziali, rendendo l'unità molto più difficile da manomettere fisicamente.
Conclusione
Non esistono due organizzazioni con le stesse esigenze di sicurezza; spesso scoprirai che l'autorizzazione delle chiavi, anche con siti diversi nella stessa area, può variare significativamente. Tenere traccia delle chiavi in una normale casa è già abbastanza difficile; che dire di un intero ambiente di lavoro?
Fortunatamente, le eccellenti tecnologie di cui abbiamo discusso oggi contribuiscono a rendere la gestione delle chiavi un gioco da ragazzi. Se la soluzione innovativa di **Keycafe** ti interessa, contatta oggi stesso il team di vendita per mantenere le tue chiavi in perfetto ordine.
