Anche se le serrature digitali sono molto avanzate, la vostra attività avrà comunque bisogno di chiavi fisiche per molti anni a venire. Ecco una guida sui vantaggi dei sistemi di gestione delle chiavi fisiche rispetto alle serrature digitali quando si tratta di utilizzo aziendale.
L'importanza della gestione delle chiavi sul luogo di lavoro
Per iniziare, è fondamentale comprendere l'importanza della gestione delle chiavi. Quando si dispone di una sede fisica o di una flotta di veicoli con le relative chiavi, non bisogna mai sottovalutare la necessità di un solido sistema di gestione delle chiavi. È il modo in cui monitorate, conservate e distribuite le chiavi per accedere ad aree di lavoro e beni.
Concedere al personale l'accesso ai vostri beni e a luoghi sensibili significa conferire privilegi con l'intesa che non ne abusino. È importante poter tracciare chi ha accesso a quali chiavi e poter visualizzare lo stato dei vostri beni in qualsiasi momento.
Perché avete bisogno di un sistema di gestione delle chiavi
Per quanto riguarda le basi di un sistema di gestione delle chiavi, esso fa essenzialmente ciò che non è possibile fare con il tracciamento manuale. Comporta tre vantaggi principali per la vostra organizzazione:
Conserva e distribuisce le chiavi
Consente di gestire i permessi da remoto
Offre automazione e analisi
Senza un sistema eccellente, sprecherete preziose ore di lavoro e manodopera per cercare una chiave smarrita. Potreste anche ritrovarvi con spese inutili a causa dei costi di rifacimento delle serrature.
Opzioni per i sistemi di gestione delle chiavi
Le serrature digitali sono ben note per le loro caratteristiche tecnologiche avanzate. Quello che forse non sapete è che le chiavi e le serrature fisiche possono sfruttare le stesse funzionalità utilizzando un moderno sistema di gestione delle chiavi come il Keycafe SmartBox.
Innanzitutto, analizziamo le nette differenze tra serrature digitali e chiavi fisiche. Poi, esamineremo i vantaggi di ciascuna.
Come funzionano le serrature digitali
Invece di una chiave fisica, si sblocca una porta con un dispositivo che utilizza segnali elettronici. Di solito, le serrature digitali utilizzano una tastiera con codici PIN. Tuttavia, esistono opzioni per Bluetooth, RFID, impronte digitali, WiFi e altro ancora.
Sono comode in quanto non è necessario portare con sé una chiave fisica, che può essere smarrita o dimenticata. Molte persone che utilizzano una serratura digitale lo fanno per eliminare la necessità di una chiave fisica.
Tuttavia, se è necessario convertire la serratura di una porta in una serratura digitale, è necessario cambiare la serratura su ogni porta per ottenere tutti i vantaggi. A seconda del numero di porte nella vostra attività, questo può essere proibitivo. Ci sono anche altre sfide da considerare, motivo per cui dovreste tenere a mente che, nonostante la comodità, le chiavi e le serrature fisiche hanno ancora il loro posto in un'attività moderna.
Vantaggi delle chiavi fisiche
Oltre alle porte di uffici e alloggi, veicoli e altri beni aziendali utilizzano ancora chiavi fisiche. Hanno superato la prova del tempo e continuano a presentare vantaggi rispetto alle tecnologie digitali.
Meno costose
Le chiavi e le serrature fisiche sono più economiche rispetto all'alternativa digitale. Come accennato in precedenza, le aziende con molte porte che necessitano di essere convertite affrontano un'ingente spesa iniziale. L'installazione può anche richiedere un periodo di tempo prolungato, con un impatto o addirittura un blocco dell'attività.
Affidabili
Alcuni nuovi veicoli consentono l'accesso digitale tramite app mobili, ma dispongono comunque di una chiave fisica. Le concessionarie auto gestiscono centinaia di chiavi fisiche per il loro inventario di veicoli e si affidano alla gestione intelligente delle chiavi per tenere traccia di vendite, servizi e altri reparti. Scoprite come una concessionaria Ford utilizza il sistema di gestione delle chiavi Keycafe per eliminare le chiavi smarrite.
Vantaggi del Keycafe SmartBox
Potete gestire e conservare le chiavi fisiche con un sistema come il Keycafe SmartBox.
Migliore gestione del rischio
Quando avete un sistema di gestione delle chiavi in atto, potete tenere un registro delle transazioni di tutti gli accessi alle chiavi. Questo favorisce la responsabilità. Sapete chi è responsabile dell'uso di ogni chiave.
Migliorare le operazioni
È necessario mantenere uno stretto controllo sulle chiavi fisiche. Se dovete consegnare una chiave a una certa ora e la persona deve restituirla a un'ora specifica, potete monitorare questo processo e personalizzare il permesso. Potete anche prenotare le chiavi se dovete distribuirle in un momento particolare quando le attività sono urgenti.
Come iniziare
Si tratta di un investimento nell'efficienza e nella chiarezza aziendale, e un sistema di gestione delle chiavi fisiche non deve essere complicato. Con il team giusto a supportarvi ed educarvi, un'implementazione ben preparata può fare una differenza enorme. Ecco come iniziare.
1. Pianificare
Innanzitutto, prima di investire in un nuovo sistema di gestione delle chiavi fisiche, dedicate del tempo a decidere cosa volete che il vostro sistema faccia. Quali risultati dovrebbe generare per voi? Quando avrete un piano, l'implementazione del vostro sistema di gestione delle chiavi fisiche sarà un gioco da ragazzi.
2. Progettare
Successivamente, dovrete decidere quante chiavi dovete gestire e che tipo di informazioni desiderate dal software. Inoltre, dovrete sapere dove si trovano le postazioni in cui desiderate che le chiavi siano conservate e da cui vengano prelevate.
3. Tracciare e integrare
Una volta installato con successo il vostro sistema di gestione delle chiavi, potrete tracciare e gestire le vostre chiavi fisiche. Con alcuni sistemi come Keycafe, potete beneficiare di integrazioni software di settore o utilizzare le API per creare la vostra integrazione.
Gestite le vostre chiavi con un Keycafe SmartBox
Da un solo account, potete tenere traccia di tutto. Che si tratti di personale, clienti, appaltatori o inquilini, potete personalizzare l'accesso alle chiavi da qualsiasi luogo utilizzando un Keycafe SmartBox.
Con un'installazione semplice, il Keycafe SmartBox può essere montato su tutti i tipi di parete, e un team di esperti di onboarding è disponibile per garantire che la vostra configurazione sia impeccabile.
Smettete di preoccuparvi delle vostre chiavi e agite con Keycafe contattando il nostro team oggi stesso!
