Mentre la tempesta perfetta di una pandemia e l'economia in crisi si abbatteva sul settore del noleggio auto, alcuni dipendenti stavano guadagnando in modo creativo utilizzando le risorse delle loro aziende di noleggio. Sfortunatamente, la situazione descritta in questa storia del 2020 da Sarasota, Florida, si ripete più spesso di quanto dovrebbe:
“La polizia ha arrestato un dipendente Hertz all'aeroporto internazionale di Sarasota Bradenton che, a loro dire, stava svolgendo un'attività in nero, affittando auto per il proprio profitto. Il Dipartimento di Polizia dell'Autorità Aeroportuale di Sarasota Manatee e il Dipartimento di Polizia di Sarasota hanno avviato un'indagine in ottobre dopo aver scoperto che delle auto a noleggio venivano rubate dall'aeroporto... In ottobre e novembre, la polizia ha scoperto che 10 auto a noleggio erano state prelevate dalla sede Hertz Car Rental dell'aeroporto e che un dipendente Hertz stava "affittando i veicoli in nero per il proprio guadagno finanziario personale", secondo quanto riportato in un comunicato stampa.” - Bradenton, Florida.
Fortunatamente, con il sistema di gestione delle chiavi di Keycafe, questo non deve accadere a voi.
Sfide nella Gestione delle Chiavi del Parco Noleggio
Senza Keycafe, essere certi che un veicolo della vostra flotta a noleggio sia con un cliente, in manutenzione o in uno dei parcheggi può essere difficile. Ma con Keycafe, tracciare quando i veicoli sono in uso e quando vengono restituiti è semplificato e può farvi risparmiare denaro.
Il tracciamento delle chiavi diventa semplice, aggiornato e accessibile a quante o a poche persone desiderate. Avrete informazioni in tempo reale su quando il veicolo è partito e quando la chiave è stata restituita. Il nome dell'addetto al noleggio comparirà anche nel rapporto storico con l'ora del prelievo della chiave.
Se avete più parcheggi, gli armadietti portachiavi sicuri di Keycafe possono essere collegati in rete per fornire un controllo completo, indipendentemente dalla posizione. Avrete una conoscenza in tempo reale della posizione dell'intera flotta a noleggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Ma le chiavi non devono essere rubate per scomparire. Le chiavi perse o smarrite rappresentano una minaccia finanziaria significativa per qualsiasi gestore di flotte. La rifacitura delle chiavi è costosa, specialmente con i moderni telecomandi elettronici. Non è raro che il costo per la rifacitura delle chiavi di un singolo veicolo superi le migliaia di dollari. E, se una chiave viene persa, l'azienda rischia il furto del veicolo. Inoltre, la sostituzione delle chiavi può richiedere giorni, e questo dal momento in cui ci si rende conto che qualcuno l'ha persa. Potrebbero essere passate settimane.
Con Keycafe, le chiavi sono custodite in modo sicuro e bloccate in un armadietto computerizzato in acciaio laminato a freddo e alluminio in lega A383, in una posizione centralizzata e protetta.
Qual è il Problema nel Tenere le Chiavi in un Cassetto o su un Pannello Portachiavi?
Esperienze come il furto da parte di un dipendente Hertz a Sarasota dimostrano che è essenziale per le flotte a noleggio proteggere e tracciare l'attività delle chiavi auto con qualcosa di meglio di un pannello portachiavi o un cassetto. Oltre 30.000 vengono rubate ogni anno, secondo le statistiche del 2020 del National Insurance Crime Bureau. Quindi, indipendentemente da chi gestisce i veicoli, Keycafe può aiutarvi a ridurre gli accessi non autorizzati, tracciare da dove potrebbe provenire il chilometraggio in eccesso durante la manutenzione del veicolo e ridurre lo smarrimento delle chiavi.
Una delle opzioni più sicure per soddisfare tutte queste esigenze è un sistema di gestione delle chiavi Keycafe. Il design facile da usare di Keycafe protegge e controlla in modo sicuro l'accesso alle chiavi nel parcheggio, fuori sede, in manutenzione o in officina per ispezioni.
Come Keycafe Protegge le Chiavi dei Veicoli
Il sistema di armadietti portachiavi connessi IoT SmartBox di Keycafe protegge ogni chiave, e la chiave è attaccata a un chip di tracciamento NFC anonimo. Le chiavi della flotta a noleggio sono accessibili e restituite solo da individui pre-autorizzati tramite un codice PIN o altri metodi di identificazione attraverso un'applicazione mobile.
Keycafe vi offre:
Cronologia degli Accessi - Avrete una cronologia completa di tutti gli scambi di chiavi, incluso chi ha ritirato le chiavi per ultimo.
Controllo degli Accessi - Potete aggiungere o revocare facilmente gli accessi alle chiavi in tempo reale con un'app.
Comodità di Accesso - Personale, clienti e appaltatori possono gestire autonomamente il ritiro e la riconsegna delle chiavi 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Keycafe gestisce l'accesso alle chiavi e le collega alla persona che le ha utilizzate o vi ha avuto accesso per ultima. In questo modo, un'azienda di noleggio può identificare rapidamente quando una chiave automobilistica è mancante o smarrita, riducendo il rischio di furto e uso improprio dei veicoli.
Gli scomparti degli armadietti portachiavi IoT connessi al cloud della serie SmartBox MS3 di Keycafe sono abbastanza spaziosi da contenere più key card, NFC fob grandi e set di chiavi. Il modello più piccolo ha sette scomparti e si espande fino a centinaia di chiavi.
Espandibile con armadietti di espansione da 30 scomparti fino a centinaia di scomparti
Sempre connesso: WiFi o Ethernet, con conversione cellulare opzionale
Batterie di backup in caso di interruzione di corrente
Codici offline per consentire il ritiro delle chiavi anche se lo SmartBox non è temporaneamente connesso
Keycafe offre opzioni white label per valorizzare il vostro marchio
Supporto multilingue 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e documentazione di aiuto completa
Keycafe può fornire la gestione delle chiavi auto per flotte a noleggio in tutto il mondo. Questo sistema avanzato di controllo delle chiavi auto non solo farà risparmiare tempo al vostro personale, ma ridurrà anche i vostri costi operativi.
Diamo un'occhiata più da vicino a ciò che i sistemi di controllo delle chiavi per flotte di auto a noleggio di Keycafe possono fare per voi.
Quali sono i Principali Vantaggi di Keycafe?
Keycafe vi dà Fiducia
Keycafe offre ai gestori di flotte a noleggio fiducia grazie a un sistema di controllo delle chiavi completamente verificabile. Inoltre, la capacità di Keycafe di monitorare chi ha ritirato e riconsegnato il veicolo può aiutare i gestori a individuare le debolezze dei processi che consentono eccessi di chilometraggio o danni non rilevati.
Keycafe vi offre una Cronologia Chiavi Completa
Grazie alla cronologia accessibile di Keycafe, i gestori possono vedere quando la chiave è stata prelevata e restituita e da chi. Inoltre, i gestori possono personalizzare gli avvisi per la riconsegna puntuale delle chiavi, in modo che non siano in ritardo. E se sono in ritardo, il sistema Keycafe avviserà tutti gli interessati. La capacità di Keycafe di tracciare la cronologia e prevenire i problemi prima che si verifichino è uno strumento potente per promuovere l'efficienza e aumentare i profitti.
Keycafe è Connesso al Cloud
Con il controllo delle chiavi per flotte a noleggio di Keycafe, i gestori di flotte possono tracciare chi ha la chiave, monitorare l'attività e ridurre gli accessi non autorizzati. Questo non solo riduce i costi, ma abbrevia anche i tempi di attesa per la localizzazione delle chiavi per le prenotazioni dei clienti. Inoltre, un gestore può controllare e concedere l'accesso da qualsiasi luogo tramite l'app per telefono Keycafe.
Keycafe è Modulare
Poiché il numero di veicoli in inventario varia, anche il numero di chiavi utilizzate può variare. Il design modulare di Keycafe può adattarsi a diverse esigenze e crescere man mano che il vostro inventario di flotte cresce.
Esistono due categorie principali di SmartBox: stazioni base e unità di espansione.
La stazione base Keycafe include uno scanner NFC, un touch screen, un vano per NFC fob, scomparti per le chiavi e un pulsante one-touch. Ogni sede ha una sola stazione base che comunica con il server.
Man mano che il vostro inventario cresce, potete aggiungere unità di espansione per una capacità aggiuntiva. Ogni unità di espansione include tutti i componenti elencati ma è priva di scanner e vano per NFC fob. L'unità di espansione si collega alla stazione base e comunica direttamente con essa.
Per un elenco completo delle funzionalità, consultate Keycafe per il Noleggio Auto.
Permessi Personalizzati
Con Keycafe, potete impostare i permessi di accesso alle chiavi per persona o reparto. Ad esempio, i reparti di assistenza esterni potrebbero aver bisogno di accedere a veicoli che il servizio clienti non richiederà mai.
Inoltre, potreste aver bisogno di condividere un gruppo di chiavi con alcuni collaboratori selezionati e un gruppo diverso di chiavi con altri. La funzione Gruppi di Keycafe vi permette di creare un sottoinsieme di chiavi nel vostro account e condividerlo come se fosse una singola chiave.
Per impostazione predefinita, tutte le chiavi che create si trovano nel gruppo principale chiamato Tutte le Chiavi. Questo gruppo vi permette di condividere tutte le vostre chiavi con gli utenti che scegliete, in modo semplice e immediato.
Automazione API
Sfruttate un'API estesa per integrare Keycafe direttamente nei vostri sistemi per le applicazioni DMS.
Responsabilità
Ci sono momenti in cui qualcuno potrebbe smarrire le chiavi del veicolo; nel peggiore dei casi, qualcuno danneggia il veicolo durante l'uso. Ma, sfortunatamente senza Keycafe, nessuno sa chi avesse l'auto in quel momento.
Piuttosto che incolpare un cliente a noleggio e causare ulteriori problemi, con Keycafe, l'amministratore può visualizzare la cronologia dei prelievi e delle riconsegne delle chiavi. Gli eventi elencati appaiono in ordine cronologico con date, orari e il tipo di evento che si è verificato.
Keycafe può Salvare la Vostra Attività
J.D. Power afferma che la mancanza di disponibilità di veicoli e l'aumento dei costi di noleggio auto contribuiscono al calo della soddisfazione del cliente. Quando i prezzi aumentano, i consumatori si aspettano comprensibilmente di più. E, se non ottengono soddisfazione, si rivolgono ai social media per farlo sapere a tutti. L'ultima cosa che si vuole aggiungere alla frustrazione del cliente è una chiave smarrita e l'incapacità di ritirare un'auto a noleggio.
“Le aziende di noleggio auto hanno affrontato sfide significative, sia in termini di offerta di veicoli che di personale, e una combinazione di costi crescenti e lunghe code in aeroporto sta avendo un effetto negativo sulla soddisfazione del cliente,” ha dichiarato Michael Taylor, responsabile dell'intelligence sui viaggi presso J.D. Power. Se il vostro processo si interrompe, il potenziale cliente potrebbe andarsene, per non tornare mai più. Tutto perché non siete riusciti a localizzare una chiave. E in seguito, probabilmente troverete una recensione negativa del cliente su Facebook o Yelp.
Ora, potreste dire, “E allora? È solo una recensione negativa.” Tuttavia, basta una sola recensione negativa per perdere affari da parte di altri che la vedono. La verità è che avrete bisogno di oltre 40 recensioni positive per annullare il danno di una recensione negativa.
Tuttavia, anche se la vostra azienda di noleggio affronta tempi difficili con l'inventario, fare tutto per il cliente porta grandi ricompense. Una recente esperienza di un cliente con Enterprise ha mostrato delle promesse. Ronald ha scritto in una recensione di Consumer Affairs. “L'auto era immacolata e divertente da guidare. Il manager è stato estremamente cordiale, disponibile e accomodante."
In uno studio J.D. Power del 2020, il tempo di attesa gioca un ruolo considerevole nell'esperienza complessiva del cliente. Se volete ottenere un punteggio elevato dai vostri clienti, non potete permettere loro di aspettare mentre cercate le chiavi di cui hanno bisogno. Keycafe può tracciare efficacemente l'attività delle chiavi dell'auto.
Prevenire esperienze negative per i clienti è essenziale per la vostra attività. Keycafe può aiutarvi a fornire un'ottima esperienza ai clienti durante o dopo l'orario di lavoro.
Keycafe può Aiutare con i Problemi Quotidiani
Il furto d'auto o le opinioni dei clienti possono essere rari, ma i problemi si presenteranno nelle attività quotidiane di qualsiasi azienda di noleggio auto. Ecco alcune operazioni comuni che portano a spese inutili.
Chiavi smarrite
Monitoraggio di innumerevoli veicoli
Danni inspiegabili
Chilometraggio non identificato
La capacità del software di gestione delle flotte a noleggio di Keycafe di tracciare le chiavi vi permette sempre di sapere dove si trovano ora e dove sono state, così non ci sono più misteri. Inoltre, con i nostri armadietti portachiavi connessi IoT, il tracciamento avviene in tempo reale quando le chiavi vengono prelevate. Con i nostri sistemi di controllo delle chiavi dei veicoli, ottenete un ROI immediato.
Quindi, prevenire lo smarrimento di anche un solo set di chiavi al mese con Keycafe può far risparmiare a una sede di noleggio auto migliaia di dollari all'anno.
Quando si considera il costo dei veicoli danneggiati, le spese aumentano ulteriormente. Fortunatamente, il sistema di controllo delle chiavi auto di Keycafe vi consente di minimizzare o eliminare queste preoccupazioni. Il nostro audit trail completo vi mostra chi ha ritirato le chiavi per una maggiore responsabilità.
Integrato con la tecnologia Keycafe, il nostro sistema di gestione delle chiavi può persino aiutare a ridurre la burocrazia e offrire una soluzione mobile che consente ai dipendenti delle concessionarie di elaborare le richieste di chiavi fisiche dai propri dispositivi mobili.
Perché Keycafe?
Sappiamo che avete molte opzioni per scegliere soluzioni di gestione delle chiavi per concessionari, ma i nostri prodotti offrono qualità uniche.
Registro di Audit delle Chiavi
Tracciate rapidamente la cronologia di tutte le vostre chiavi in entrata e in uscita dal sistema.
Accesso alle Chiavi 24/7
Il vostro personale può accedere alle chiavi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza l'aiuto della direzione. I vostri clienti possono ritirare o riconsegnare i veicoli fuori orario.
App Mobile Fluida
Gestite l'accesso alle chiavi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento della giornata.
Supporto Clienti 24/7
Se riscontrate un problema, i nostri sistemi sono supportati da un'assistenza clienti globale 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite una rapida telefonata o piattaforma di chat.
Design Modulare
Potete espandere i nostri sistemi di controllo delle chiavi per le operazioni di flotta per contenere centinaia di chiavi contemporaneamente.
Costantemente Connesso
La serie MS3 di SmartBox è abilitata con WiFi ed Ethernet di serie. Per le località remote, è disponibile un kit di conversione cellulare.
Batteria di Backup
Se manca la corrente, potete comunque accedere alle chiavi.
Automazione API Completa
Utilizzate la nostra app o la vostra per automatizzare tutti gli accessi alle chiavi.
Scomparti Individuali
Keycafe sigilla ogni set di chiavi in scomparti separati per prevenire l'uso non autorizzato.
Come Funziona il Nostro Sistema di Gestione delle Flotte a Noleggio
Iniziare con il nostro sistema di controllo delle chiavi auto è semplice.
Per prima cosa, installerete il sistema di armadietti portachiavi connessi IoT Keycafe SmartBox. Con una profondità di soli 4 pollici e montato a parete, il nostro equipaggiamento è compatto e facile da adattare al vostro spazio.
Ad ogni chiave viene assegnato un chip di tracciamento NFC anonimo. Viene conservata in uno scomparto individuale dell'armadietto portachiavi IoT in acciaio.
Per le prenotazioni di noleggio, assegnate al cliente un accesso singolo. Il cliente riceve un codice a otto cifre che gli consente di ritirare le chiavi.
Per l'accesso del personale, potete assegnare i permessi per i veicoli associati. Successivamente, forniamo una cronologia di audit completa per vedere chi ha avuto accesso alle chiavi e quando.
Prezzi Trasparenti
A differenza di altri servizi, Keycafe non richiede un appuntamento o informazioni personali per conoscere i costi iniziali e mensili. È tutto qui, configurate il vostro sistema oggi stesso!
Richiedete Oggi la Vostra Demo Gratuita
Smettete di perdere chiavi, tempo e clienti e accelerate i vostri profitti con il sistema di gestione delle chiavi Keycafe. Il nostro team è pronto a mostrarvi cosa rende Keycafe il miglior sistema di gestione delle chiavi sul mercato!
