Come BGA Location ha automatizzato l'accesso alle chiavi dei veicoli e ha ridotto la dipendenza in loco

BGA Location è una società di noleggio veicoli che opera nella regione di Bordeaux, gestendo una flotta di circa 300-400 tra auto e veicoli commerciali distribuiti su diverse agenzie. Il loro core business si concentra sull'offerta di servizi di noleggio flessibili e affidabili sia per clienti privati che professionali. Con diverse sedi e un gran numero di veicoli da gestire, l'azienda ha rapidamente affrontato sfide logistiche e operative che ostacolavano l'efficienza e l'esperienza del cliente.

Prima dell'implementazione di Keycafe, l'azienda si affidava interamente a una gestione manuale delle chiavi, il che creava una forte dipendenza dal personale in loco. I prelievi e le restituzioni dei veicoli erano strettamente legati agli orari d'ufficio, limitando la flessibilità per i clienti e creando colli di bottiglia nella pianificazione. Ogni noleggio richiedeva la presenza del personale per la consegna e il ritiro delle chiavi, il che aumentava il carico di lavoro e rallentava le operazioni. Inoltre, la mancanza di visibilità in tempo reale sulle restituzioni dei veicoli rendeva difficile tracciare la flotta con precisione. Queste sfide hanno avuto un impatto sull'efficienza operativa, sull'autonomia e, in ultima analisi, sull'esperienza del cliente, evidenziando la necessità di una soluzione più automatizzata e flessibile.

BGA Location ha implementato il sistema di gestione delle chiavi SmartBox di Keycafe per automatizzare completamente il processo di gestione delle chiavi dei loro veicoli.

Una volta stabilito un contratto di noleggio, il team invia al cliente un riepilogo del noleggio, nonché un codice di accesso univoco generato da Keycafe. I clienti possono quindi ritirare autonomamente il proprio veicolo inserendo il codice nello SmartBox, che apre lo scomparto contenente la loro chiave. Ogni chiave del veicolo è conservata con un Keycafe fob che identifica la chiave, consentendo un tracciamento sicuro per tutta la durata del noleggio.

Al momento della restituzione del veicolo, il cliente scansiona semplicemente il Keycafe fob allo SmartBox. Lo scomparto si apre automaticamente e la chiave viene depositata senza alcun coinvolgimento del personale.

Keycafe ha trasformato in modo significativo il modello operativo di BGA Location. L'azienda ha drasticamente ridotto la sua dipendenza dal personale in loco, permettendo che noleggi e restituzioni avvenissero in autonomia. L'intero processo di noleggio è ora automatizzato, dalla convalida del contratto alla restituzione del veicolo.

Questa transizione ha garantito chiari risparmi di tempo, una maggiore libertà operativa, un ritorno sull'investimento misurabile e un'esperienza cliente più fluida e professionale.

Keycafe ha inoltre fornito una visibilità totale della flotta, permettendo al team di sapere dove si trovano i veicoli, chi li sta utilizzando e quando vengono restituiti: un miglioramento significativo rispetto al loro precedente sistema manuale.