Keycafe e Mews collaborano per automatizzare l'accesso alle chiavi per gli ospiti attraverso i portfolio di strutture ricettive

Keycafe, leader globale nel tracciamento automatizzato delle chiavi fisiche, ha lanciato un'integrazione diretta con Mews, il sistema di gestione della proprietà cloud leader del settore. La partnership collega la sicurezza delle chiavi fisiche delle camere direttamente con i dati di prenotazione in tempo reale, eliminando code al check-in, colli di bottiglia alla reception e il tracciamento manuale da parte del personale di front desk.

Man mano che gli hotel espandono le loro camere, servizi e personale, la gestione delle chiavi fisiche diventa spesso un collo di bottiglia invisibile. I gestori di hotel che continuano a fare affidamento su cassette di sicurezza tradizionali o registri cartacei si espongono a chiavi master smarrite, rischi per la sicurezza e una completa mancanza di responsabilità. Cercare di espandere un'operazione mantenendo lo KeyExchange manuale costituisce una trappola operativa che prosciuga preziose ore di lavoro.

La nuova integrazione risolve questa frizione collegando il motore di prenotazione di Mews con la piattaforma di gestione delle chiavi cloud-connected di Keycafe. Questa sincronizzazione in tempo reale consente agli albergatori di semplificare l'accesso senza modificare i loro flussi di lavoro esistenti. Prelevando automaticamente gli aggiornamenti delle prenotazioni in tempo reale da Mews per programmare istantaneamente l'accesso alle chiavi e generare PIN di ritiro sicuri, il sistema elimina la doppia immissione di dati per il personale.

Sincronizzazione dei dati della proprietà con l'ecosistema Cloud e Hardware di Keycafe

L'integrazione funziona come una sincronizzazione diretta del database tra due robuste piattaforme software: Mews PMS e il sistema di gestione delle chiavi cloud di Keycafe. Invece di trattare l'armadietto per le chiavi fisiche come un terminale isolato, l'integrazione collega i dati di prenotazione di Mews direttamente al software di controllo accessi di Keycafe, che gestisce nativamente la SmartBox MS5 fisica in loco.

• Sincronizzazione Cloud in tempo reale: Quando una prenotazione viene creata, modificata o cancellata in Mews, i dati vengono trasferiti alla console cloud di Keycafe in meno di due minuti. Il software di Keycafe programma automaticamente la finestra di accesso per corrispondere al soggiorno dell'ospite, eliminando la pianificazione manuale e la doppia immissione di dati.

• Consegna automatizzata dell'accesso: Una volta che la piattaforma di Keycafe elabora l'aggiornamento della prenotazione, genera automaticamente un PIN di ritiro unico e con restrizioni di tempo e invia istruzioni di recupero chiare direttamente all'ospite.

• Accesso chiavi per gli ospiti: L'ospite inserisce il proprio PIN direttamente nella MS5 SmartBox per recuperare autonomamente la propria chiave.

Estendere le stagioni e la capacità del personale: il caso di studio del Motel Impérial

L'impatto reale di questo flusso di lavoro unificato è dettagliato nel caso di studio operativo del Motel Impérial a Percé, Quebec. Gestendo una proprietà ad alta occupazione in una destinazione turistica stagionale, il motel ha affrontato significative frizioni operative nella gestione delle chiavi fisiche con orari di reception limitati.

Collegando Keycafe con Mews, la proprietà è passata con successo a un modello di check-in self-service sicuro. Nadia Minassian, co-proprietaria del Motel Impérial, ha spiegato come la tecnologia abbia risparmiato ore di lavoro cruciali:

"Uno dei grandi vantaggi di Keycafe e Mews è che l'integrazione è molto fluida tra i due. Innanzitutto, Keycafe ha un back office eccezionalmente facile, quindi è molto semplice da configurare. È un sistema plug-and-play. Una volta installato e funzionante, si integra perfettamente con Mews, e ci ha permesso di semplificare il nostro processo e il percorso del cliente fino al check-in."

Flussi di lavoro granulari per la pulizia, il personale e i fornitori

Oltre a semplificare gli arrivi degli ospiti, il sistema di Keycafe stabilisce un rigoroso tracciamento della catena di custodia per le operazioni interne:

• Cambi di turno del personale di pulizia: Le squadre di pulizia utilizzano PIN o NFC fob assegnati per ritirare le chiavi master dalla SmartBox. Il software di Keycafe registra una traccia di audit in tempo reale, mostrando esattamente chi ha tenuto quale chiave e quando.

• Ingegneria e Manutenzione: Aree infrastrutturali critiche, come sale server o armadi elettrici, rimangono bloccate, con chiavi limitate solo al personale autorizzato durante i turni programmati.

• Appaltatori esterni: I manager possono generare codici PIN temporanei con scadenza automatica per i fornitori di manutenzione esterni, consentendo loro di ritirare chiavi specifiche senza la supervisione del front-desk.

Gli albergatori possono saperne di più sulle capacità di integrazione automatizzata di Keycafe con Mews.