Come Biarritz Camping ha migliorato gli arrivi in ritardo e la gestione delle chiavi con Keycafe

Prima di implementare Keycafe, Biarritz Camping gestiva gli arrivi in tarda serata utilizzando vassoi di raccolta posizionati all'esterno dell'area della reception. Ogni ospite in arrivo riceveva una piccola busta contenente le chiavi del proprio alloggio, una mappa del campeggio e i braccialetti richiesti. Sebbene questo processo permettesse agli ospiti di arrivare dopo la chiusura della reception, offriva sicurezza e visibilità limitate. Il team non poteva confermare con precisione quando un ospite aveva ritirato una busta o verificare chi avesse preso ogni set di chiavi. C'era anche il rischio che gli ospiti potessero accidentalmente ritirare la busta sbagliata o accedere all'alloggio in affitto sbagliato. Con chiavi e informazioni di arrivo lasciate incustodite fuori dalla reception, il campeggio necessitava di un modo più sicuro e affidabile per accogliere gli ospiti fuori orario. Oltre agli arrivi in tarda serata, Biarritz Camping desiderava migliorare il coordinamento delle chiavi tra la reception e le pulizie. Il team necessitava di un modo efficiente per gestire le chiavi degli ospiti in partenza anticipata, passarle alle pulizie e restituirle in sicurezza prima dell'arrivo degli ospiti successivi.

Biarritz Camping ha installato una Keycafe SmartBox fuori dall'ufficio della reception come punto centralizzato di scambio chiavi per gli ospiti, il personale della reception e il team di pulizia. Prima della chiusura della reception, il personale inserisce la chiave dell'alloggio di ogni ospite in arrivo in ritardo all'interno della Keycafe SmartBox. L'ospite riceve un SMS contenente un codice di ritiro unico collegato alla chiave assegnata. Una volta raggiunto il campeggio, inseriscono il codice nella SmartBox, ritirano la loro chiave e si recano direttamente alla loro unità. Questo processo controllato sostituisce le buste e i materiali di arrivo precedentemente lasciati incustoditi fuori dalla reception. Lo stesso sistema supporta i cambi di alloggio durante il giorno. Gli ospiti che partono in anticipo depositano le loro chiavi nella SmartBox, creando un punto di consegna centralizzato dove la reception può coordinare l'accesso per le pulizie. Le pulizie ritirano le chiavi pertinenti quando un alloggio è pronto per essere pulito e le restituiscono alla SmartBox dopo aver completato il lavoro. Ciò mantiene le chiavi sicure e accessibili durante ogni fase del flusso di lavoro di cambio.

Keycafe ha trasformato il modo in cui Biarritz Camping gestisce gli arrivi in ritardo. Invece di lasciare buste contenenti chiavi e informazioni per gli ospiti all'esterno della reception, il campeggio può ora fornire un accesso sicuro, controllato e autonomo a ogni ospite. Gli ospiti che arrivano in ritardo non devono più preoccuparsi degli orari di reception e di prendere le chiavi sbagliate. Ricevono un codice di ritiro unico tramite SMS e possono recuperare le chiavi corrette in qualsiasi momento arrivino, offrendo loro un'esperienza di check-in più fluida e comoda. Il team del campeggio beneficia anche di una maggiore visibilità e controllo. I KeyExchange possono essere gestiti in modo più affidabile, riducendo l'incertezza sul fatto che un ospite abbia ritirato le proprie chiavi e minimizzando il rischio che qualcuno acceda all'alloggio sbagliato. Keycafe ha anche migliorato la coordinazione interna. Quando gli ospiti partono prima delle 9 del mattino, le loro chiavi restituite possono essere passate dalla reception alle pulizie in modo più efficiente. Ciò permette al team di anticipare i programmi di pulizia, iniziare i ricambi degli alloggi prima e preparare le sistemazioni per gli ospiti in arrivo. Una volta terminate le pulizie, il personale addetto può restituire le chiavi alla SmartBox, dove rimangono al sicuro e pronte per il prossimo ospite. Supportando l'intero processo—dalla partenza anticipata e le pulizie all'arrivo in ritardo—Keycafe ha aiutato Biarritz Camping ad aumentare la produttività, garantendo maggiore tranquillità sia al personale che agli ospiti.