Come Cocoonr ha automatizzato l'accesso alle chiavi per ospiti e appaltatori per 18 proprietà in affitto a breve termine

Essendo un'agenzia di gestione immobiliare in rapida crescita, Cocoonr si trovava ad affrontare le strozzature operative della gestione tradizionale delle chiavi. Per i check-in degli ospiti, il personale era costretto a incontrare fisicamente i viaggiatori presso ogni proprietà, imponendo finestre di appuntamento restrittive e vincolanti che causavano disagi agli ospiti e prosciugavano ore di lavoro preziose.

Internamente, l'organizzazione delle chiavi nei loro uffici regionali si basava su metodi primitivi, tra cui una semplice scatola di plastica con piccoli cassetti manuali. Questa configurazione era estremamente suscettibile all'errore umano; le chiavi venivano spesso riposte nei compartimenti sbagliati, causando confusione operativa, smarrimento delle chiavi e aumento dei costi di sostituzione. Inoltre, la mancanza di supervisione centralizzata creava una vulnerabilità di sicurezza continua, poiché tutte le chiavi erano costantemente accessibili a fornitori di servizi esterni senza alcun meccanismo di tracciamento verificabile.

Per eliminare i colli di bottiglia manuali, Cocoonr ha centralizzato le proprie operazioni installando SmartBox Keycafe in 18 delle loro sedi di agenzia. Per garantire un processo di amministrazione completamente senza contatto, Cocoonr ha utilizzato l'API aperta di Keycafe per sviluppare soluzioni IT personalizzate, integrando il sistema di gestione chiavi direttamente nel loro software di gestione immobiliare interno.

Il sistema integrato automatizza completamente il flusso di lavoro per l'accesso alle proprietà. Quando un viaggiatore prenota un alloggio, il sistema genera automaticamente un codice di accesso tramite l'API e lo invia via SMS o e-mail all'ospite 24 ore prima dell'arrivo. Gli ospiti possono quindi ritirare le loro chiavi in autonomia presso lo SmartBox in qualsiasi momento del loro arrivo. Inoltre, Cocoonr ha esteso questo sistema alla propria forza lavoro esterna; i fornitori di servizi di pulizia e manutenzione utilizzano codici di accesso univoci legati direttamente alle loro attività per ritirare e restituire le chiavi in autonomia.

Dall'adozione di Keycafe, Cocoonr ha modernizzato con successo la sua infrastruttura operativa, raggiungendo importanti traguardi in termini di efficienza e sicurezza. Automatizzando il processo di scambio chiavi, l'agenzia ha facilitato con successo diverse migliaia di check-in self-service per i viaggiatori entro il 2025. Ciò ha eliminato completamente la necessità per il personale di effettuare consegne manuali, risparmiando un numero considerevole di ore di lavoro e consentendo ai team di concentrarsi sulle attività fondamentali dell'ospitalità.

Il sistema ha anche portato assoluta tranquillità al team interno. Il tracciamento in tempo reale e i registri di audit digitali assicurano che i manager sappiano esattamente quale fornitore abbia una chiave in qualsiasi momento. Inoltre, quando un ospite effettua il check-out e deposita la chiave nella SmartBox, la notifica automatica consente alle squadre di pulizia di ottimizzare immediatamente le loro routine e di anticipare tempestivamente i cambi.