Fuji AutoFuji Auto Migliora il Flusso di Lavoro della Concessionaria con la Gestione Intelligente delle Chiavi
“Grazie a Keycafe, siamo riusciti a digitalizzare e migliorare un processo che risultava difficile da gestire fino a poco tempo fa.”
Letizia Merlo
Analista delle Operazioni
Su Fuji Auto
Fuji Auto è una concessionaria auto a servizio completo a Cuneo, Italia, che gestisce la vendita, l'accettazione, la manutenzione e la consegna dei veicoli. Con decine di veicoli che ogni giorno transitano tra aree amministrative, vendite, officina e carrozzeria, la gestione delle chiavi gioca un ruolo centrale nelle operazioni quotidiane.
Nicole è una Coordinatrice Marketing presso Keycafe, dove si concentra sullo sviluppo di contenuti mirati al settore delle concessionarie auto.
La Sfida
Prima di adottare Keycafe, Fuji Auto conservava le chiavi in custodie organizzate per marca e ordine alfabetico. Il processo non era automatizzato e dipendeva fortemente dall'attenzione del personale. Le chiavi venivano spesso riposte nella custodia sbagliata, scambiate per errore o smarrite del tutto. Quando una chiave spariva, non c'era modo di sapere chi l'avesse presa o dove potesse trovarsi. "Il problema principale era trovare la chiave, ma anche il tempo perso a cercarla", ha spiegato Letizia Merlo, Analista Operativo. "Non sapevamo mai chi avesse la chiave o dove si trovasse." Poiché le chiavi si spostavano frequentemente tra i reparti e talvolta al di fuori della concessionaria, questi problemi causavano rallentamenti quotidiani e frustrazione.
Il problema principale era trovare la chiave, ma anche il tempo sprecato a cercarla. Non sapevamo mai chi avesse la chiave o dove si trovasse.
Letizia Merlo, Analista Operativo
Punti Dolenti
- Tempo perso — Il personale impiegava un tempo considerevole nella ricerca delle chiavi smarrite.
- Nessuna visibilità — Nessun registro chiaro di chi avesse una chiave o dove fosse
- Errori manuali — Chiavi riposte nello scomparto errato o scambiate accidentalmente
- Ritardi Operativi — Vendite, servizio e movimentazione dei veicoli rallentati a causa della mancanza di chiavi
Soluzione
Fuji Auto ha adottato Keycafe per centralizzare la conservazione e il tracciamento delle chiavi in tutta la concessionaria. Quando un nuovo veicolo arriva in concessionaria, la sua chiave viene registrata nell'app Keycafe e attaccata a un fob prima di essere scansionata e riposta nella SmartBox. Il personale accede alle chiavi utilizzando codici personali, consentendo che ogni prelievo e riconsegna venga registrato automaticamente.
Le chiavi si spostano frequentemente tra i reparti, inclusi amministrazione, vendite, officina e carrozzeria. Con Keycafe, ogni movimento viene tracciato in un unico sistema. Quando un veicolo viene venduto, il tecnico finale restituisce il fob all'amministrazione, dove viene rimosso e riutilizzato per il veicolo successivo.
Tutte le chiavi sono conservate in un'unica posizione sicura, rendendole veloci da localizzare e facili da gestire.
L'implementazione di Fuji Auto
- Monitoraggio centralizzato delle chiavi — Tutte le chiavi sono registrate, archiviate e tracciate tramite un unico sistema.
- Codici di Accesso Personali — Ogni dipendente usa un codice unico, creando un registro di controllo completo.
- Visibilità interdipartimentale — I movimenti delle chiavi tra vendite, assistenza e amministrazione vengono tutti registrati
- Sistema Fob Riutilizzabile — I fobs vengono restituiti e riutilizzati alla vendita dei veicoli, mantenendo bassi i costi.
“Sappiamo che tutte le chiavi si trovano in un unico luogo, sono facili da trovare e non perdiamo più tempo a cercarle.”
Risultati
Fuji Auto ha riscontrato miglioramenti immediati una volta introdotto Keycafe. Il tempo impiegato per la ricerca delle chiavi è diminuito significativamente. Utilizzando l'app Keycafe, il personale può ora localizzare qualsiasi chiave in pochi secondi e vedere chi l'ha usata per ultimo. Questa visibilità ha aumentato la responsabilità tra i team e ha ridotto la confusione durante i periodi di punta.
«All'inizio, alcuni dipendenti erano scettici», aggiunge Letizia. «Ma dopo poche settimane, erano molto più contenti di questo sistema rispetto a quello che avevamo prima.» La gestione delle chiavi è diventata prevedibile, più veloce e più facile da gestire.
Abbandonando le custodie per chiavi, Fuji Auto gestisce ora un elevato volume di veicoli con chiarezza e controllo, utilizzando un sistema che supporta il ritmo del lavoro quotidiano della concessionaria anziché rallentarlo.
Adesso tutti sanno esattamente dov'è la chiave. Non sprechiamo più tempo a cercare. Keycafe ha davvero trasformato il nostro modo di lavorare.
Letizia Merlo, Analista Operativo
The Outcome
- Ritiro Chiavi più Veloce — Le chiavi possono essere trovate in pochi secondi anziché in minuti
- Piena Responsabilità — La traccia di audit digitale elimina le controversie sulla detenzione delle chiavi.
- Monitoraggio in tempo reale — I manager possono monitorare l'attività delle chiavi da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.
- Ritardi Operativi Ridotti — I reparti di assistenza e vendita operano in modo più efficiente
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