VAG nv automatizza le consegne delle chiavi per operazioni di autonoleggio scalabili

VAG nv fornisce servizi automobilistici in tutto il Belgio da oltre 50 anni, gestendo ogni aspetto, dal noleggio auto e la vendita di veicoli ai lavaggi auto e la manutenzione. La gestione di una flotta di veicoli a noleggio richiede al personale di consegnare le chiavi direttamente ai clienti. Con l'evoluzione delle aspettative dei clienti verso interazioni digitali, la necessità che il personale fosse fisicamente presente in ogni punto di ritiro ha creato attriti operativi.

La gestione delle consegne delle chiavi la domenica, nei giorni festivi e nei luoghi di ritiro remoti si è rivelata impegnativa. Il personale doveva essere in loco unicamente per consegnare le chiavi a clienti che avevano già completato contratti di noleggio digitali e pagamenti online. Senza una soluzione automatizzata per i ritiri fuori orario, l'azienda rischiava di perdere clienti che necessitavano di opzioni di noleggio flessibili.

La gestione di 100 chiavi di veicoli in più punti di ritiro senza un sistema automatizzato di gestione delle chiavi minacciava di limitare la crescita. VAG nv necessitava di una soluzione che supportasse ritiri a noleggio completamente contactless senza aggiungere banchi reception fisici o costi aggiuntivi di personale in ogni hub.

Per risolvere queste sfide, VAG nv ha valutato una serie di tradizionali armadietti per chiavi sul mercato. Hanno trovato la maggior parte delle soluzioni ingombranti e poco maneggevoli rispetto all'hardware compatto SmartBox di Keycafe e alle sue funzionalità software. Le capacità del sistema Keycafe hanno fornito la flessibilità necessaria per la distribuzione di chiavi senza contatto in più sedi.

Le operazioni quotidiane si concentrano ora su un flusso di lavoro digitale self-service. I clienti firmano digitalmente i loro contratti di noleggio e pagano i depositi online prima di ritirare il veicolo. Una volta confermato, il cliente riceve un codice di ritiro univoco con opzioni PIN e QR inviato tramite Keycafe. Inseriscono il PIN o mostrano il codice QR allo SmartBox fuori dall'ufficio di noleggio per recuperare la chiave del veicolo e iniziare il noleggio.

VAG nv sta attualmente integrando Keycafe direttamente nel suo software di noleggio tramite API. Questa connessione sincronizzerà le prenotazioni di noleggio con i codici di accesso alle chiavi, eliminando l'amministrazione manuale e consentendo al personale di concentrare la propria attenzione sulle attività operative principali.

L'implementazione di Keycafe ha permesso a VAG NV di offrire ritiri flessibili dei veicoli 24 ore su 24 per la sua flotta a noleggio. I clienti possono ora ritirare le chiavi la domenica, nei giorni festivi e fuori dal normale orario di lavoro, senza richiedere la presenza di personale in loco. Questo cambiamento ha risolto il principale collo di bottiglia nel loro processo di noleggio e ha apportato miglioramenti operativi immediati.

Le dimensioni compatte di Keycafe e la sua piattaforma di gestione remota hanno anche creato nuove opportunità per l'espansione regionale. VAG nv ha installato SmartBoxes in 7 diverse località, stabilendo punti di ritiro senza la necessità di costruire uffici di reception fisici o assumere personale dedicato in ogni sede.

L'automazione della consegna delle chiavi ha liberato il personale di VAG nv da mansioni amministrative manuali, permettendo loro di concentrarsi su vendite, manutenzione e assistenza clienti. Mentre l'azienda completa l'integrazione della sua API per il software di noleggio, il flusso di lavoro ottimizzato posiziona VAG nv per acquisire maggiori ricavi di noleggio attraverso la sua crescente presenza.