Come Vest Bilutleie ha automatizzato il noleggio auto 24/7 con Keycafe

Vest Bilutleie offre servizi di noleggio veicoli in tutta la Norvegia occidentale. Prima di Keycafe, l'azienda si affidava al personale per consegnare le chiavi di persona: ogni ritiro e riconsegna richiedeva quindi la presenza di un dipendente nel luogo e al momento giusti.

Gestire i noleggi al di fuori del normale orario di apertura era particolarmente difficile, poiché il personale doveva spesso spostarsi in auto per raggiungere i veicoli solo per assistere i clienti. Inoltre, i loro armadietti portachiavi rallentavano i ritiri, dato che i dettagli di accesso potevano essere condivisi solo una volta che il veicolo era pronto e la chiave si trovava fisicamente nella cassetta. Poiché l'azienda pianificava di espandersi e sviluppare una propria piattaforma di noleggio, aveva bisogno di una strategia di gestione delle chiavi completamente nuova.

Vest Bilutleie ha scelto Keycafe come alternativa moderna ai suoi armadietti portachiavi esistenti. La sua interfaccia intuitiva e i singoli scomparti per le chiavi rendono i ritiri più semplici e veloci sia per i clienti che per il personale.

Ora i clienti prenotano tramite il sito web di Vest Bilutleie e ricevono un SMS con i dettagli del ritiro non appena la prenotazione viene creata. Il personale inserisce semplicemente la chiave del veicolo nella SmartBox una volta terminati i preparativi. Inoltre, Keycafe è integrato direttamente nel sistema di prenotazione di Vest Bilutleie tramite API, sincronizzando automaticamente lo stato al momento del ritiro o della restituzione delle chiavi e inviando notifiche via email al personale.

Come spiega il co-fondatore e CEO Thomas Tufta Løberg: “Possiamo vedere esattamente quando l'auto è stata ritirata e riconsegnata, senza dover tirare a indovinare”.

Vest Bilutleie ha iniziato a riscontrare i vantaggi operativi di Keycafe già nelle prime una o due settimane. Poiché i clienti possono ora ritirare e restituire i veicoli a qualsiasi ora, il personale non perde più tempo a spostarsi per le consegne a tarda notte o di prima mattina. Il team è ora in grado di servire più clienti contemporaneamente, consentendo all'azienda di aumentare il volume dei noleggi senza dover assumere ulteriore personale.

Il flusso di lavoro automatizzato ha trasformato anche il coordinamento interno del team. Grazie alla sincronizzazione in tempo reale e agli avvisi automatici, la squadra dispone di una visione precisa e in tempo reale di ogni veicolo in tutte le sue sedi. Ciò elimina una quantità significativa di lavoro amministrativo e incertezze dalle attività quotidiane, posizionando perfettamente Vest Bilutleie per sostenere una crescita continua in tutta la Norvegia occidentale.