Clamens & STPS Raggiungono la Tracciabilità Completa delle Chiavi della Flotta per le Operazioni di Lavori Pubblici

Ensis Groupe, con sede a Villeparisis, Francia, gestisce una flotta di veicoli diversificata attraverso le sue filiali: Clamens, che ricicla materiali da costruzione, e STPS, un'azienda di lavori pubblici che serve i principali fornitori di servizi pubblici come GRDF (Gaz Réseau Distribution France) ed EDF (Électricité de France). Con oltre 90 veicoli e 480 dipendenti, le loro operazioni richiedono un coordinamento quotidiano tra autisti, meccanici e responsabili tra i vari reparti e turni, compreso il lavoro notturno e i servizi di reperibilità per emergenze.

L'azienda si affidava a un processo manuale per la gestione delle chiavi dei veicoli, utilizzando una bacheca fisica e armadietti d'ufficio. Spesso gli autisti lasciavano le chiavi in luoghi informali, dimenticavano di restituirle o le passavano tra di loro, creando incertezza sulla disponibilità dei veicoli. Quando un camion doveva essere riassegnato, riparato o spedito urgentemente, non sapere dove si trovasse la chiave (o se fosse persino in sede) portava a ritardi, attriti interni e interruzioni del servizio.

Per strutturare e mettere in sicurezza la gestione delle proprie chiavi, Ensis Groupe ha implementato i sistemi Keycafe SmartBox nelle loro sedi operative di Clamens e STPS. Autisti, personale d'officina e responsabili della logistica utilizzano ora il sistema quotidianamente per prelevare e riconsegnare le chiavi tramite accesso sicuro e registrato.

A ogni utente viene assegnato un codice PIN unico, associato a permessi specifici in base al loro ruolo e alle loro responsabilità. Ad esempio, gli autisti visualizzano solo le chiavi relative ai veicoli a loro assegnati, con accesso limitato a determinate fasce orarie. I team dell'officina possono prelevare qualsiasi chiave di cui hanno bisogno per la manutenzione, mentre i responsabili della logistica possono concedere o revocare l'accesso da remoto tramite l'app Keycafe.

Questa configurazione garantisce che solo il personale autorizzato gestisca le chiavi, con piena visibilità su ogni transazione. Il sistema SmartBox ha sostituito pratiche informali con un flusso di lavoro standardizzato e verificabile, migliorando la sicurezza, la responsabilità e il controllo operativo.

A seguito dell'implementazione di Keycafe nelle loro operazioni di Villeparisis, Ensis Groupe ha ottenuto una trasformazione completa nel modo in cui le chiavi sono gestite da autisti, manager e personale d'officina. Passaggi di mano informali e metodi di stoccaggio non protetti sono stati sostituiti da un sistema strutturato e tracciabile che ha permesso agli utenti di accedere in modo autonomo alle chiavi di cui avevano bisogno, mentre gli amministratori mantenevano il pieno controllo su permessi e finestre di accesso. Ciò si è rivelato particolarmente utile per i turni notturni e del fine settimana, dove i team di reperibilità potevano ritirare le chiavi senza ritardi e continuare le operazioni senza bisogno di supporto manageriale in loco.

Il nuovo sistema ha inoltre migliorato il coordinamento inter-team. I responsabili della spedizione possono riassegnare rapidamente i veicoli in base alla disponibilità, e il personale di manutenzione può ritirare le chiavi per le riparazioni secondo necessità, il tutto senza interrompere i flussi di lavoro. Con procedure chiare e accesso centralizzato, la gestione delle chiavi è diventata più veloce, più sicura e significativamente più affidabile per tutti i soggetti coinvolti.