Scuola materna Sumire potenzia la responsabilizzazione integrando le notifiche di Keycafe in Slack

Gestito dalla Social Welfare Corporation Nagatanagasaki, Kindergarten Sumire è un programma di asilo nido e doposcuola incentrato sullo sviluppo emotivo per bambini di età compresa tra 0 e 5 anni. L'azienda si vanta di essere una seconda casa per i bambini piccoli, offrendo lezioni di inglese (conversazione/ascolto), nutrizione attraverso lezioni di cucina, lezioni di Eisar (danza tradizionale delle isole di Okinawa) e programmi di arte. Kindergarten Sumire mette al primo posto i genitori che lavorano, cercando sempre di avvantaggiare i genitori pur fornendo servizi educativi ai bambini.

Presso l'asilo nido, il focus operativo è sul miglioramento dell'efficienza e della sicurezza attraverso la tecnologia dell'informazione e delle comunicazioni. Per raggiungere questo obiettivo, a ogni membro del personale viene fornito un iPad per svolgere varie attività. Keycafe è stato inizialmente introdotto per facilitare lo scambio di chiavi tra gli insegnanti del turno mattutino/serale e per implementare la responsabilità sull'uso delle chiavi per aree sensibili e veicoli.

Le chiavi per porte d'ingresso, serrature di sicurezza, veicoli e un magazzino sono tutte conservate nella SmartBox della Scuola dell'Infanzia Sumire. Tutto il personale è registrato con il proprio account Keycafe e l'accesso a gruppi di chiavi è impostato in base all'anzianità e alle responsabilità del personale. Ad esempio, solo gli autisti e altro personale che periodicamente necessita di guidare hanno il permesso per le chiavi dei veicoli, prevenendo l'accesso non autorizzato agli scuolabus e ad altri veicoli. Allo stesso modo, le chiavi delle aree sensibili del campus sono accessibili solo al personale autorizzato con l'abilitazione richiesta.

Il personale utilizza l'app Keycafe sui propri iPad per avviare i prelievi e le restituzioni delle chiavi dalla SmartBox e per controllare lo stato in tempo reale di qualsiasi chiave. Questo permette loro di vedere se una chiave è disponibile o in uso prima di tentare di prelevarla. Keycafe fornisce anche registri che mostrano chi ha usato una chiave per ultimo e a che ora, in modo che le chiavi smarrite possano sempre essere rintracciate.

Prima di implementare Keycafe, la Scuola dell'Infanzia Sumire centralizzava le notifiche da vari software in Slack, quindi, naturalmente, hanno utilizzato la semplice API di Keycafe per integrare le notifiche di gestione delle chiavi allo stesso modo. Ciò ha permesso a tutto il team di avere sempre le informazioni più aggiornate sulla posizione o sullo stato di qualsiasi chiave.

Dall'implementazione di Keycafe, la Scuola dell'Infanzia Sumire ha riscontrato notevoli miglioramenti nell'efficienza della gestione delle chiavi. Con la SmartBox Keycafe e l'app sui loro iPad, i membri del personale possono accedere rapidamente alle chiavi di cui hanno bisogno, eliminando il tempo perso nella ricerca di chiavi smarrite o fuori posto. Il sistema di gestione trasparente, con tracciamento in tempo reale e registri utente, ha creato una cultura di responsabilità tra i membri del personale, il che ha portato a un minor numero di chiavi smarrite o fuori posto e a una maggiore efficienza operativa complessiva. L'accesso alle aree sensibili e ai veicoli della scuola è ora strettamente limitato al personale autorizzato, riducendo i rischi associati all'uso non autorizzato.

L'integrazione dell'API di Keycafe con la piattaforma di comunicazione Slack della scuola ha facilitato una coordinazione senza interruzioni tra il team. Ogni movimento delle chiavi viene istantaneamente comunicato a tutto il team, migliorando ulteriormente la responsabilità di ciascun membro. Questo sistema consente inoltre una risposta rapida in caso di emergenze o attività insolite delle chiavi, il che contribuisce alla sicurezza generale e all'efficienza operativa della scuola dell'infanzia. Con Keycafe, la Scuola dell'Infanzia Sumire ha raggiunto il suo obiettivo di sfruttare la tecnologia per aumentare sia l'efficienza che la sicurezza nelle proprie operazioni, fornendo maggiore tranquillità sia al personale che ai genitori.

"Oltre ai prelievi e alle riconsegne quotidiane delle chiavi, la creazione e la revoca dell'accesso alle chiavi quando il personale lasciava o si univa al team sono diventate molto più agevoli. Questo è stato un vantaggio inatteso", ha dichiarato il Sig. Momoo, Direttore Generale della scuola dell'infanzia.