All'interno del più grande aeroporto dell'Uruguay: Come Carrasco International ha automatizzato il controllo delle chiavi per oltre 400 dipendenti

Prima di adottare Keycafe, Aeropuertos Uruguay gestiva centinaia di chiavi attraverso un processo completamente manuale presso l'Aeroporto Internazionale di Carrasco, il più grande dell'Uruguay. L'operazione comportava il monitoraggio delle chiavi per una flotta di veicoli di supporto a terra, zone con accesso limitato e attrezzature aeronautiche specializzate in tutto l'aeroporto, con ogni ritiro e restituzione di chiavi registrato manualmente in un foglio di calcolo.

Con l'aumento del numero di chiavi, il processo è diventato sempre più difficile da gestire per gli oltre 400 membri del personale e i contraenti esterni. Il personale spesso dedicava tempo prezioso alla ricerca di chiavi specifiche in armadietti sovraffollati, rallentando le operazioni quotidiane e limitando la visibilità sull'utilizzo delle chiavi. Ritardi nel ritrovamento o nel recupero delle chiavi interrompevano il lavoro programmato con i fornitori esterni, influenzando l'efficienza operativa e creando un carico di lavoro amministrativo non necessario.

Aeropuertos Uruguay ha implementato Keycafe per sostituire il suo processo manuale di gestione delle chiavi con un sistema sicuro e automatizzato che fornisce accesso controllato e visibilità in tempo reale su tutte le operazioni aeroportuali. La piattaforma è stata configurata per rispecchiare la struttura organizzativa dell'aeroporto, garantendo che dipendenti e fornitori esterni possano accedere solo alle chiavi pertinenti alle loro responsabilità — un requisito fondamentale per una struttura che opera secondo rigorosi standard di sicurezza aerea.

Gli amministratori gestiscono il sistema complessivo configurando le impostazioni, creando utenti, organizzando gruppi di chiavi e definendo i permessi di accesso. I manager, come i responsabili di area, supervisionano le chiavi all'interno dei loro dipartimenti e possono concedere accesso temporaneo a dipendenti o fornitori esterni quando necessario. Gli utenti base hanno accesso continuo alle chiavi operative di cui necessitano per le loro responsabilità quotidiane, mentre i fornitori esterni ricevono un accesso a tempo limitato solo per le attività approvate.

Questa struttura consente agli utenti di localizzare e recuperare rapidamente le chiavi autorizzate, mantenendo al contempo la responsabilità grazie al tracciamento automatico delle attività e alla supervisione centralizzata.

In una struttura dove ogni minuto di ritardo operativo può avere ripercussioni sugli orari dei voli, sui lavori dei contractor e sui servizi passeggeri, Aeropuertos Uruguay ha riscontrato miglioramenti immediati in termini di efficienza e tempi di risposta dopo l'implementazione di Keycafe. I dipendenti possono ora ritirare e restituire in modo autonomo le chiavi autorizzate attraverso un processo più rapido e snello, mentre il filtro di ricerca basato sull'accesso aiuta gli utenti a trovare rapidamente esattamente ciò di cui hanno bisogno.

L'aeroporto ha anche ridotto i costi associati a chiavi duplicate, sostituzioni di serrature e riprogrammazione dei lavori dei contractor. Adattandosi alle esigenze specifiche di sicurezza, manutenzione, operazioni e fornitori esterni, Keycafe ha fornito una soluzione che si è integrata perfettamente nei flussi di lavoro quotidiani dell'aeroporto.