Come l'East Sussex Healthcare NHS Trust ha ripreso il controllo delle sue chiavi delle auto in comune

L'East Sussex Healthcare NHS Trust gestisce diverse strutture di cura intensiva, incluso l'Eastbourne District General Hospital. Per supportare questa vasta rete, l'ESHT si affida a una flotta dedicata di auto a uso comune gestite dal team della posta e dei corrieri, garantendo il trasporto quotidiano ed efficiente di cartelle cliniche, campioni e forniture essenziali tra tutti i siti. Questi veicoli sono utilizzati dal personale di tutta l'organizzazione. Le chiavi dei veicoli erano custodite in un ufficio parcheggio separato, quindi il personale doveva richiederne l'accesso lì, mentre il team di trasporto registrava le prenotazioni su un calendario condiviso gestito dal personale del parcheggio.

Con l'aumento della domanda sulla flotta, il flusso di lavoro suddiviso ha iniziato a causare seri problemi. Dipendere da un altro dipartimento per la consegna delle chiavi significava errori amministrativi ricorrenti, calendari non sincronizzati e veicoli prenotati due volte. Senza un sistema di tracciamento dedicato e senza chiavi in loco, i ritiri erano difficili da coordinare e le prenotazioni fallivano regolarmente.

L'Ente ha introdotto Keycafe per centralizzare l'accesso alla flotta e gestire in autonomia le chiavi, 24 ore su 24. Il personale ora invia una richiesta di veicolo con le date e gli orari di cui ha bisogno. Il team addetto alla posta e ai corrieri verifica la disponibilità, assegna un veicolo e inserisce la prenotazione nel software Keycafe.

A quel punto, il sistema invia all'utente istruzioni sicure per il ritiro e la restituzione che funzionano solo durante il periodo prenotato. Il personale utilizza un codice univoco per ritirare le chiavi assegnate dalla SmartBox e restituirle al sistema una volta terminato l'utilizzo del veicolo. Durante l'intero ciclo, il team addetto alla posta e ai corrieri riceve notifiche automatiche che tracciano il processo di ritiro e restituzione. Nessuno deve essere presente per la consegna, e il dipartimento mantiene il pieno controllo delle proprie chiavi.

Keycafe ha apportato stabilità immediata alla gestione del parco auto condiviso del Trust, e il feedback dei conducenti è stato estremamente positivo: il sistema è intuitivo da usare e costantemente affidabile. Mantenere la gestione delle chiavi sotto un unico team ha ridotto gli errori di programmazione e ha fatto risparmiare tempo al personale per ogni prenotazione. I risultati sono stati così evidenti che il Trust ha successivamente installato un secondo sistema Keycafe presso un altro sito ospedaliero.

I dati di utilizzo si sono rivelati preziosi di per sé. Con una visione accurata e in tempo reale di come e quando le chiavi vengono utilizzate, la direzione è stata in grado di rivalutare la dislocazione dei veicoli della flotta in tutto il campus. Il Trust ha riscontrato che Keycafe ha rapidamente giustificato l'investimento, eliminando gli errori amministrativi e riducendo il rischio finanziario derivante dallo smarrimento di chiavi e veicoli.