Installatore di Riscaldamento Wärme Wimmer Risparmia Ore di Lavoro Amministrativo per Oltre 90 Chiavi

Con sede a Gröbenzell, vicino a Monaco, Wärme Wimmer è specializzata in tecnologia ambientale, installando pompe di calore, sistemi fotovoltaici e impianti di climatizzazione. Con oltre 30 dipendenti, l'azienda gestisce quotidianamente un elevato volume di chiavi fisiche. Tra queste, le chiavi dei veicoli per la propria flotta e le chiavi delle strutture dei clienti affidate al team per manutenzioni e riparazioni regolari.

Prima di utilizzare il sistema Keycafe, l'azienda si affidava a un elenco cartaceo e a delle penne per registrare chi aveva ritirato e riconsegnato le chiavi. Questo metodo manuale era soggetto a errori, mancava di visibilità in tempo reale e lasciava il team disorganizzato.

Smarrire le chiavi dei clienti era una minaccia costante, e la ricerca delle chiavi smarrite faceva perdere tempo prezioso. Il personale d'ufficio doveva dedicare ore a rincorrere i tecnici per scoprire chi avesse una specifica chiave di veicolo o cliente, causando ritardi nei programmi giornalieri.

Per trovare un modo migliore, l'azienda ha cercato un sistema digitale e facile da usare. Il direttore generale Tobias Wimmer desiderava uno strumento basato su app a cui i dipendenti potessero accedere facilmente sui loro iPad o tramite credenziali di accesso fisiche. Dopo un breve periodo di test, hanno scoperto che Keycafe si adattava perfettamente e lo hanno rapidamente integrato nella loro infrastruttura IT.

Wärme Wimmer gestisce ora 93 chiavi con Keycafe, monitorando i veicoli della flotta e le chiavi dei clienti per la manutenzione regolare e i lavori di riparazione. I dipendenti possono verificare la disponibilità delle chiavi direttamente sui loro iPad prima di iniziare un lavoro. Questa capacità è particolarmente utile durante le chiamate di emergenza, poiché il personale può vedere se una chiave si trova nello SmartBox o è ancora in possesso di un collega.

Il sistema consente agli amministratori di assegnare diritti di accesso specifici, garantendo che solo il personale autorizzato possa ritirare determinate chiavi. I dipendenti si autenticano presso il Keycafe SmartBox utilizzando l'app mobile o un badge di accesso personale per ritirare o restituire rapidamente le chiavi loro assegnate.

Dall'installazione di Keycafe, Wärme Wimmer ha eliminato lo stress e il disordine delle liste cartacee. Il monitoraggio delle chiavi è ora completamente automatizzato, offrendo all'intera organizzazione una trasparenza completa sulle loro 93 chiavi. I membri del personale si prendono maggiore cura delle chiavi perché sanno che ogni transazione viene registrata elettronicamente sotto il loro profilo.

Il sistema ha fatto risparmiare tempo prezioso nell'ufficio principale. Invece di cercare chiavi smarrite o rincorrere i membri del personale per localizzare un veicolo, gli amministratori possono visualizzare istantaneamente lo stato delle chiavi online. Questa velocità si traduce direttamente in operazioni più rapide e un servizio migliore per i clienti.

Dal punto di vista finanziario, l'investimento si è ripagato incredibilmente velocemente. Tobias Wimmer stima che il sistema si sia ammortizzato in cinque-sei mesi prevenendo i costi ingenti associati alla sostituzione delle chiavi smarrite.