Come Laurenty ha migliorato il controllo delle chiavi della flotta e delle strutture con Keycafe

Prima di implementare Keycafe, Laurenty utilizzava già un diverso sistema di gestione delle chiavi. Secondo l'Account Manager Julie Andry, il sistema forniva un livello base di organizzazione, ma risultava carente in termini di usabilità e affidabilità: “Utilizzavamo un sistema chiamato Traka. Tuttavia, era molto meno intuitivo e molto più difficile da usare, specialmente per i lavoratori dell'azienda. Nel complesso, sembrava piuttosto obsoleto.” Il processo di accesso era basato su codici che non sempre funzionavano in modo affidabile, generando frustrazione e rallentando il recupero delle chiavi. Inoltre, il sistema non forniva il livello di controllo di cui Laurenty aveva bisogno, poiché gli utenti potevano accedere a tutte le chiavi disponibili anziché solo a quelle loro assegnate. Con una flotta di circa 20 veicoli aziendali, Laurenty necessitava di una soluzione che fornisse una migliore tracciabilità e responsabilità. L'azienda aveva bisogno di sapere quale dipendente avesse preso ogni chiave del veicolo ogni giorno e di garantire che le chiavi fossero gestite in modo sicuro durante le operazioni quotidiane.

Laurenty ha implementato il sistema di gestione chiavi SmartBox di Keycafe per centralizzare e mettere in sicurezza l'accesso alle chiavi dei suoi veicoli e delle sue strutture. Ogni giorno, il team di pulizia utilizza lo SmartBox per ritirare le chiavi loro assegnate prima di iniziare i loro compiti e restituirle una volta completato il lavoro. Il sistema è diventato una parte essenziale del flusso di lavoro quotidiano di Laurenty. Tramite la piattaforma Keycafe, Laurenty può facilmente monitorare i movimenti delle chiavi e la cronologia degli accessi, garantendo una visibilità completa su chi ha preso ogni chiave e quando.

L'adozione di Keycafe ha apportato miglioramenti immediati alle operazioni quotidiane di Laurenty, in particolare in termini di efficienza, visibilità e responsabilità. I lavoratori possono ora ritirare e restituire rapidamente le chiavi assegnate ogni giorno attraverso un processo semplice e affidabile, riducendo i ritardi e rendendo più fluidi gli scambi di chiavi. Allo stesso tempo, i manager beneficiano di una tracciabilità completa, con la possibilità di vedere chi ha acceduto a ciascuna chiave e quando. Questa maggiore visibilità ha rafforzato la responsabilità tra i team e migliorato il controllo sull'accesso ai veicoli e alle strutture. Oltre alle chiavi dei veicoli, Laurenty utilizza Keycafe anche per gestire le chiavi di luoghi sicuri e attrezzature, rendendola una soluzione versatile per diverse esigenze operative. Con un sistema intuitivo, facile da usare ed espandere, Keycafe ha aiutato Laurenty a sostituire un processo obsoleto con un approccio più efficiente, sicuro e scalabile alla gestione delle chiavi.