コンコード・ホスピタリティ、スプレッドシートでの管理と鍵の紛失からKeycafeの自動追跡へ切り替え

国内有数のホテル管理会社であるConcord Hospitalityは、スタッフ用鍵の従来の鍵管理方法の欠点を十分に認識していました。同社の施設では、スプレッドシート、紙のログ、大型で安全性の低い鍵保管ボックスといった煩雑なシステムに依存していました。これらのプロセスは、権限の追跡不能や、鍵紛失時のスタッフへの責任追及の困難さなど、非効率性をもたらしていました。

信頼できるシステムがないため、セキュリティは常に経営陣の頭から離れない心配事でした。置き忘れたり紛失したりしたマスターキーは、ゲストの安全性や施設の保全性を危うくする可能性があり、一方、リアルタイム追跡の欠如は業務の透明性を妨げていました。同社は、広大な施設全体にわたる大量の鍵を管理するために、スケーラブルなソリューションを必要としていました。

コンコード・ホスピタリティは、ミシガン州に新しくオープンするデュアルホテル施設（マリオット系列のACホテルとハイアットハウス・ランシング）において、Keycafeのキー管理システムを導入し、開業当初からシンプルでありながら強力な鍵管理を実現しました。従業員はこのシステムに素早く順応しました。必要なトレーニングは最小限で済み、PINの割り当てとタッチスクリーン操作の実演に数分を要しただけでした。

シフトの開始時、従業員は出勤を記録し、その後すぐにSmartBoxへ向かい、PINを入力してその日の割り当てられた鍵を受け取ります。シフトの終了時には、鍵は同じ方法で返却されます。マネージャーはKeycafeアプリを使用して、すべての鍵の使用状況をリアルタイムで監視し、必要に応じてアクセス権限を変更します。このデジタル変革は、説明責任、セキュリティ、およびワークフローの効率性を向上させました。

Keycafe導入以来、Concord Hospitalityは20以上のホテル施設において、セキュリティと業務効率の大幅な改善を実現しました。鍵の追跡は自動化され、管理者は使用状況を監査し、不一致に即座にかつ積極的に対処できるようになりました。このシステムは、手作業による記録および追跡プロセスを排除することで、大幅な労働時間を削減しました。

重要なエリアへのアクセスを許可するマスターキーは、現在SmartBoxに保管され、その所在が明確になっており、不正アクセスが発生する可能性を低減しています。管理者は、リアルタイム通知とリモートシステム制御によってもたらされる安心感を高く評価しています。

チーフエンジニアのケビン・クラウス氏にとって、Keycafeは日々の業務における不可欠なツールとなっています。「鍵がどこにあり、いつ持ち出されたかを知ることができるのは、私にとって最高の利点です。Keycafe以外のシステムを使用しているのであれば、あなたは機会を逃しています。」