Keycafe

Probleme und Lösungen für die Schlüsselverwaltung von Autovermietungen

Obwohl die Autovermietungsbranche von einer Pandemie und der schwächelnden Wirtschaft getroffen wurde, machten die Angestellten mit den Ressourcen ihrer Autovermieter kreativ Geld. Leider ist die Situation in dieser Geschichte aus dem Jahr 2020 in Sarasota, Florida, häufiger als gedacht anzutreffen:

"Die Polizei hat einen Hertz-Mitarbeiter am Sarasota Bradenton International Airport verhaftet, der nebenbei Autos vermietet haben soll, um daraus Profit zu schlagen. Die Polizeibehörde der Sarasota Manatee Airport Authority und das Sarasota Police Department leiteten im Oktober eine Untersuchung ein, nachdem sie festgestellt hatten, dass am Flughafen Mietwagen gestohlen wurden... Im Oktober und November stellte die Polizei fest, dass 10 Mietwagen von der Hertz-Autovermietung am Flughafen entwendet worden waren und dass ein Hertz-Mitarbeiter die Fahrzeuge "inoffiziell zu seinem persönlichen finanziellen Vorteil vermietete", heißt es in einer Pressemitteilung." - Bradenton, Florida.

Zum Glück wird Ihnen das mit dem Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe nicht passieren.

Herausforderungen bei der Schlüsselverwaltung von Mietflotten

Ohne Keycafe kann man sich nicht sicher sein, ob sich ein Fahrzeug aus der Mietflotte bei einem Kunden, in der Werkstatt oder auf einem der Parkplätze befindet. Aber mit Keycafe wird die Verfolgung, wann Fahrzeuge im Einsatz sind und wann sie zurückgegeben werden, vereinfacht und kann Ihnen Geld sparen.

Die Schlüsselverfolgung wird einfach, aktuell und für so viele oder wenige Personen zugänglich, wie Sie möchten. Sie erhalten in Echtzeit Informationen darüber, wann das Fahrzeug verlassen und wann der Schlüssel zurückgegeben wurde. Der Name des Assistenten des Mietkunden erscheint ebenfalls im Verlaufsbericht mit dem Zeitpunkt der Schlüsselabholung.

Wenn Sie mehrere Standorte haben, können die sicheren Schlüsselschränke von Keycafe vernetzt werden, um eine vollständige Kontrolle zu gewährleisten - unabhängig vom Standort. Sie haben 24/7 in Echtzeit den Überblick über den Standort der gesamten Mietflotte.

Schlüssel müssen aber nicht unbedingt gestohlen werden, um zu verschwinden. Verlorene und fehlende Schlüssel stellen für jeden Fuhrparkmanager eine erhebliche finanzielle Bedrohung dar. Das Nachschlüsseln ist teuer, insbesondere bei modernen elektronischen Schlüsselanhängern. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Kosten für das Nachschlüsseln eines einzigen Fahrzeugs Tausende von Dollar übersteigen. Und wenn ein Schlüssel verloren geht, besteht für das Unternehmen das Risiko eines Fahrzeugdiebstahls. Außerdem kann der Austausch eines Schlüssels Tage dauern, und zwar ab dem Zeitpunkt, an dem man feststellt, dass jemand ihn verloren hat. Da können schon Wochen vergehen.

Mit Keycafe werden die Schlüssel sicher und verschlossen in einem computergesteuerten Schrank aus kaltgewalztem Stahl und legiertem Aluminium A383 an einem zentralen und gesicherten Ort aufbewahrt.

Gibt es ein Problem mit der Aufbewahrung von Schlüsseln in einer Schublade oder auf einem Schlüsselbrett?

Beispiele wie der Diebstahl durch Hertz-Mitarbeiter in Sarasota zeigen, dass es für Vermietungsflotten unerlässlich ist, die Aktivitäten von Autoschlüsseln zu sichern und zu verfolgen, und zwar nicht nur auf einem Schlüsselbrett oder in einer Schublade. Über 30.000 werden jedes Jahr gestohlen, so die Statistik des National Insurance Crime Bureau für 2020. Unabhängig davon, wer die Fahrzeuge verwaltet, kann Keycafe Ihnen dabei helfen, den unbefugten Zugang zu reduzieren, die Herkunft von überschüssigen Kilometern während der Fahrzeugwartung zu verfolgen und das Verlegen von Schlüsseln zu verringern.

Eine der sichersten Optionen, um all diese Anforderungen zu erfüllen, ist das Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe. Das benutzerfreundliche Design von Keycafe sichert und kontrolliert den Zugang zu Schlüsseln auf dem Parkplatz, außerhalb des Standorts, bei der Wartung oder in der Inspektionswerkstatt.

So sichert Keycafe die Fahrzeugschlüssel

Das Smartbox IoT-verbundene Schlüsselschließfachsystem von Keycafe sichert jeden Schlüssel, und der Schlüssel ist mit einem anonymen NFC-Tracking-Chip verbunden. Die Schlüssel der Mietflotte werden nur von vorher autorisierten Personen mit einem PIN-Code oder anderen Identifikationsmethoden über eine mobile App abgerufen und zurückgegeben.

Keycafe bietet Ihnen:

  • Zugangshistorie - Sie erhalten eine vollständige Historie aller ausgetauschten Schlüssel, einschließlich der Personen, die zuletzt Schlüssel ausgecheckt haben.
  • Zugangskontrolle - Sie können Schlüsselzugänge einfach in Echtzeit über eine App hinzufügen oder sperren.
  • Zugriffskomfort - Mitarbeiter, Kunden und Auftragnehmer können die Abholung und Abgabe von Schlüsseln rund um die Uhr selbst verwalten.

Keycafe verwaltet den Zugang zu Schlüsseln und verbindet sie mit der Person, die sie zuletzt benutzt hat oder Zugang zu ihnen hatte. Auf diese Weise kann ein Vermietungsunternehmen schnell feststellen, wenn ein Fahrzeugschlüssel fehlt oder verlegt wurde, und so das Risiko von Fahrzeugdiebstahl und -missbrauch verringern.

Die Fächer der SmartBox MS3-Serie von Keycafe, die mit der Cloud verbunden sind, sind geräumig genug, um mehrere Schlüsselkarten, große Anhänger und Schlüsselbunde aufzunehmen. Das kleinste Modell hat sieben Fächer und lässt sich auf Hunderte von Schlüsseln erweitern.

  • Erweiterbar mit Erweiterungsfächern für 30 Behälter bis hin zu Hunderten von Behältern.
  • Immer verbunden: WiFi oder Ethernet, mit optionaler Umwandlung in ein Mobilfunknetz.
  • Pufferbatterien für den Fall eines Stromausfalls
  • Offline-Codes, um die Schlüsselabholung zu ermöglichen, auch wenn die SmartBox vorübergehend nicht angeschlossen ist
  • Keycafe bietet White-Labeling-Optionen, um Ihre Marke bekannt zu machen
  • 24/7 mehrsprachiger Support und umfangreiche Hilfe-Dokumentation

Keycafe kann die Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln für Mietflotten auf der ganzen Welt übernehmen. Dieses fortschrittliche Schlüsselkontrollsystem spart nicht nur Ihrem Personal Zeit, sondern senkt auch Ihre Betriebskosten.

Schauen wir uns einmal genauer an, was die Schlüsselkontrollsysteme der Keycafe-Mietwagenflotte für Sie tun können.

Was sind die wichtigsten Vorteile von Keycafe?

Keycafe gibt Ihnen Sicherheit

Keycafe bietet Fuhrparkmanagern Sicherheit - mit einem vollständig überprüfbaren Schlüsselkontrollsystem. Darüber hinaus kann die Fähigkeit von Keycafe, zu überwachen, wer das Fahrzeug ein- und ausgecheckt hat, den Managern dabei helfen, Prozessschwächen aufzuspüren, die zu verpassten Kilometerüberschreitungen oder Schäden führen.

Keycafe bietet Ihnen eine vollständige Schlüsselhistorie

Mit der zugänglichen Historie von Keycafe können Manager sehen, wann und von wem der Schlüssel entnommen und zurückgegeben wurde. Darüber hinaus können Manager Warnungen für die pünktliche Rückgabe von Schlüsseln personalisieren, damit diese nicht zu spät kommen. Und wenn es zu spät ist, alarmiert das Keycafe-System alle Beteiligten. Die Fähigkeit von Keycafe, die Historie zu verfolgen und Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten, ist ein leistungsstarkes Instrument zur Förderung der Effizienz und zur Steigerung der Gewinne.

Keycafe ist Cloud-verbunden

Mit der Keycafe-Schlüsselkontrolle für Mietflotten können Flottenmanager verfolgen, wer den Schlüssel hat, die Aktivitäten überwachen und den unbefugten Zugang reduzieren. Dies senkt nicht nur die Kosten, sondern verkürzt auch die Wartezeiten bei der Suche nach Schlüsseln für Kundenreservierungen. Darüber hinaus kann ein Manager über die Keycafe-App von jedem Ort aus den Zugang kontrollieren und gewähren.

Keycafe ist modular

Da die Anzahl der Fahrzeuge im Bestand variiert, kann auch die Anzahl der verwendeten Schlüssel variieren. Das modulare Design von Keycafe kann unterschiedliche Anforderungen erfüllen und mit dem Bestand Ihres Fuhrparks wachsen.

Es gibt zwei Hauptkategorien von SmartBoxen: Basisstationen und Erweiterungseinheiten.

  • Die Keycafe Basisstation verfügt über einen NFC-Scanner, Touchscreen, Anhängerbehälter, Schlüsselbehälter und eine One-Touch-Taste. Jeder Standort hat nur eine Basisstation, die mit dem Server kommuniziert.
  • Wenn Ihr Bestand wächst, können Sie Erweiterungseinheiten für zusätzliche Kapazität hinzufügen. Jede Erweiterungseinheit enthält alle aufgeführten Komponenten, jedoch keinen Scanner und keinen Anhängerbehälter. Die Erweiterungseinheit ist mit der Basisstation verbunden und kommuniziert direkt mit ihr.
  • Eine vollständige Liste der Funktionen finden Sie unter Keycafe Enterprise.
Individuelle Berechtigungen

Mit Keycafe können Sie die Zugangsberechtigung für Schlüssel nach Personen oder Abteilungen einrichten. So kann beispielsweise eine externe Serviceabteilung Zugang zu Fahrzeugen benötigen, die der Kundendienst nie benötigt.

Darüber hinaus müssen Sie vielleicht eine Gruppe von Schlüsseln für einige ausgewählte Mitarbeiter freigeben und eine andere Gruppe von Schlüsseln für andere. Die Keycafe-Gruppenfunktion ermöglicht es Ihnen, eine Untergruppe von Schlüsseln in Ihrem Konto zu erstellen und sie wie einen einzigen Schlüssel zu teilen.

Standardmäßig befinden sich alle von Ihnen erstellten Schlüssel in der Hauptgruppe "Alle Schlüssel". In dieser Gruppe können Sie alle Ihre Schlüssel mit den von Ihnen ausgewählten Benutzern einfach und schnell teilen.

API-Automation

Nutzen Sie eine umfangreiche API, um Keycafe direkt in Ihre Systeme für DMS-Anwendungen zu integrieren.

Rechenschaftspflicht

Es kann vorkommen, dass jemand die Fahrzeugschlüssel verlegt; im schlimmsten Fall beschädigt jemand das Fahrzeug während der Nutzung. Aber leider weiß ohne Keycafe niemand, wer das Auto zu diesem Zeitpunkt hatte.

Anstatt einen Mietkunden zu beschuldigen und weitere Probleme zu verursachen, kann der Administrator mit Keycafe den Verlauf der Abholungen und Rückgaben des Schlüssels ansehen. Die aufgelisteten Ereignisse erscheinen in chronologischer Reihenfolge mit Datum, Uhrzeit und der Art des Ereignisses, das aufgetreten ist.

Keycafe kann Ihr Unternehmen retten

Laut J.D. Power tragen die mangelnde Verfügbarkeit von Fahrzeugen und die steigenden Kosten für die Anmietung eines Autos zur sinkenden Kundenzufriedenheit bei. Wenn die Preise steigen, erwarten die Verbraucher verständlicherweise mehr. Und wenn sie nicht zufrieden sind, melden sie sich in den sozialen Medien, um es allen mitzuteilen. Das Letzte, was Sie zu der Frustration Ihrer Kunden beitragen wollen, ist ein verlorener Schlüssel und die Unmöglichkeit, einen Mietwagen abzuholen.

"Die Mietwagenfirmen stehen vor großen Herausforderungen, sowohl in Bezug auf das Fahrzeugangebot als auch auf das Personal, und die Kombination aus steigenden Kosten und langen Schlangen am Flughafen wirkt sich negativ auf die Kundenzufriedenheit aus", sagt Michael Taylor, Travel Intelligence Lead bei J.D. Power. Wenn Ihr Prozess zusammenbricht, kann es sein, dass der potenzielle Kunde den Flughafen verlässt und nie wiederkommt. Und das nur, weil Sie den Schlüssel nicht finden konnten. Und im Nachhinein werden Sie wahrscheinlich eine negative Bewertung des Kunden auf Facebook oder Yelp finden.

Sie werden vielleicht sagen: "Na und? Es ist nur eine schlechte Bewertung". Aber eine einzige negative Bewertung reicht aus, um Geschäfte von anderen zu verlieren, die diese Bewertung sehen. Die Wahrheit ist, dass Sie mehr als 40 positive Bewertungen brauchen, um den Schaden einer negativen Bewertung wieder gutzumachen.

Aber auch wenn Ihr Vermietungsunternehmen vor schwierigen Zeiten steht, was den Bestand angeht, kann es sich lohnen, alles für den Kunden zu tun. Die jüngsten Erfahrungen eines Kunden mit Enterprise waren vielversprechend. Ronald schrieb in einer Consumer Affairs-Bewertung. "Das Auto war tadellos und machte Spaß zu fahren. Der Manager war äußerst freundlich, hilfsbereit und zuvorkommend."

Laut einer 2020 J.D. Power-Studie spielt die Zeit, die im Autohaus verbracht wird, eine erhebliche Rolle für das Gesamterlebnis des Kunden. Wenn Sie beim Kunden gut ankommen wollen, dürfen Sie nicht zulassen, dass er herumsteht, während Sie nach den benötigten Schlüsseln suchen. Keycafe kann die Schlüsselaktivitäten im Autohaus effektiv verfolgen.

Die Vermeidung schlechter Kundenerfahrungen ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Keycafe kann Sie dabei unterstützen, Ihren Kunden während oder nach den Geschäftszeiten ein hervorragendes Erlebnis zu bieten.

Keycafe kann bei alltäglichen Problemen helfen

Autodiebstähle oder Kundenbeschwerden sind zwar selten, aber im Alltag eines jeden Autovermieter treten immer wieder Probleme auf. Hier sind einige häufige Vorgänge, die zu unnötigen Ausgaben führen.

  • Verlorene Schlüssel
  • Überwachung unzähliger Fahrzeuge
  • Ungeklärte Schäden
  • Unbekannter Kilometerstand

Dank der Fähigkeit der Keycafe-Software für das Mietflottenmanagement, die Schlüssel zu verfolgen, wissen Sie immer, wo sie sich gerade befinden und wo sie gewesen sind. Und mit unseren IoT-verbundenen Schlüsselschränken erfolgt die Verfolgung in Echtzeit, wenn auf die Schlüssel zugegriffen wird. Mit unseren Systemen zur Kontrolle von Fahrzeugschlüsseln erzielen Sie einen sofortigen ROI.

Wenn man mit Keycafe den Verlust von nur einem Schlüsselsatz pro Monat verhindert, kann eine Autovermietung Tausende von Dollar pro Jahr sparen.

Wenn Sie die Kosten für beschädigte Fahrzeuge mit einbeziehen, steigen die Ausgaben sogar noch weiter. Dank des Keycafe-Kontrollsystems für Autoschlüssel können Sie diese Bedenken minimieren oder ganz beseitigen. Unser lückenloser Prüfpfad zeigt Ihnen, wer die Schlüssel entnommen hat, um die Verantwortlichkeit zu verbessern.

In Verbindung mit der Keycafe-Technologie kann unser Schlüsselverwaltungssystem sogar dazu beitragen, den Papierkram zu reduzieren und eine mobile Lösung anzubieten, die es den Mitarbeitern des Autohauses ermöglicht, physische Schlüsselanfragen von ihren eigenen mobilen Geräten aus zu bearbeiten.

Warum Keycafe?

Wir wissen, dass Sie bei der Auswahl von Schlüsselverwaltungslösungen für Händler viele Möglichkeiten haben, aber unsere Produkte bieten einzigartige Qualitäten.

Schlüssel-Aktivitätsprotokoll

Verfolgen Sie schnell den Verlauf aller Ihrer Schlüssel, die in das System ein- und ausgehen.

24/7 Schlüsselzugriff

Ihre Mitarbeiter können rund um die Uhr und ohne Hilfe der Geschäftsleitung auf die Schlüssel zugreifen. Ihre Kunden können Fahrzeuge auch nach Geschäftsschluss abholen oder zurückbringen.

Nahtlose Mobile App

Verwalten Sie den Zugang zu den Schlüsseln von überall und zu jeder Tageszeit.

24/7 Kundensupport

Sollten Sie auf ein Problem stoßen, werden unsere Systeme von einem globalen 24/7-Kundensupport unterstützt, der über einen kurzen Anruf oder eine Chat-Plattform erreichbar ist.

Modularer Aufbau

Sie können unsere Schlüsselkontrollsysteme für den Flottenbetrieb so erweitern, dass sie Hunderte von Schlüsseln gleichzeitig aufnehmen können.

Ständig in Verbindung

Die SmartBoxen der MS3-Serie sind bereits ab Werk mit WiFi und Ethernet ausgestattet. Für abgelegene Standorte ist ein Umrüstsatz für Mobilfunknetze erhältlich.

Notstromversorgung mit Batterien

Bei einem Stromausfall können Sie immer noch auf die Schlüssel zugreifen.

Volle API-Automation

Nutzen Sie unsere oder Ihre App, um alle Schlüsselzugänge zu automatisieren.

Einzelfächer

Keycafe versiegelt jeden Schlüsselsatz in separaten Fächern, um unbefugte Benutzung zu verhindern.

So funktioniert unser Verwaltungssystem für Mietflotten

Mit unserem Autoschlüssel-Kontrollsystem ist es ganz einfach, loszulegen.

  1. Zuerst installieren Sie das Keycafe SmartBox IoT-verbundene Schlüsselschließfachsystem. Nur 4 Zoll tief und an der Wand montiert, ist unser Gerät kompakt und lässt sich leicht an Ihren Raum anpassen.
  2. Jedem Schlüssel wird ein anonymer NFC-Tracking-Chip zugewiesen. Er wird in einem individuellen Fach des IoT-Schlüsselschranks aus Stahl aufbewahrt.
  3. Bei Mietbuchungen weisen Sie dem Kunden einen einmaligen Zugang zu. Der Kunde erhält einen achtstelligen Code, mit dem er die Schlüssel abrufen kann.
  4. Für den Zugang der Mitarbeiter können Sie Berechtigungen für die zugehörigen Fahrzeuge zuweisen. Anschließend bieten wir einen vollständigen Prüfungsverlauf, um zu sehen, wer wann auf die Schlüssel zugegriffen hat.

Transparente Preisgestaltung

Im Gegensatz zu anderen Diensten benötigen Sie bei Keycafe weder einen Termin noch persönliche Daten, um die anfänglichen und monatlichen Kosten zu erfahren. Sie finden alles hier, Konfigurieren Sie Ihr System noch heute!

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