Wie der Standort BGA den Fahrzeugschlüsselzugang automatisierte und die Vor-Ort-Abhängigkeit reduzierte

BGA Location ist ein Fahrzeugvermietungsunternehmen, das in der Region Bordeaux agiert und eine Flotte von etwa 300 bis 400 Pkw und Nutzfahrzeugen verwaltet, die auf mehrere Filialen verteilt sind. Ihr Kerngeschäft konzentriert sich darauf, flexible und zuverlässige Mietdienstleistungen sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden anzubieten. Mit mehreren Standorten und einer großen Anzahl zu verwaltender Fahrzeuge stand das Unternehmen schnell vor logistischen und operativen Herausforderungen, die die Effizienz und das Kundenerlebnis beeinträchtigten.

Vor der Implementierung von Keycafe verließ sich das Unternehmen vollständig auf eine manuelle Schlüsselverwaltung, was eine starke Abhängigkeit vom Personal vor Ort schuf. Fahrzeugabholungen und -rückgaben waren streng an die Bürozeiten gebunden, was die Flexibilität für Kunden einschränkte und zu Planungsengpässen führte. Jede Vermietung erforderte die Anwesenheit von Personal für die Schlüsselübergabe und -rücknahme, was die Arbeitslast erhöhte und die Abläufe verlangsamte. Hinzu kam, dass der Mangel an Echtzeit-Transparenz über Fahrzeugrückgaben eine genaue Verfolgung der Flotte erschwerte. Diese Herausforderungen beeinträchtigten die operative Effizienz, die Autonomie und letztendlich das Kundenerlebnis und unterstrichen den Bedarf an einer stärker automatisierten und flexibleren Lösung.

BGA Location hat Keycafes SmartBox Schlüsselverwaltungssystem implementiert, um den Prozess der Fahrzeugschlüsselverwaltung vollständig zu automatisieren.

Sobald ein Mietvertrag abgeschlossen ist, sendet das Team dem Kunden eine Mietübersicht sowie einen eindeutigen Zugangscode, der von Keycafe generiert wird. Kunden können dann ihr Fahrzeug selbstständig abholen, indem sie den Code an der SmartBox eingeben, wodurch sich das Fach mit ihrem Schlüssel öffnet. Jeder Fahrzeugschlüssel ist mit einem Keycafe fob hinterlegt, der den Schlüssel identifiziert und eine sichere Nachverfolgung über den gesamten Mietzyklus hinweg ermöglicht.

Bei der Fahrzeugrückgabe scannt der Kunde einfach den Keycafe fob an der SmartBox. Das Fach öffnet sich automatisch, und der Schlüssel wird ohne Personalbeteiligung hinterlegt.

Keycafe hat das Betriebsmodell von BGA Location maßgeblich verändert.

Das Unternehmen konnte seine Abhängigkeit von Personal vor Ort drastisch reduzieren, wodurch Vermietungen und Rückgaben autonom ablaufen konnten. Der gesamte Vermietungsprozess ist nun automatisiert, von der Vertragsvalidierung bis zur Fahrzeugrückgabe.

Diese Umstellung brachte deutliche Zeitersparnisse, erhöhte operative Freiheit, einen messbaren Return on Investment und ein reibungsloseres, professionelleres Kundenerlebnis mit sich.

Keycafe bot außerdem eine vollständige Transparenz über die Flotte, sodass das Team jederzeit weiß, wo sich Fahrzeuge befinden, wer sie nutzt und wann sie zurückgegeben werden: Eine wesentliche Verbesserung gegenüber dem vorherigen manuellen System.